Процессоры Word, Excel, Access в пакете Microsoft Office XP

Microsoft Access. Приложение Microsoft Access является мощной и высокопроизводительной 32-разрядной системой управления реляционной базой данных (далее СУБД).

База данных — это совокупность структурированных и взаимосвязанных данных и методов, обеспечивающих добавление выборку и отображение данных.

Реляционная база данных. Практически все СУБД позволяют добавлять новые данные в таблицы. С этой точки зрения СУБД не отличаются от программ электронных таблиц (Excel), которые могут эмулировать некоторые функции баз данных. Существует три принципиальных отличия между СУБД и программами электронных таблиц:

• · СУБД разрабатываются с целью обеспечения эффективной обработки больших объёмов информации, намного больших, чем те, с которыми справляются электронные таблицы.
• · СУБД может легко связывать две таблицы так, что для пользователя они будут представляться одной таблицей. Реализовать такую возможность в электронных таблицах практически невозможно.
• · СУБД минимизируют общий объём базы данных. Для этого таблицы, содержащие повторяющиеся данные, разбиваются на несколько связанных таблиц.

Access — мощное приложение Windows. При этом производительность СУБД органично сочетаются со всеми удобствами и преимуществами Windows.

Как реляционная СУБД Access обеспечивает доступ ко всем типам данных и позволяет одновременно использовать несколько таблиц базы данных. Можно использовать таблицы, созданные в среде Paradox или dBase. Работая в среде Microsoft Office, пользователь получает в своё распоряжение полностью совместимые с Access текстовые документы (Word), электронные таблицы (Excel), презентации (PowerPoint).С помощью новых расширений для Internet можно напрямую взаимодействовать с данными из World Wide Web и транслировать представление данных на языке HTML, обеспечивая работу с такими приложениями как Internet Explorer и Netscape Navigator.

Access специально спроектирован для создания многопользовательских приложений, где файлы базы данных являются разделяемыми ресурсами в сети. В Access реализована надёжная система защиты от несанкционированного доступа к файлам.

База данных храниться в одном файле, но профессиональные пользователи предпочитают разделять базу данных на два файла: в одном хранятся объекты данных (таблицы, запросы), в другом объекты приложения (формы, отчёты, макросы, модули).

В последних версиях Access представлен новый формат файла (.MDE) -библиотеки, с помощью которого можно создавать приложения, не включая VBA-код.

Несмотря на то, что Access является мощной и сложной системой, его использование не сложно для непрофессиональных пользователей.

Основные функции:

• · Организация данных. Создание таблиц и управление ими.
• · Связывание таблиц и обеспечение доступа к данным.Access позволяет связывать таблицы по совпадающим значениям полей, с целью последующего соединения нескольких таблиц в одну.
• · Добавление и изменение данных. Эта функция требует разработки и реализации представления данных, отличного от табличного (формы).
• · Представление данных. Access позволяет создавать различные отчёты на основе данных таблиц и других объектов базы данных.
• · Макросы. Использование макросов позволяет автоматизировать повторяющиеся операции. В последних версиях Access макросы используют для совместимости.
• · Модули. Модули представляют собой процедуру или функцию, написанные на Access VBA (диалект Visual Basic Application). Эти процедуры можно использовать для сложных вычислений. Процедуры на Access VBA превышают возможности стандартных макросов.
• · Защита базы данных. Эти средства позволяют организовать работу приложения в многопользовательской среде и предотвратить несанкционированный доступ к базам данных.
• · Средства печати. С помощью этой функции Access позволяет распечатать практически всё, что можно увидеть в базе данных.

Access так же позволяет создавать дистрибутивные диски для распространения готового приложения (с помощью Office Developer Edition Tools). Распространение подразумевает поставку всех необходимых файлов на каком-либо носителе.

Пакет ODE Tools включает мастер установки, автоматизирующий создание средств распространения и программы установки. Он так же позволяет выполнение приложения на компьютерах, на которых не установлен Access.

Microsoft Excel — табличный процессор, программа для создания и обработки электронных таблиц (Электронная таблица — таблица, используемая для размещения в ячейках данных для последующей обработки с помощью формул, описывающих зависимости между значениями этих ячеек).

Microsoft Excel позволяет работать с таблицами в двух режимах: — обычный — наиболее удобный для выполнения большинства операций. — разметка страниц — удобен для окончательного форматирования таблицы перед распечаткой. Границы между страницами в этом режиме отображаются синими пунктирными линиями. Границы таблицы — сплошной синей линией, перетягивая которую, можно изменять размеры таблицы. Для перехода между режимами Обычный и Разметка страниц используются соответствующие пункты меню Вид.

Файл Microsoft Excel называется рабочей книгой. Рабочая книга состоит из рабочих листов, имена которых (Лист1, Лист2, …) выведены на ярлыках в нижней части окна рабочей книги (рис.2). Щелкая по ярлыкам, можно переходить от листа к листу внутри рабочей книги. Для прокручивания ярлыков используются кнопки слева от горизонтальной координатной линейки:

Рабочий лист представляет собой таблицу, состоящую из 256 столбцов и 65 536 строк. Столбцы именуются латинскими буквами, а строки — цифрами.

Каждая ячейка (Ячейка — минимальный элемент электронной таблицы, над которым можно выполнять те или иные операции.) таблицы имеет адрес, который состоит из имени строки и имени столбца. Например, если ячейка находится в столбце F и строке 7, то она имеет адрес F7. Диапазон ячеек — две или более ячеек листа. Ячейки диапазона могут быть как смежными, так и несмежными.

Для изменения ширины столбца перемещайте правую границу заголовка столбца до тех пор, пока его ширина не достигнет необходимого размера. Отображаемая ширина столбца говорит о среднем числе символов 0−9 стандартного шрифта, помещающихся в ячейке. Чтобы изменить ширину столбца вручную, выделите столбец, выберите команду Столбец в меню Формат, затем — команду Ширина и введите необходимую ширину. Чтобы столбцы имели одинаковую ширину, выделите ячейку в одном из столбцов, нажмите кнопку Копировать на панели инструментов Стандартная и затем выделите столбец, ширина которого изменяется. В меню Правка выберите команду Специальная вставка и затем выберите Ширины столбцов.

Для изменения высоты строки перемещайте с помощью мыши нижнюю границу заголовка строки до тех пор, пока высота строки не достигнет необходимого размера. Чтобы подобрать высоту строки в соответствии с содержимым, поместите указатель на нижнюю границу заголовка и дважды нажмите кнопку мыши. Чтобы изменить высоту нескольких строк, выделите строки, которые необходимо изменить, а затем переместите нижнюю границу заголовка строки. Чтобы изменить высоту всех строк на листе, нажмите кнопку Выделить все, а затем переместите нижнюю границу заголовка любой строки.

Для скрытия строки или столбца проделайте следующие действия:

• · выберите строки или столбцы, которые нужно скрыть;
• · в меню Формат установите указатель на пункт Строка или Столбец и выберите команду Скрыть.

Для отображения скрытых строк выделите ячейки в строках над и под скрытыми строками. Чтобы вывести на экран скрытые столбцы, выделите ячейки в столбцах слева и справа от скрытых столбцов. В меню Формат установите указатель на пункт Строка или Столбец и выберите команду Показать. Если первая строка или столбец листа являются скрытыми, выберите команду Перейти в меню Правка. В поле Ссылка введите A1 и нажмите кнопку OK. Установите указатель на пункт Строка или Столбец в меню Формат и выберите команду Показать.

Чтобы изменить формат ячейки или диапазона ячеек выделите их, затем нажмите правую кнопку мыши, в открывшемся меню выберите пункт «Формат ячеек». Существует множество форматов ячеек, также можно создавать свои, используя встроенный в язык форматов ячеек.

Для копирования форматов одних ячеек на другие проделайте следующие действия:

• · выделите ячейку или диапазон ячеек, формат которых необходимо скопировать;
• · на панели инструментов Стандартная нажмите кнопку Формат по образцу;
• · выделите ячейку или диапазон ячеек, в который необходимо скопировать формат.

Возможность использования формул (Формула — cовокупность значений, ссылок на другие ячейки, именованных объектов, функций и операторов, позволяющая получить новое значение. Формулы в Excel всегда начинаются со знака равенства (=).) и функций является одним из важнейших свойств программы обработки электронных таблиц. Это, в частности, позволяет проводить статистический анализ числовых значений в таблице.

Текст формулы, которая вводится в ячейку таблицы, должен начинаться со знака равенства (=), чтобы программа Excel могла отличить формулу от текста. После знака равенства в ячейку записывается математическое выражение, содержащее аргументы, арифметические операции и функции.

В качества аргументов в формуле обычно используются числа и адреса ячеек. Для обозначения арифметических операций могут использоваться следующие символы: + (сложение); - (вычитание); * (умножение); / (деление).

Формула может содержать ссылки на ячейки, которые расположены на другом рабочем листе или даже в таблице другого файла. Однажды введенная формула может быть в любое время модифицирована. Встроенный Менеджер формул помогает пользователю найти ошибку или неправильную ссылку в большой таблице.

Кроме этого, программа Excel позволяет работать со сложными формулами, содержащими несколько операций. Для наглядности можно включить текстовый режим, тогда программа Excel будет выводить в ячейку не результат вычисления формулы, а собственно формулу.

Microsoft Word. Программа Microsoft Word является многофункциональной системой обработки текстов. Поскольку текстовый процессор Word работает в среде Windows то на первом месте среди ее достоинств стоит исключительная дружественность пользователю.

Управление всеми пунктами менюи командами может выполняться как с помощью мыши, так и с помощью горячих клавиш (Short-Cuts), для экономии времени пользователя на выполнение определенного набора операций. Представление WYSIWYG (Wat You See Is What You Get) позволяет просмотреть на экране готовый к печати документ не затрачивая время и бумагу на распечатку пробных страниц. Форматирование символов, например курсивное или жирное имеет адекватное представление на экране. И это справедливо для любых гарнитур и кеглей.

Редактор Microsoft Word так же как и Microsoft Wondows разработаны одной корпорацией. Это позволяет обеспечить максимальную согласованность этих систем друг с другом, а так же с другими программами совместимыми с Microsoft Windows. Тексты и иллюстрации многих форматов могут быть импортированы в Word непосредственно из других программ и встроены в текст документа. В результате такой процедуры они становятся частью текстового файла WinWord или продолжают при этом существовать отдельно благодаря механизму объективного связывания и встраивания (Objekt Linking And Embeding).

Так же присутствует ряд хорошо зарекомендовавших себя функций, такие как возможность не прерывая работу с документом распечатать некоторые страницы. В этом случае программа управления печатью с буферизацией берет на себя наблюдение за печатью на заднем плане.

Письма и факсы, записки и отчеты, публикации и web страницы — вот далеко не полный перечень документов с над которыми пользователь имеет возможность работать используя текстовый процессор Word.

Текстовый редактор).

Текстовый редактор Microsoft Word можно запустить нажатием левой клавишей мыши, поместив курсор на соответствующее название в меню Пуск Программы Microsoft Word, либо найти файл с помощью проводника Microsoft Windows (чаще: C: Program FilesMicrosoft OfficeOfficeWINWORD. EXE).

Удобно также (если программа используется часто) создать для данного файла ярлык (ФайлСоздать ярлык) и вынести его на Рабочий стол. Для быстрого запуска программы можно задать комбинацию клавиш (КМСвойстваПрограмма, где КМ — контекстное меню, вызываемое при нажатии правой клавиши мыши при курсоре, наведенном на нужный объект).

Для того, чтобы открыть ранее созданный документ необходимо выполнить одну из следующих операций:

Дважды щелкнуть значок файла документа в окне проводника Microsoft Windows;

Выделить его курсором и нажать клавишу ENTER либо выполнить КМОткрыть или ФайлОткрыть;

Переместить значок файла документа на значок программы (они могут находиться в разных окнах);

Нажать кнопку Пуск и использовать пункт Документы в главном меню (этот пункт хранит 15 названий документов, с которыми работал пользователь).

В программе Microsoft Word выполнить ФайлОткрыть, сочетание клавиш CTRL+щ либо нажать соответствующую клавишу на панели инструментов.

Сохранить созданный файл можно выполнив ФайлСохранить либо нажать соответствующий значок на панели инструментов (дискета). Если файл был изменен, и необходимо иметь обе его версии, то нужно сохранить его под новым именем: ФайлСохранить как.

По умолчанию новый текст можно вводить после появления на экране окна текстового редактора. В первой позиции будет находиться курсор ввода в виде мерцающей вертикальной линии. Он указывает, куда будет вводиться символ, вставляться рисунок или другой объект. Курсор перемещается по мере ввода символов. Его положение можно изменить клавишами управления курсора или мышью только в пределах набранного текста. Кроме того, в окне может быть виден указатель, положение которого меняется только после перемещения мыши.

Чтобы задать положение точки ввода, необходимо переместить мышь так, чтобы указатель находился в нужной точке экрана, и щелкнуть кнопкой мыши. За пределами зоны ввода символов указатель изменяет свой вид, например, в полосе выделения, расположенной между левым краем окна документа и левым полем страницы, он имеет вид стрелки, направленной под углом вверх.

Переход на следующую строку при вводе символов осуществляется автоматически. Для начала нового абзаца следует нажать клавишу Enter.

Для перемещения курсора в окне используют клавиши управления курсором. Клавиши Page Up, Page Down, Home, End. Сочетание клавиш управления курсором и клавиши CTRL обеспечивает ускоренное перемещение курсора. Если весь текст не помещается в окне, то после того как курсор достигнет границы окна, начинает перемещаться документ.

Для ускоренного перемещения по тексту можно использовать полосы прокрутки, расположенные вдоль нижней и правой границы окна.

Все преобразования, осуществляемые в тексте можно проводить как относительно всего документа, так и с отдельной его частью (блоком).

Для того чтобы выделить какой-либо фрагмент текста (для таблицы это будут ячейки) необходимо выполнить одну из следующих операций:

поместить указатель мыши к началу выделяемой области, нажать на кнопку и, удерживая ее, поместить указатель к концу выделяемой области;

установить курсор в начало выделения и включить режим выделения, нажав клавишу F8. При повторных нажатиях клавиши F8 выделится сначала слово, затем предложение, абзац и т. д. Для отмены режима выделения следует нажать клавишу Esc.