Организация бухгалтерского учета в медицинских учреждениях

Учетная политика учреждения

Документом, формирующим единообразную учетную политику для всех бюджетных учреждений, является Инструкция по бухгалтерскому учету в бюджетных учреждениях (далее — Инструкция), утвержденная приказом Минфина России от 30.12.99 г. № 107н, (зарегистрирован в Минюсте России 28 января 2000 г. № 2064).

Учетная политика медицинского учреждения обеспечивает:

• — полноту отражения в бухгалтерском учете всех фактов хозяйственной деятельности;
• — своевременное отражение в бухгалтерском учете и отчетности фактов хозяйственной деятельности;
• — приоритетное признание и отражение в учете расходов и обязательств перед возможными доходами и активами, не допуская создания скрытых резервов;
• — отражение экономического содержания фактов и условий хозяйствования;
• — тождество данных аналитического учета оборотам и остаткам по счетам синтетического учета;
• — рациональное ведение бухгалтерского учета исходя из условий хозяйственной деятельности и величины организации.

Порядок ведения бухгалтерского учета в учреждениях, установленный Инструкцией № 107н, предусматривает:

• — план счетов бухгалтерского учета в учреждениях;
• — мемориально-ордерную форму ведения бухгалтерского учета;
• — способ применения субсчетов Плана счетов бухгалтерского учета для отражения операций по исполнению сметы доходов и расходов как бюджетных средств, так и средств, полученных за счет внебюджетных источников;
• — формы первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета;
• — методы оценки активов и обязательств;
• — корреспонденцию субсчетов по основным бухгалтерским операциям;
• — другие вопросы организации бухгалтерского учета.

Организационные аспекты ведения бухгалтерского учета медицинского учреждения содержат следующие основные разделы:

• 1. Сведения о том, кто отвечает за организацию учета;
• 2. Бухгалтерская служба, ее организация и руководство;
• 3. Выбор способа (формы) ведения и организации бухгалтерского учета;
• 4. Формирование правил документооборота и установление графика документооборота;
• 5. Бухгалтерская отчетность учреждения здравоохранения;
• 6. Порядок проведения инвентаризации имущества и обязательств;
• 7. Типовую корреспонденцию субсчетов по основным бухгалтерским операциям.

Рассмотрим наиболее важные аспекты учетной политики учреждения здравоохранения.

Главный бухгалтер назначается на должность и освобождается от нее главным врачом. Тем самым подчеркивается в большей степени исполнительная роль главного бухгалтера. В документах определено, что главный бухгалтер подчиняется непосредственно руководителю организации и несет ответственность за формирование учетной политики, ведение бухгалтерского учета, своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской отчетности.

Учитывая значение главного бухгалтера и его роль в принятии правильных и обоснованных решений по управлению учреждением здравоохранения, установлено, что он обеспечивает соответствие осуществляемых хозяйственных операций в соответствии с законодательством Российской Федерации, а также контроль за движением имущества и выполнением обязательств учреждения.

Для деятельности учреждения очень важно осуществление надлежащего контроля. Так, в случаях поступления документов по хозяйственным операциям, противоречащим законодательству либо нарушающим договорную или финансовую дисциплину, главный бухгалтер принимает их к исполнению только с письменного распоряжения главного врача (руководителя), который несет всю полноту ответственности за последствия осуществления противозаконных операций. Для этого о таких документах главный бухгалтер письменно сообщает главному врачу и только после получения от руководителя письменного распоряжения о принятии указанного документа к учету исполняет его. Единоличная ответственность главного врача особо ощутима при наложении санкций контрольными органами. В дальнейшем руководитель может наказать конкретного виновного должностного лица или служащего в соответствии с трудовым законодательством, а в случаях осуществления бухгалтерского учета на договорных началах централизованной бухгалтерией — на условиях, предусмотренных в договоре.

В соответствии с Инструкцией № 107н служебные обязанности в бухгалтерии распределены по функциональному признаку, т. е. за каждой группой работников или отдельным работником в зависимости от объема работ закрепляется определенный участок. В бухгалтерии созданы следующие группы: финансовая, материальная, расчетов. На эти группы возложено оформление всей первичной документации по бухгалтерскому учету операций данного учреждения, контроль за сохранностью ценностей, находящихся у материально ответственных лиц, и выполнение других работ, предусмотренных распределением обязанностей.

Все структурные подразделения, входящие в состав учреждения, а также учреждения, обязаны своевременно передавать в бухгалтерию необходимые для бухгалтерского учета и контроля документы (копии выписок из приказов и распоряжений, относящиеся непосредственно к исполнению сметы доходов и расходов, а также всякого рода договоры, акты выполненных работ и др.).

Требования главного бухгалтера в части порядка оформления и представления в бухгалтерию необходимых документов и сведений являются обязательными для всех работников учреждения.

Главный бухгалтер утверждает должностные инструкции для работников бухгалтерии.

В соответствии с Инструкцией № 107н медицинское учреждение осуществляет бухгалтерский учет исполнения сметы расходов по мемориально-ордерной форме. Основой данного способа являются мемориальные ордера, регистры аналитического учета: Книга «Журнал-главная» .

Проверенные и принятые к учету первичные учетные документы систематизируются по датам совершения операций (в хронологическом порядке) и оформляются раздельным и мемориальными ордерами — накопительными ведомостями по операциям за счет бюджетных средств и средств, полученных за счет внебюджетных источников, которым присваиваются следующие постоянные номера:

• — мемориальный номер 1 (накопительная ведомость по кассовым операциям) — ф. 381;
• — мемориальный ордер 2 (накопительная ведомость по движению бюджетных средств на субсчетах 090, 091,097, 100, 101, 102)-ф. 381;
• — мемориальный ордер 3 (накопительная ведомость по движению средств, полученных из внебюджетных источников, на субсчетах 110,111, 114, 115, 118)-ф.381;
• — мемориальный ордер 4 (накопительная ведомость по расчетам чеками из лимитированных книжек) — ф. 323;
• — мемориальный ордер 5 (свод расчетных ведомостей по заработной плате и стипендиям) — ф. 405;
• — мемориальный ордер 6 (накопительная ведомость по расчетам с прочими дебиторами и кредиторами) — ф. 408;
• — мемориальный ордер 8 (накопительная ведомость по расчетам с подотчетными лицами) — ф, 386;
• — мемориальный ордер 9 (накопительная ведомость по выбытию и перемещению основных средств) — ф. 438;
• — мемориальный ордер 10 (накопительная ведомость по выбытию и перемещению малоценных предметов) — ф. 438;
• — мемориальный ордер 11 (свод накопительных ведомостей по приходу продуктов питания) — ф. 398;
• — мемориальный ордер 12 (свод накопительных ведомостей по расходу продуктов питания) — ф. 411;
• — мемориальный ордер 13 (накопительная ведомость по расходу материалов) — ф. 396;
• — мемориальный ордер 14 (накопительная ведомость по доходам, прибылям (убыткам)) — ф. 409.

По остальным операциям и по операциям «сторно» в учреждении составляются отдельные ордера ф. 274 и нумеруются, начиная с номера 16 за каждый месяц.

По мере составления мемориальных ордеров производятся записи в ф. 308 Книга «Журнал-главная». Учет в книге ведется по субсчетам.

Для обеспечения раздельного учета операций по бюджетным средствам и средствам, полученным за счет внебюджетных источников (материальные ценности, средства в расчетах и др.), субсчету присваивается отличительный признак в виде номера:

• — по бюджетным средствам — 1;
• — по средствам, полученным за счет внебюджетных источников;
• — по предпринимательской деятельности — 2;
• — по целевым средствам и безвозмездным поступлениям — 3.

Все хозяйственные операции, проводимые организацией оформляются оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами. На их основе ведется бухгалтерский учет.

Первичные учетные документы для придания им юридической силы должны содержать следующие обязательные реквизиты (п. 14 Инструкции № 107н):

• — наименование документа (формы);
• — код формы;
• — дату составления;
• — наименование организации, от имени которой составлен документ;
• — содержание хозяйственной операции;
• — измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении);
• — наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
• — личные подписи и их расшифровки (включая случаи создания документов с применением средств вычислительной техники).

Первичные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах типовых (унифицированных) форм первичной учетной документации.

Движение первичных документов в бухгалтерском учете (документооборот) предусматривает следующие этапы:

• — создание внутреннего или получение внешнего документа;
• — принятие документа к учету;
• — обработка документа;
• — передача документа в архив.

График документооборота оформлен в виде таблицы с перечнем работ по созданию, проверке и обработке документов, а каждом подразделении, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.

Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также за своевременное и доброкачественное создание документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие их. Соблюдение графика документооборота контролирует главный бухгалтер.

В учетной политике стоматологической поликлиники отражается и порядок хранения документов бухгалтерского учета, т. к. это — составная часть организации документооборота. Сроки хранения типовых документов органов и учреждений здравоохранения установлены правилами организации государственного архивного дела. В статье 17 Федерального закона № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» говорится, что организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, установленных в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее 5 лет.

Также существует утвержденный порядок текущего хранения документов. Бланки строгой отчетности должны храниться в специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность. В случае пропажи или гибели первичных документов руководитель организации назначает приказом комиссию по расследованию причин пропажи, гибели.

Отчетность организации (учреждения) представляет собой систему показателей, характеризующих условия и результаты ее работы за определенный период. Составление отчетности — завершающий этап учетного процесса. Отчетность составляется по данным бухгалтерского, статистического оперативного учета. Это позволяет включить в содержание отчетности не только стоимостные, но и натуральные показатели для оценки и обобщения как количественных, так и качественных характеристик.

В бухгалтерской отчетности отражаются нарастающим итогом имущественное и финансовое положение учреждения, результаты хозяйственной деятельности за отчетный период (отчетный год).

Реальность и достоверность содержащейся в отчетности информации об имуществе, обязательствах организации, финансовом положении и результатах деятельности в отчетном периоде зависят от своевременности и полноты проведения годовой инвентаризации.

Для обеспечения достоверности данных бухгалтерского баланса и отчета учреждение обязано проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка.

Порядок проведения инвентаризаций определяется руководителем учреждения, за исключением случаев, когда проведение их обязательно (п. 26 Инструкции № 107н).