Бухгалтерский учет основных средств в банке, пути его совершенствования

Документальное оформление и учет наличия и движения основных средств в банке

Бухгалтерский учет основных средств в филиале № 703 ОАО «АСБ Беларусбанк» в исследуемом периоде велся в соответствии с Инструкцией «По бухгалтерскому учету основных средств в банках Республики Беларусь», утвержденной постановлением Совета директоров Национального банка Республики Беларусь от 22 марта 2007 года № 89. Аналитический учет наличия и движения основных средств в филиале банка организован централизованно в бухгалтерии филиала банка в АРМ «Учет основных средств».

Основные средства поступают в филиал банка в результате:

приобретения за плату у юридических или физических лиц;

произведенных капитальных вложений при сооружении, строительстве, изготовлении подрядным либо хозяйственным способом;

получения безвозмездно и в результате дарения;

оприходования неучтенных объектов основных средств, выявленных при проведении инвентаризации;

получения в аренду, лизинг;

получения в качестве отступного; принятия в собственность залогового имущества в счет погашения долгов банку;

в иных случаях, установленных законодательством.

Аналитический учет основных средств ведется по видам основных средств, инвентарным объектам и материально-ответственным лицам.

Под инвентарным объектом основных средств понимается законченное устройство, предмет или комплекс предметов со всеми приспособлениями и принадлежностями, предназначенными для выполнения определенных функций, присвоенных данному объекту [36, с. 68].

Для организации учета и обеспечения контроля за сохранностью основных средств каждому инвентарному объекту, независимо от того, находится он в эксплуатации или в запасе, присваивается соответствующий номер.

Нумерация инвентарных объектов строится по порядково-серийной системе, при которой для каждой классификационной группы основных средств заранее выделяется определенная серия порядковых номеров. Порядковые номера внутри серии присваиваются последовательно каждому объекту данной группы. Число номеров каждой серии рассчитывается таким образом, чтобы их было достаточно для нумерации всех инвентарных объектов соответствующей группы основных средств как имеющихся в наличии, так и тех, которые будут поступать в филиал банка в течение ближайших лет.

Инвентарные номера обязательно указываются в первичных документах, служащих основанием для принятия на учет или исключение с учета данного объекта основных средств.

Каждому вновь принятому в эксплуатацию объекту присваивается инвентарный номер, который обозначается на нем путем прикрепления металлического жетона, нанесения краской. Этот номер сохраняется за объектом на протяжении всего времени его эксплуатации. Если инвентарный объект состоит из нескольких предметов, то каждому присваивается один и тот же инвентарный номер. Нанесение инвентарного номера на объект основных средств осуществляется материально ответственным лицом (с ним заключается договор о материальной ответственности) в течение 3-х рабочих дней после открытия инвентарной карточки. Инвентарные номера объектов, выбывших из эксплуатации, не присваиваются вновь поступившим основным средствам.

Основанием для отражения в учете факта совершения хозяйственной операции являются первичные учетные документы (товарно-транспортная накладная (форма ТТН-1), товарная накладная (форма ТН-2), счет-фактура, акт приемки объекта, законченного строительством, реконструкцией, модернизацией, договор об ответственном хранении объектов основных средств согласно условий договора лизинга, договора об отступном.

Заполнение бланков форм первичной документации по учету основных средств в филиале банка осуществляется в соответствии с Инструкцией о порядке заполнения бланков типовых унифицированных форм первичной документации по учету основных средств и нематериальных активов, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 08 декабря 2003 г., № 168 (в редакции Постановления Минфина от 07 июля 2005 г., № 89).

Аналитический учет основных средств ведется в разрезе отдельных объектов с помощью инвентарной карточки учета основных средств (форма № ОС-6, приложение 5), которая содержит как постоянную информацию (инвентарный номер; полное наименование объекта; модель, тип, марку; наименование завода-изготовителя; заводской номер; год выпуска; номер паспорта оборудования; дату и номер акта ввода в эксплуатацию; первоначальную стоимость на дату ввода в эксплуатацию), так и переменную (местонахождение объекта; амортизируемую стоимость; признак использования или не использования в предпринимательской деятельности; группу и шифр объекта; нормы амортизационных отчислений (месячная, годовая); нормативный срок службы; срок полезного использования; сведения о выбытии (перемещении) объекта и др.), а также в инвентарном списке основных средств, включающем в себя сведения о номере и дате инвентарной карточки, инвентарном номере объекта, полном наименовании объекта, его первоначальной стоимости и сведения о выбытии (перемещении) объекта.

Инвентарная карточка применяется для учета всех видов основных средств, ведется в службе бухгалтерского учета и заполняется в одном экземпляре. Формирование описей инвентарных карточек по учету основных средств (форма № ОС-7, приложение 6) осуществляется программным путем.

Одновременно с инвентарной карточкой ответственный исполнитель формирует мемориальный ордер для отражения в балансе по лицевому счету операции оприходования объекта основных средств.

После открытия инвентарной карточки в соответствующих графах акта ставится отметка об открытии карточки, указывается дата принятия к бухгалтерскому учету, лицевой счет аналитического учета, инвентарный номер. Первый экземпляр акта подшивается в документы дня, второй экземпляр вместе с технической и другой сопроводительной документацией передается материально ответственному лицу, которое обеспечивает сохранность основных средств.

Перемещение основных средств внутри филиала банка оформляется накладной на внутреннее перемещение объектов основных средств формы ОС-2 (приложение 7). Накладная ОС-2 оформляется материально-ответственным лицом, обеспечивающим сохранность данных объектов основных средств в четырех экземплярах. Первый экземпляр накладной ОС-2 передается в службу бухгалтерского учета, второй остается у лица, сдающего основные средства, третий — у лица, принимающего основные средства, четвертый — у материально ответственного лица, которое обеспечивает сохранность основных средств. Внутреннее перемещение основных средств осуществляется таким образом, что отражение изменений в инвентарной карточке осуществляется в отчетном месяце. Ответственный исполнитель на основании накладной ОС-2 отражает перемещение объекта в его инвентарной карточке. Осуществляемые филиалом банка операции, связанные с поступлением, внутренним перемещением, выбытием основных средств, своевременно регистрируются на счетах бухгалтерского учета. При внутреннем перемещении основных средств бухгалтерские проводки по счетам не осуществляются.

Проверка соответствия данных аналитического и синтетического учета основных средств производится в соответствии с Инструкцией о порядке организации бухгалтерского учета и отчетности в национальном банке и банках Республики Беларусь, утвержденной постановлением Совета директоров Национального банка Республики Беларусь от 26 июня 2007 г. № 198. Итог ведомости остатков сверяется с остатком по соответствующему лицевому счету в проверочной ведомости.

Для ввода в эксплуатацию отдельных объектов основных средств: поступивших по договорам купли-продажи, мены, дарения, финансовой аренды (лизинга) при выкупе; выявленных неучтенных объектов основных средств при инвентаризации; внесенных учредителями в виде вклада в уставный фонд, полученных банком в собственность вследствие погашения обязательств должником, другим предусмотренным законодательством способом, постоянно действующей комиссией оформляется акт о приеме-передаче объекта основных средств (форма ОС-1, приложение 8). Акт ОС-1 оформляется на каждый отдельный инвентарный объект в двух экземплярах. Форма данного акта используется также и при вводе в эксплуатацию зданий, сооружений, заполнение акта осуществляется с учетом представленных документов в момент приемки объекта, законченного строительством (акт приемки объекта, законченного строительством, реконструкцией реставрацией и др.).

Срок полезного использования объектов основных средств, ранее не находившихся в эксплуатации, устанавливается равным нормативному сроку службы. По объектам, ранее находившимся в эксплуатации у других филиалов банка, постоянно действующая комиссия вправе понижать нормативные сроки службы вдвое, но не ниже чем до трех лет — по зданиям, сооружениям и передаточным устройствам и двух лет — по другим объектам основных средств. Комиссия определяет, используется ли объект или не используется в предпринимательской деятельности, при этом указывает стоимость объекта или части, участвующей (не участвующей) в предпринимательской деятельности. Оформленный и подписанный постоянно действующей комиссией акт ОС-1 не позднее следующего рабочего дня передается на утверждение директору филиала банка.

При приобретении основных средств за плату на условиях последующей оплаты ответственным исполнителем осуществляются бухгалтерские проводки на балансе филиала, приведенные в таблице 2.1.1 на конкретном примере приобретения филиалом банка телевизора «Горизонт» согласно приложению 8 к дипломной работе.

Таблица 2.1.1 — Корреспонденция счетов по операциям, связанным с приобретением основных средств на условиях последующей оплаты.

По данным таблицы 2.1.1 можно сделать вывод о том, что бухгалтерские проводки при приобретении основных средств за плату на условиях последующей оплаты совершались в филиале в соответствии с действующей инструкцией по бухгалтерскому учету основных средств при правильном их документальном оформлении.

При приобретении основных средств за плату на условиях предварительной оплаты ответственным исполнителем при совершении бухгалтерских проводок на балансе филиала также формируются мемориальные ордера, а на перечисление денежных средств поставщику — платежные поручения. Основная корреспонденция счетов по операциям, связанным с приобретением основных средств за плату на условиях предварительной оплаты представлена в таблице 2.1.2.

Таблица 2.1.2 — Корреспонденция счетов по операциям, связанным с приобретением основных средств на условиях предварительной оплаты.

По данным табл. 2.1.2 можно сделать вывод о том, что бухгалтерские проводки при приобретении основных средств за плату на условиях предварительной оплаты совершались в филиале в соответствии с действующей инструкцией по бухгалтерскому учету основных средств при правильном их документальном оформлении.

Передача бывших в эксплуатации основных средств производится только между филиалами системы ОАО «АСБ Беларусбанк».

Прием передаваемых объектов основных средств из одного филиала банка в другой филиал оформляется актом приемки-передачи основных средств формы ОС-1 (приложение 9). Оформление акта производится постоянно действующей комиссией. К акту ОС-1 прилагается товарно-транспортная накладная ТТН-1 (ТН-2), сопроводительная документация (оригиналы).

При приеме основных средств из другого филиала ОАО «АСБ Беларусбанк» ответственным исполнителем при совершении бухгалтерских проводок на балансе филиала, а также на перечисление денежных средств передаваемому филиалу формируются мемориальные ордера. Корреспонденция счетов по операциям, связанным с оприходованием передаваемых основных средств между филиалами ОАО «АСБ Беларусбанк» приведена в таблице 2.1.3 на конкретном примере приема из филиала № 711 ОАО «АСБ Беларусбанк» пистолета ТТ согласно приложению 9 к дипломной работе.

Таблица 2.1.3 — Корреспонденция счетов по операциям, связанным с оприходованием переданного между филиалами ОАО «АСБ Беларусбанк» пистолета ТТ.

По данным таблицы 2.1.3 можно сделать вывод о том, что бухгалтерские проводки по операциям, связанным с оприходованием передаваемых основных средств между филиалами ОАО «АСБ Беларусбанк», совершались в филиале в соответствии с действующей инструкцией по бухгалтерскому учету основных средств при правильном их документальном оформлении.

Срок полезного использования передаваемых основных средств устанавливается равным сроку полезного использования, установленному передающим филиалом банка. Шифр не меняется и указывается согласно Справочнику шифров. Ответственный исполнитель на основании акта ОС-1, утвержденного руководителем филиала банка, принявшего объект, открывает инвентарную карточку. При этом инвентарный номер присваивается с признаком филиала банка, принявшего объект основных средств.

Объекты основных средств, полученные безвозмездно, оцениваются по рыночной стоимости на дату их оприходования либо по соглашению сторон (но не ниже стоимости, отраженной в балансе передающей стороны), увеличенной на доставку, монтаж и другие затраты.

Формирование рыночной стоимости производится на основе цены на данный или аналогичный вид имущества, действующей на дату оприходования имущества, полученного безвозмездно. Данные о действующей на дату оприходования имущества цене подтверждаются документально. Это: письменное подтверждение от организации-изготовителя; сведения об уровне цен от торгующих организаций; сведения об уровне цен, имеющиеся у органов Министерства экономики Республики Беларусь и опубликованные в средствах массовой информации и специальной литературе на дату их оприходования; или экспертное заключение, подготовленное субъектами хозяйствования, занимающимися оценочной деятельностью.

Корреспонденция счетов по операциям, связанным с оприходованием безвозмездно полученных основных средств, приведена в таблице 2.1.4.

Таблица 2.1.4 — Корреспонденция счетов по операциям, связанным с безвозмездным получением основных средств.

По данным таблицы 2.1.4 можно сделать вывод о том, что бухгалтерские проводки по операциям, связанным с оприходованием безвозмездно полученных основных средств, совершались в филиале в соответствии с действующей инструкцией по бухгалтерскому учету основных средств при правильном их документальном оформлении.

Передача объекта основных средств по договору аренды, по договору безвозмездного пользования оформляется актом приемки-передачи основных средств формы ОС-1 и товарно-транспортной накладной (ТТН-1), товарной накладной (ТН-2). Акт оформляется в двух экземплярах. Первый экземпляр акта ОС-1 после подписания обеими сторонами передается в службу бухгалтерского учета, второй экземпляр акта передается арендатору.

Возврат объекта основных средств после истечения срока действия договора аренды также оформляется актом ОС-1 и ТТН-1 (ТН-2). В акте указывается сумма капитальных вложений (стоимость неотделимых улучшений), подлежащих возмещению арендатору, если это предусмотрено условиями договора аренды.

Основные средства выбывают из эксплуатации в случаях физического износа, продажи, безвозмездной передачи (дарения), частичной или полной ликвидации, при авариях, стихийных бедствиях и иных чрезвычайных ситуациях, повлекших невозможность их использования или нецелесообразность их восстановления, обмена на другое имущество, хищения и недостачи, передачи в виде вклада в уставный фонд других юридических лиц и в других случаях, установленных законодательством.

При списании автотранспортных средств в случае физического износа, при авариях, повлекших невозможность использования автотранспортных средств или нецелесообразность их восстановления постоянно действующей комиссией оформляется акт о списании автотранспортных средств формы ОС-4а.

При списании объекта основных средств (кроме автотранспорта) вследствие физического износа, при стихийных бедствиях и иных чрезвычайных ситуациях постоянно действующей комиссией оформляется акт о ликвидации основных средств формы ОС-4 (приложение 10). Корреспонденция счетов по операциям, связанным со списанием основных средств вследствие их физического износа, представлены в таблице 2.1.5 на примере списания стола письменного согласно приложению 10 к дипломной работе.

Таблица 2.1.5 — Корреспонденция счетов по операциям, связанным со списанием стола письменного вследствие физического износа.

По данным таблицы 2.1.5 можно сделать вывод о том, что бухгалтерские проводки по операциям, связанным со списанием основных средств вследствие их физического износа, совершались в филиале в соответствии с действующей инструкцией по бухгалтерскому учету основных средств при правильном их документальном оформлении.

Акт о списании (ОС-4, ОС-4а) составляется в двух экземплярах, первый из которых после утверждения директором филиала банка передается в службу бухгалтерского учета, второй остается у материально ответственного лица. На основании второго экземпляра акта проводится демонтаж объекта основных средств, и постоянно действующей комиссией оформляется акт демонтажа объекта основных средств, связанного со списанием объекта. После утверждения директором филиала банка акта демонтажа первый экземпляр передается в службу бухгалтерского учета, второй служит основанием для сдачи на склад материальных ценностей, лома и отходов.

Акт демонтажа учитывается на внебалансовом счете 99 861 «Документы и ценности, отосланные и выданные под отчет», если при списании объектов основных средств на склад сданы непригодные для дальнейшего использования детали, содержащие драгметаллы.

Материалы, поступившие на склад от разборки, ликвидации основных средств и не представляющие ценность, учитываются как вторичное сырье внесистемно в количественном выражении (наименование, количество, отметка о списании). Внесистемный учет ведется в бухгалтерии и материально-ответственным лицом.

Основанием для отметок о выбытии основных средств, бывших в эксплуатации (по договорам купли-продажи, мены имущества, безвозмездной передачи, передачи в уставный фонд и передаче с баланса на баланс в пределах банка), является акт приемки-передачи основных средств.

Операции по продаже основных средств на условиях предварительной оплаты в бухгалтерском учете отражаются проводками, представленными в таблице 2.1.6.

Таблица 2.1.6 — Корреспонденция счетов по операциям, связанным с продажей основных средств на условиях предварительной оплаты.

По данным таблицы 2.1.6 можно сделать вывод о том, что бухгалтерские проводки операций по продаже основных средств на условиях предварительной оплаты совершались в филиале в соответствии с действующей инструкцией по бухгалтерскому учету основных средств при правильном их документальном оформлении.

При выбытии основных средств в случаях продажи, безвозмездной передачи (дарения), обмена на другое имущество, передачи в виде вклада в уставный фонд других юридических лиц постоянно действующей комиссией оформляется акт приемки-передачи основных средств формы ОС-1. Акт ОС-1 составляется в двух экземплярах. После утверждения директором филиала банка первый экземпляр передается в службу бухгалтерского учета, второй — организации-получателю.

Операции по продаже основных средств на условиях последующей оплаты в учете отражаются бухгалтерскими проводками, представленными в таблице 2.1.7.

Таблица 2.1.7 — Корреспонденция счетов по операциям, связанным с продажей основных средств на условиях последующей оплаты.

По данным таблицы 2.1.7 можно сделать вывод о том, что бухгалтерские проводки операций по продаже основных средств на условиях последующей оплаты совершались в филиале в соответствии с действующей инструкцией по бухгалтерскому учету основных средств при правильном их документальном оформлении.

Операции по выбытию основных средств в случае безвозмездной передачи отражаются в учете бухгалтерскими проводками, представленными в таблице 2.1.8.

Таблица 2.1.8 — Корреспонденция счетов по операциям, связанным с выбытием основных средств в случае их безвозмездной передачи.

По данным таблицы 2.1.8 можно сделать вывод о том, что бухгалтерские проводки операций по выбытию основных средств в случае безвозмездной передачи совершались в филиале в соответствии с действующей инструкцией по бухгалтерскому учету основных средств при правильном их документальном оформлении.

Сохранности основных средств способствует правильно и своевременно проводимая инвентаризация.

Инвентаризация основных средств в филиале проводится в соответствии с Инструкцией по инвентаризации активов и обязательств, утвержденной Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 30 ноября 2007 г., № 180 .

Инвентаризация драгоценных металлов и драгоценных камней, содержащихся в приборах, оборудовании, других изделиях, в ломе и отходах во всех видах и состояниях производится в соответствии с Инструкцией о порядке использования, учета и хранения драгоценных металлов и драгоценных камней, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь 15 марта 2004 № 34 (в редакции постановлений Минфина от 31 мая 2006 г., № 59; от 16 февраля 2007 г., № 27; от 28 сентября 2007 г., № 144).

Инвентаризация основных средств в филиале банка проводится ежегодно по состоянию на 1 ноября, а также при смене материально ответственных лиц.

Для проведения инвентаризации приказом филиала банка назначается комиссия по проведению инвентаризации имущества в филиале банка.

До начала проведения инвентаризации основных средств ответственный исполнитель распечатывает инвентаризационную опись основных средств по материально-ответственным лицам, обеспечивающим их сохранность, в разрезе балансовых счетов и передает председателю комиссии.

В процессе проведения инвентаризации комиссия производит сверку фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета, инвентарными карточками, проверку наличия инвентарных номеров (инвентарные номера проверяются на каждой из отделимых частей объекта). Проверка фактического наличия имущества производится при обязательном участии материально ответственных лиц.

По результатам инвентаризации составляется инвентаризационная опись основных средств (приложение 11).

Сличительную ведомость результатов инвентаризации основных средств составляет служба бухгалтерского учета, если выявлены отклонения от учетных данных (за проверяемый период в анализируемом филиале банка таких случаев не было). По результатам работы комиссия составляет акт инвентаризации основных средств.

Материалы инвентаризации имущества (оригиналы) хранятся в течение одного года у главного бухгалтера филиала банка. Дальнейшее хранение осуществляется в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в Открытом акционерном обществе «Сберегательный банк «Беларусбанк», утвержденной Правлением банка 23 июля 1999 г. (протокол № 27.9 с изменениями дополнениями по состоянию на 27 марта 2006 г.).

Для устранения влияния инфляции на стоимость основных средств в соответствии с Инструкцией «О порядке проведения переоценки основных средств, не завершенных строительством объектов и неустановленного оборудования года», утвержденной постановлением Министерства экономики Республики Беларусь, Министерства финансов Республики Беларусь, Министерства статистики и анализа Республики Беларусь, Министерства архитектуры и строительства Республики Беларусь от 20 ноября 2006 г. № 199/139/185/34 в филиале произведена переоценка основных средств по состоянию на 1 января 2007 года.

Для проведения переоценки основных средств, находящихся в эксплуатации в филиале банка, приказом директора филиала банка была назначена комиссия по проведению переоценки из работников филиала банка (приложение 12).

При проведении переоценки ответственным исполнителем распечатаны ведомости переоценки основных средств (приложения 13), сформированные с применением индексного метода переоценки и метода пересчета их валютной стоимости. Ведомости сформированы по наименованиям, шифрам в разрезе балансовых счетов и распечатаны на бумажном носителе в целом по филиалу банка. Каждая ведомость подписывается членами комиссии.

После окончания работ по переоценке комиссией составляется акт о результатах переоценки. Акт о результатах переоценки подписывается членами комиссии и утверждается директором филиала банка.

Результаты проведенной переоценки автоматически отражаются в инвентарных карточках базы данных основных средств. Корреспонденция счетов по результатам проведенной переоценки неустановленного оборудования представлены в соответствии с приложением 13 к дипломной работе в таблице 2.1.9.

Таблица 2.1.9 — Корреспонденция счетов по операциям, связанным с переоценкой незавершенного строительства и неустановленного оборудования.

Данные таблицы 2.1.9 свидетельствуют о том, что переоценка основных средств по состоянию на 1 января 2007 года произведена в соответствии с Инструкцией «О порядке проведения переоценки основных средств, не завершенных строительством объектов, неустановленного оборудования», утвержденной постановлением Министерства экономики Республики Беларусь, Министерства финансов республики Беларусь, Министерства статистики Республики Беларусь, Министерства архитектуры и строительства Республики Беларусь от 20 ноября 2006 года № 199/139/185/34.

Таким образом, можно констатировать, что документальное оформление учета наличия и движения операций по основным средствам в филиале № 703 ОАО «АСБ Беларусбанк» в исследуемом периоде велся без нарушений Инструкции «По бухгалтерскому учету основных средств в банках Республики Беларусь», утвержденной постановлением Совета директоров Национального банка Республики Беларусь от 22 марта 2007 № 89 года, чему способствует то, что аналитический учет наличия и движения основных средств в филиале банка организован централизованно в бухгалтерии филиала банка в АРМ «Учет основных средств».