Организация учета материально-производственных запасов

Понятие материально-производственных запасов.

Согласно п. 2 Положения по бухгалтерскому учету «Учет материально-производственных запасов» ПБУ 5/01, утвержденному приказом Минфина России от 09.06.2001 № 44н (далее — ПБУ 51), и п. 2 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденных приказом Минфина России от 28.12.2001 № 119н (далее Методические указания), под материально-производственными запасами организации принадлежащие ей имущество (приобретенное либо созданное собственными силами):

ь Используемые в качестве сырья, материалов при производстве продукции, предназначенной для продажи (выполнения работ, оказания услуг);

ь Предназначенные для продажи;

ь Используемые для управленческих нужд организации.

Готовая продукция является частью материально-производственных запасов, предназначенных для продажи. Товары являются частью материально-производственных запасов, приобретенных или полученных от других организаций и предназначенных для продажи.

Целью бухгалтерского учета материально-производственных запасов является контроль операций, связанных с заготовлением (приобретением), а также наличием и движением материалов [28, стр. 6].

Основными задачами материально-производственных запасов являются:

ь Формирование фактической себестоимости запасов;

ь Правильное и своевременное документальное оформление операций и обеспечение достоверных данных по заготовлению, поступлению и отпуску запасов;

ь Контроль за сохранностью запасов в местах их хранения (эксплуатации) и на всех этапах их движения;

ь Контроль за соблюдением установленных организацией норм запасов, обеспечивающих бесперебойный выпуск продукции (выполнение работ, оказание услуг);

ь Своевременное выявление ненужных и излишних запасов с целью их возможной продажи или выявления иных возможностей вовлечения в оборот;

ь Проведения анализа эффективности использования запасов.

К бухгалтерскому учету материально-производственных запасов предъявляются следующие требования:

ь Сплошное, непрерывное и полное отражение движения (прихода, расхода, перемещения) и наличия запасов;

ь Учет количества и оценка запасов;

ь Оперативность (своевременность) учета запасов;

ь Достоверность;

ь Соответствие синтетического учета данным аналитического учета на начало каждого месяца (по оборотам и остаткам);

ь Соответствие данных складского учета и оперативного учета движения запасов в подразделениях организации данным бухгалтерского учета [24, стр.100].

Принятие материально-производственных запасов к учету.

Строительные материалы, детали, запасные части, конструкции могут поступать в организацию:

ь От поставщиков;

ь Списание пришедших в негодность основных средств и оборудования;

ь Собственного вспомогательного производства;

ь Подотчетных лиц закупивших материалы за наличный расчет и т. д.

Оприходование материалов от поставщиков осуществляется на основании накладной, в которой указывается:

ь Наименование каждого вида материальных ценностей;

ь Цена за единицу каждого вида материала;

ь Количество каждого вида материала;

ь Общая стоимость каждого вида материала;

ь Итоговая сумма поставки.

Если материальные ценности перевозятся на стройку сторонней автотранспортной организацией, поставщик оформляет товарно-транспортную накладную по ф. 1-Т. Товарно-транспортная накладная выписывается в четырех экземплярах:

ь Первый остается у грузоотправителя и предназначается для списания товарно-материальных ценностей. Остальные экземпляры, заверенные подписями и печатями (штампами) грузоотправителя и подписью водителя, вручают водителю;

ь Второй экземпляр водитель сдает грузополучателю, чтобы он смог оприходовать товарно-материальные ценности;

ь Третий и четвертый экземпляры, заверенные подписями и печатями (штампами) грузополучателя, забирает организация — владелец автотранспорта. Из них третий экземпляр, служащий основанием для расчетов, организация — владелец автотранспорта прилагает к счету за перевозку и высылает плательщику — заказчика автотранспорта [24, стр.101].

Материально-производственные запасы поступают в организацию одним из следующих способов:

ь Приобретение за плату;

ь Приобретение в качестве вклада в уставный капитал;

ь Безвозмездное поступление;

ь Изготовление собственными силами;

ь Получение при ликвидации и демонтаже основных средств;

ь Выявление излишков при инвентаризации имущества.

В соответствии с п. 5 Положения по бухгалтерскому учету «Учет материально-производственных запасов» ПБУ 5/01, утвержденный приказом Минфина от 09.06.2001 № 44н, материалы принимаются к учету по их фактической себестоимости.

Под фактической себестоимостью материалов для целей бухгалтерского учета понимается сумма фактических затрат на их приобретение, изготовление, доставку, а также приведение в состояние, в котором они пригодны к использованию.

Порядок определения фактической себестоимости материалов, по которой они принимаются к бухгалтерскому учету, приведен в таблице № 1.

Таблица № 1. Определение фактической себестоимости материальнопроизводственных запасов для целей бухгалтерского учета

Фактическая себестоимость материально-производственных запасов, в которой они приняты к бухгалтерскому учету, не подлежит изменению, кроме случаев, установленных законодательством РФ.

Материалы — вид запасов. К материалам относятся сырье, основные и вспомогательные материалы, покупные полуфабрикаты и комплектующие изделия, топливо тара, запасные части, строительные и прочие материалы.

Если при приемке материалов установлено несоответствие поступивших материалов ассортименту, количеству и качеству, указанным в документах поставщика, а также в случаях, когда количество материалов не соответствует предъявленным требованиям (вмятины, царапины, поломка, бой течь жидких материалов и т. д.), то приемку осуществляет комиссия, которая оформляет её актом при приемке материалов. Акт о приемке материалов служит основанием для предъявления претензий и исков к поставщику или транспортной организации.

Материалы должны приходоваться в соответствующих единицах измерения (весовых, объемных, линейных, в штуках). В случае когда материал поступает в одной единице измерения (например, по весу), а отпускается со склада в другой (например, поштучно), его оприходование и отпуск отражается в первичных документах, на складских карточках и соответствующих регистрах бухгалтерского учета одновременно в двух единицах измерения. При этом вначале записывается количество в единице измерения, указанной в документах поставщика, затем в скобках — количество в единице измерения, по которой материал будет отпускаться со склада.

Если можно отразить движение такого материала одновременно в двух единицах измерения, возможен вариант перевода материала в другую единицу измерения с составлением акта перевода представителями отдела снабжения, бухгалтерской службы, специалистов других отделов (если это необходимо) и заведующего складом. В акте перевода в другую единицу измерения дается количество материала в единице измерения, указанной в одних документах.

Например, поступление оцинкованных железных листов для кровли крыши по документам поставщика учитывается в килограммах, на складе — в листах, на объекте строительства — в метрах квадратных. В регистрах учета запись ведется следующим образом: 10 кг (30 листов). Производственные данные должны быть пересчитаны в листы.

Характерной особенностью строительства является то, что в большинстве случаев материал завозится непосредственно на объект строительства, минуя общий склад. Поэтому на стройке оборудуется специальная кладовая для временного хранения материала, за который несет ответственность не кладовщик, а ответственное лицо на самой стройке. Применение такого способа приема материалов дает возможность уменьшить затраты на содержание складского хозяйства и оптимизировать поставку материалов [2, стр. 105].

Выбытие материально-производственных запасов После того как организация приняла к учету материально-производственные запасы, передала их на склад и поставила на баланс, их можно использовать. Если это материал, его можно передать (отпустить) на производство, если это товар или готовая продукция, её можно передать на реализацию.

Под отпуском материалов на производство понимается их выдача со склада непосредственно для изготовление продукции (выполнения работ, оказание услуг), а также отпуск материалов для управленческих нужд организации. Отпуск материалов на склады подразделений организации и на площадки строительства рассматривается как внутренние перемещение. При отпуске материалы должны измеряться в соответствующих единицах измерений (весовых, объемных, линейных, поштучно).

Например, строительная организация приобрела 100 кг шпаклевки за 10 000 руб. (по цене 100 руб./кг.). Если в течение месяца было израсходовано 20 кг шпаклевки, то с баланса списывается их стоимость:

20 кг * 100 руб./кг = 2000 руб.

В соответствии с п. 16 ПБУ 5/01 оценка материалов при их отпуске в производство или в ином выбытии производится по одному из следующих методов:

ь По себестоимости каждой единицы;

ь По средней себестоимости;

ь По себестоимости первых во времени приобретения материалов (метод ФИФО);

ь По себестоимости последних во времени приобретения материалов (метод ЛИФО).

Приобретение одного из методов по конкретному материалу производиться в течение отчетного года и подлежит закреплению в учетной политике организации. При этом к разным материалам (или группам материалов) организация имеет право применять различные методы оценки. При оптимальной группировке материалов это дает возможность оперативно реагировать на рыночные колебания цен и уменьшать трудоемкость счетной работы. При выборе метода нужно учитывать, что он будет применяться в течение ряда лет, а замена их другими методами повлечет за собой большой объем дополнительной работы, которая в первую очередь ляжет на плечи в бухгалтерии.

Если материально-производственные запасы списываются по средней себестоимости, то сумма, подлежащая списанию, определяется путем деления общей себестоимости вида запасов на их количество, складывающихся соответственно из себестоимости и количества остатка на начало месяца и поступивших запасов в течение данного месяца.

Оценка по себестоимости первых по времени приобретения материально-производственных запасов (способ ФИФО) предполагает, что материально-производственные запасы используются в последовательности приобретения (поступления), т. е. запасы, первыми поступившие в производство (продажу) должны быть оценены по себестоимости первых по времени приобретений с учетом себестоимости запасов, числящихся на начало месяца.

Если организация применяет метод ЛИФО (оценка по себестоимости последних по времени приобретения), то для работы передаются МЗП, которые были приобретены последними.

Документальное оформление движения материалов.

Любое движение материалов организации всегда оформляется документами. Если материал поступает по договору поставки, строительная организация как покупатель получает от поставщика не только сам материал, но и различные документы: товаросопроводительные, учетные, расчетные.

На основании первичных учетных документов происходит оприходование поступившего материала. Таким документом, чаще всего, выступает накладная. На основании расчетных документов организации подтверждают, что оплата за поставку произведена. К ним относятся платежные требования, платежные требования-поручения, счета.

Кроме того, есть другие документы, каким-либо образом характеризующие материал. Это могут быть спецификации, сертификаты, качественные удостоверения и др.

Строительная организация устанавливает внутренний порядок поряд приемки, регистрации, проверки, прохождения таких документов на поступающие материалы. При этом необходимо провести следующие мероприятия:

ь Зарегистрировать документы в журнале учета поступающих грузов;

ь Проверить соответствие данных этих документов договорам поставки по ассортименту, ценам и количеству материалов, способу и срокам отгрузки и другим условиям поставки, предусмотренных договором;

ь Проверить правильность расчетов в расчетных документах ь Произвести оплату по выставленным счетам полностью или частично либо мотивированно отказаться от оплаты;

ь Определить фактические размеры ответственности в случае нарушения условий договора;

ь Передать документы в подразделения организации (бухгалтерскую службу, финансовый отдел и т. д.) в сроки, предусмотренные правилами документооборота организации.

Если на склад поставщика за получением материала едет представитель покупателястроительной организации, то для получения материалов со склада поставщика уполномоченному лицу должна выдаваться доверенность на получение материалов. Доверенность от имени юридического лица выдается за подписью руководителя с оттиском печати организации. В доверенности в обязательном порядке должна стоять дата.

Приемка поступающих материалов оформляется путем составления приходных ордеров (типовая межотраслевая ф. № М-4) при отсутствии расхождений между данными поставщика и фактическими данными (по количеству и качеству). Вместо приходного ордера приемка материалов может оформляться проставлением на накладной штампа, в оттиске которого содержатся те же реквизиты, что и в приходном ордере. В этом случае заполняются реквизиты такого штампа и ставится очередной номер приходного ордера. Такой штамп приравнивается к приходному ордеру.

На стройках строительные материалы, конструкции и детали, поступающие в значительном количестве, завозятся непосредственно на объекты строительства (минуя базисный) центральный склад. Такие партии материалов отражаются в учете как поступившие на склад и переданные в подразделения организации. При этом в приходных и расходных документах склада и приходных документах подразделения организации должна быть сделана отметка о том, что материалы получены от поставщика и выданы подразделению без завоза их на склад (транзитом).

Перечень материалов, которые могут завозиться транзитом непосредственно в подразделения организации, должен быть оформлен распорядительным документом по организации, как правило, приказом.

Выбытие материалов со склада всегда оформляется документами. Получить материалы могут работники организации, которым дано на это право. Причем список должен быть утвержден руководителем организации и согласован с главным бухгалтером. Порядок выдачи материала из кладовой на самом объекте строительства для непосредственного выполнения работ устанавливается руководителем подразделения (как правило, прорабом) по согласованию с главным бухгалтером организации.

Первичными учетными документами по отпуску материалов со складов организации в подразделения организации являются:

ь Лимитно-заборная карта (типовая межотраслевая ф. № М-8);

ь Требование-накладная (типовая межотраслевая ф. № М-11);

ь Накладная (типовая межотраслевая ф. № М-15).

Кроме того, организация имеет право применять самостоятельно разработанные формы первичных учетных документов по движению материально-производственных запасов. В таких документах указывается: наименование материала; количество; цена (учетная цена); сумма; назначение — номер (шифр) или наименование стройки, для которой отпускаются материалы.

Бухгалтерская служба организации обязана:

ь Проверять поступившие от подразделений организации отчеты и документы;

ь Производить сверку отчетов подразделений организации с данными складского учета организации, а также с данными бухгалтерской службы, при выявлении расхождений производятся соответствующие исправления;

ь Определять совместно с другими отделами организации отклонения фактического расхода материалов от установленных норм;

ь Регулярно контролировать правильность ведения учета материальных ценностей на складах, в цехах и других подразделениях.

Учет материалов в бухгалтерии.

Движение документов по учету материалов в строительной организации выглядит следующим образом.

Вместе с материалами на склад поступают первичные учетные документы. На складе выписывается приходный ордер. Затем документы передаются со склада в бухгалтерию. Бухгалтерская служба организации принимает и проверяет первичные учетные документы с точки зрения правильности их оформления и законности совершенных операций.

По недооформленным документам принимаются меры к их дооформлению либо такие документы возвращаются соответствующим складам и подразделениям для подлежащего оформления.

После проверки первичных учетных документов производят операцию, которая называется таксировка — определяется сумма операций путем умножения количества на цену.

Аналитический учет материалов (количественный и суммовой), ведется на основе использования оборотных ведомостей по каждому складу или другому месту хранения материалов, а внутри них — по каждому наименованию материала.

На каждый вид материала заводится специальный регистр — карточка количественно-суммового учета, в которой отражаются приход и расход на основании первичных учетных документов (накладных, приходных и расходных, ордеров). Фактически в бухгалтерии дублируется складской учет, но с той лишь разницей, что в бухгалтерии ведется и количественный, и суммовой учет, а на складах — только количественный.

В карточках ежемесячно выводятся обороты за месяц и остатки на начало следующего месяца. На основании таких карточек ежемесячно составляются оборотные ведомости материалов. В зависимости от объема документооборота составляются по каждому отдельному складу, либо по каждой стройке, либо по организации в целом.

Форма оборотной ведомости может быть различной в зависимости от потребностей в учете каждого предприятия. В них указываются:

ь Номенклатурный номер материала (в случае его наличия);

ь Наименование материала с указанием отличительных признаков (сорт, артикул, размер, марка и т. д.);

ь Единица измерения;

ь Цена;

ь Остаток на начало месяца — количество и сумма;

ь Приход за месяц — количество и сумма;

ь Расход за месяц — количество и сумма;

ь Остаток на конец месяца — количество и сумма.

В каждой оборотной ведомости выводятся итоги сумм по каждой странице, по группам материалов, по субсчетам, синтетическим счетам и общий итог. На основе оборотных ведомостей по отдельным складам составляется сводная оборотная ведомость по предприятию в целом. Такие ведомости сверяются с данными синтетического учета материалов. Кроме того, регулярно должна производиться сверка данных в карточках, ведущихся в бухгалтерской службе, с данными в карточках складов и строек.

Существуют и другие способы учета материалов, например сальдовый метод учета.

Однако такие способы не имеют широкого распространения, так как не позволяют в достаточной степени организовать контроль движения материалов со стороны бухгалтерии.

При автоматизированном учете материалов, т. е. обработке первичных учетных документов с использованием средств вычислительной техники, все необходимые для учета и контроля регистры бухгалтерского учета составляются при помощи средств вычислительной техники. В ведомостях отражаются обороты и остатки по каждому виду материалов, по количеству и сумме. Не зависимо от принятого метода аналитического учета материалов, в бухгалтерии должен вестись синтетических учет движения материалов, в стоимостном выражении по соответствующим синтетическим счетам.

Применение организацией компьютерных бухгалтерских программ должно обеспечить формирование необходимых регистров бухгалтерского учета движения материалов.

Ответственность за сохранность и использование материалов на объектах строительства возлагается на материально ответственных лиц: бригадиров, мастеров, производителей работ, начальников участков, закрепленных за отдельными объектами. Для них первичными документами по приходу материалов со склада являются накладные на получение материалов со склада или от поставщиков, по расходу — акты на списание материалов на производство и накладные на отпуск материалов. На основании первичных документов по приходу и расходу материалов материально ответственные лица ежемесячно составляют и сдают в бухгалтерию организации отчеты о движение материалов.

В строительных организациях работы могут выполняться из материала, который не принадлежит организации. Такие материалы учитываются как давальческие на забалансовом счете 003 «Материалы, принятые в переработку».

Давальческие материалы — это материалы, принятые подрядной организацией от заказчика для выполнения строительных работ без оплаты стоимости принятых материалов и с обязательством их использования на объекте строительства.

Аналитический учет таких материалов ведется по заказчикам, наименованиям, количеству и стоимости, а также по местам хранения и выполнения строительных работ.

Также обособленно учитываются материалы, принятые организацией на ответственное хранение. Они учитываются на забалансовом счете 002 «Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение».

На ответственное хранение принимаются следующие материальные ценности:

ь Ошибочно переданные в данную организацию;

ь Готовая продукция, оплаченная и принятая покупателем на месте у поставщика, но временно оставленная у него покупателем на ответственное хранение, когда задержка отгрузки продукции вызвана техническими и иными уважительными причинами;

ь От оплаты которых организация отказалась ввиду порчи, поломки, низкого качества, несоответствия стандартам, техническим условиям, условиям договора и т. д.;

ь В других случаях, когда находящиеся в организации материальные ценности ей не принадлежат.

На счетах бухгалтерского учета информацию о наличии и движении принадлежащих предприятию сырья, материалов, топлива, запасных частей, тары и других ценностей нужно обобщать на счете 10 «Материалы». К нему могут быть открыты субсчета, приведенные в таблице № 2.

Таблица № 2. Субсчета счета 10 «Материалы».

В бухгалтерском учете поступление материалов отражаются следующим образом:

ь Если оплата за материал происходит по безналичному расчету:

Дебет сч.10 Кредит сч.60 — получен материал от поставщика;

Дебет сч.19 Кредит сч.60 — учтен НДС по материалу;

Дебет сч60 Кредит сч.51 — произведена оплата за материал.

ь Если оплата материала происходит по наличному расчету через подотчетное лицо, то делается запись:

Дебет сч.71 Кредит сч.50 — подотчетное лицо получило денежные средства;

Дебет сч.10 Кредит сч.71 — получен материал от подотчетного лица;

Дебет сч.19 Кредит сч.71 — учтен НДС по материалу.

По мере отпуска материалов со складов подразделения на участки, в бригады, на рабочие места они списываются со счетов учета материальных ценностей и зачисляются на соответствующие счета учета затрат на производство:

Дебет сч.20 Кредит сч.10 — списан материал на себестоимость выполняемых работ.

Стоимость материалов, отпущенных для управленческих нужд, относится на соответствующие счета учета этих расходов:

Дебет сч.26 Кредит сч.10 — списан материал на управленческие нужды.