Организация закупочной деятельности

Закупочная работа является одной из наиболее ответственных функций данного торгового предприятия, правильно организованные оптовые закупки позволяют уменьшить вероятность коммерческого риска, связанного с отсутствием сбыта товаров. В ходе закупочной деятельности, организация определяет необходимость приобретения товаров и услуг, выявляет, оценивает и отбирает конкретные марки товаров и поставщиков.

Процесс закупочной деятельности в магазине «Венера» включает в себя:

• § приобретение потребительских товаров;
• § организацию перемещения приобретенных товаров;
• § организацию смены собственника и места размещения;
• § сбор, анализ и передачу информации.

Ориентируясь на изучение потенциального спроса покупателей, магазин формирует разнообразный перечень товаров. В соответствии с этим перечнем производится анализ поставщиков с целью выявления предлагающих наиболее выгодные условия контракта относительно цены, сроков поставки, ассортимента, наличия сертификатов соответствия, условий оплаты.

С выбранными поставщиками заключаются договора на поставку товаров. Приемка товаров обычно осуществляется в присутствии представителя поставщика.

Договоры снабжения на поставку продукции заключаются с различными поставщиками, предпочтение отдается тем поставщикам, которые предлагают качественную недорогую продукцию и расположенные в близлежащих районах. Основными поставщиками являются торговые склады нашего города и ближайших районов, имеющие в своем прайс-листе товары, подходящие для реализации в магазине «Венера».

Перед поставкой продукции, директор магазина составляет в информационной системе макет приходного ордера, где указывается ожидаемый товар, его код, планируемой количество, планируемая дата прихода и цена, проставляются подписи всех причастных к этому делу лиц, и ожидается сама поставка. После прибытия машины, уполномоченные лица проводят приёмку, проверяют документы, накладные, сопроводительные документы. Главный документ перевозки — товарно-транспортная накладная, данный документ выписывается грузоотправителем. В транспортном разделе указывается маршрут, данные автомашины и водителя. В товарном разделе — перечень, количество, вес и стоимость перевозимого груза, а так же перечень дополнительных документов на груз. Товарно-транспортная накладная должна быть заверена оригинальными печатями и выписана в 4 экземплярах (один остается на загрузке у грузоотправителя, второй для грузополучателя, третий для перевозчика, четвертый является основанием для расчета оплаты за перевозку и прилагается транспортной компанией к счету на оплату заказчику).

Рациональная организация товароснабжения строится на следующих принципах: 1. Планомерность — осуществление завоза товаров на основе разработанных графиков, определяющих частоту, периодичность доставки и размеры доставляемых партий; 2. Бесперебойность — регулярная доставка товаров в пункты продаж в ассортименте и количестве, которые обеспечивали бы постоянное наличие необходимых товаров и исключали возможность нарушения установленного ассортиментного перечня; 3. Ритмичность — периодическое пополнение запасов при определенных условиях; 4. Экономичность — минимизация затрат процесса доставки товаров в торговые точки за счет эффективного использования технических и транспортных средств; 5. Технологичность — использование в процессе товароснабжения прогрессивных технологических решений.

Для магазина совершение закупок и продажи товаров — составляет основу коммерческой деятельности. Работа по оптовым закупкам товаров в магазине «Венера» включает в себя комплекс взаимосвязанных коммерческих операций. Весь процесс закупочной работы состоит из предварительных, собственно закупочных и заключительных коммерческих операций.

К предварительным операциям по закупке относятся: изучение и прогнозирование покупательского спроса; определение потребности в товарах; выявление и изучение источников закупки, выбор поставщиков; составление заявок и заказов на поставку товаров; разработка преддоговорных требований к поставщикам и условиям поставки.

Собственно закупочные операции включают: заключение договоров и разовых сделок на поставку товаров; уточнение развернутого ассортимента поставляемых товаров; приемку товаров и их оплату поставщикам.

Заключительные операции по закупкам включают: оперативный учет выполнения договоров поставки; оформление и предъявление штрафных санкций за нарушение договоров поставки; контроль над ходом выполнения закупок.