Отраслевые системы документации

Документирование специфической деятельности по реализации технологических процессов библиотечно-информационного производства осуществляется в рамках отраслевых систем документации. С учетом видов автоматизируемой в рамках АБИС деятельности и состава формируемых электронных информационных ресурсов, прежде всего, необходимо использовать такие отраслевые системы документации, как: система библиотечной документации, система документации по архивному делу, системы документации в редакционно-издательских процессах и в книготорговой деятельности.

Важнейшей при создании АБИС является система библиотечной документации. Она позволяет решать следующие задачи:

Система библиотечной документации — комплекс стандартов, взаимоувязанных форм документов, правил и положений, устанавливающих требования к содержанию, построению и оформлению документов, используемых для организации и реализации библиотечных технологических процессов, ведения учета и составления отчетности о различных направлениях деятельности библиотеки.

• • обеспечение технологичности библиотечного производства;
• • учет и обеспечение сохранности библиотечного фонда;
• • составление различных видов отчетов (в том числе статистических);
• • взаимообмен библиотечной документацией между различными АБИС без переоформления;
• • автоматизация обработки библиотечной документации и содержащейся в них информации;
• • ускорение оборота документов.

С точки зрения функционального назначения можно выделить следующие группы библиотечной документации:

• • документы, описывающие библиотечные технологические процессы;
• • документы, описывающие пользователей библиотек;
• • библиотечные статистические документы.

В структуре библиотечной документации выделяют следующие виды документов:

• 1. Учетные документы: регистры учета документов, первичные учетные документы, документы государственного статистического учета библиотечного фонда.
• 2. Документы паспортного типа: паспорт библиотеки, паспорт каталога (картотеки), паспорт базы данных, паспорт мероприятия и т. п.
• 3. Нормативные документы: стандарты, нормы времени/выработки, нормативы (сетевые, численности, обслуживания, эффективности и т. п.), номенклатура библиотечных (информационных) услуг, прейскуранты.
• 4. Инструктивные документы: инструкции, инструктивные письма.
• 5. Методические документы: методики, методические разработки, методические письма, методические рекомендации, методические указания, методические пособия, методические руководства.
• 6. Технологические документы: классификатор процессов, операций, разрядов работ, технологические схемы, оперограммы, маршрутные карты, операционные карты, технологические ведомости.

7. Производственно-практические издания: практические пособия, практические руководства, практические рекомендации, практикумы.

С позиций формирования АБИС главное место среди перечисленных групп библиотечной документации занимают учетные документы. Именно эти документы формируются автоматизированным способом и имеют унифицированные формы.

Состав и требования к формированию учетных документов определяются «Порядком учета документов, входящих в состав библиотечного фонда» (утв. приказом Министерства культуры РФ от 08.10.2012 г. № 1077). Особенности применения Порядка, а также рекомендуемые формы учетных документов приведены в разработанном специалистами Российской государственной библиотеки, Российской национальной библиотеки, Президентской библиотеки им. Б. Ельцина «Порядке учета документов, входящих в состав библиотечного фонда, с комментариями и приложениями». Если учету подлежат книжные памятники, необходимо ориентироваться на приказ Министерства культуры РФ от 03.05.2011 г. № 429 «Об утверждении порядков отнесения документов к книжным памятникам, регистрации книжных памятников, ведения реестра книжных памятников». Состав унифицированных показателей, которые отражаются в формах библиотечных учетных документов, устанавливается стандартами системы СИБИД: ЕОСТ 7.20−2000 «СИБИД. Библиотечная статистика»; ГОСТ Р 7.0.20−2014 «СИБИД. Библиотечная статистика: показатели и единицы исчисления».

В составе учетных документов, в первую очередь, выделяют регистры индивидуального и суммарного учета документов. Регистр учета — это учетно-регистрационный документ (список, перечень, книга и т. п.), имеющий правовое значение; содержит перечень основных показателей (индикаторов), необходимых для регистрации документов в соответствии с установленными правилами. Термин «регистр» введен в правила внутрибиблиотечного учета библиотечного фонда в целях гармонизации с бухгалтерским учетом и используется как обобщающий термин для обозначения всех форм индивидуального и суммарного учета библиотечного фонда.

К регистрам индивидуального учета библиотечного фонда относятся:

• • инвентарная книга;
• • регистрационная картотека учета периодических изданий;
• • учетный каталог;
• • реестр индивидуального учета сетевых удаленных документов;

• • регистрационная книга;
• • карточка регистрации на определенный вид документа для газет, журналов, других видов документов;
• • топографическая опись (каталог);
• • учетный каталог;
• • учетный файл с выходными формами, формируемыми в порядке инвентарных или иных идентификационных номеров документов.

К регистрам суммарного учета библиотечного фонда относятся:

• • книга суммарного учета библиотечного фонда;
• • листы суммарного учета библиотечного фонда;
• • книга суммарного учета документов на физических носителях;
• • реестр суммарного учета сетевых локальных документов;
• • реестр суммарного учета сетевых удаленных документов;
• • регистр (книга, реестр) суммарного учета инсталлированных документов;
• • реестр (свод) книжных памятников.

Первичные учетные документы обеспечивают ведение учета библиотечного фонда, пользователей библиотеки и обслуживания пользователей. К первичным документам по учету библиотечного фонда относятся:

• • накладные (товарная накладная установленной формы ТОРГ-12, накладная на внутреннее перемещение изданий, накладная на передачу готовой продукции в места хранения; товарная накладная к договору продажи списанных изданий юридическому лицу; товарная накладная при продаже списанных изданий физическому лицу; товарная накладная к договору с организацией по переработке вторичного сырья; накладная на внутреннее перемещение объектов при микрофильмировании, сканировании, то есть оцифровке, произведенной на собственной базе);
• • акты (акт приема-передачи к договору купли-продажи при покупке изданий у физического лица; акт приема-передачи к договору пожертвования или акт о приеме пожертвования; акт о приеме документов, поступивших в библиотеку на безвозмездной основе (кроме пожертвований); акт о приеме документов взамен утерянных; акт приема-передачи к договору о микрофильмировании, сканировании (оцифровке), произведенными сторонней организацией; акт о приеме документов взамен утерянных; акт о списании исключенных объектов библиотечного фонда; акт об уничтожении списанных объектов библиотечного фонда; акт приемапередачи к договору пожертвования или акт о безвозмездной передаче при безвозмездной передаче списанных изданий; акт об уничтожении списанных объектов библиотечного фонда;
• • тетради учета (тетради учета изданий, принятых от читателей взамен утерянных).

Для решения задач учета и обслуживания пользователей библиотеки применяются такие первичные учетные документы, как:

• • карточка регистрации читателя;
• • карточка регистрации абонента межбиблиотечного абонемента (МБА);
• • формуляр читателя;
• • книжный формуляр;
• • листок читательского требования;
• • контрольный листок;
• • журнал учета запросов читателей;
• • журнал замечаний и предложений читателей и др.

Сведения об итоговых данных фиксируются в форме государственной статистической отчетности и представляются для целей государственной статистической отчетности. В частности, для библиотек Министерством культуры РФ установлены следующие годовые формы статистической отчетности:

• • Сведения об общедоступной (публичной) библиотеке (форма «6-НК»);
• • Свод годовых сведений об общедоступных (публичных) библиотеках системы Минкультуры России;
• • Свод годовых сведений о деятельности библиотек других ведомств и организаций.

Шаблоны форм статистической отчетности размещаются на Сервере отраслевой статистики Минкультуры России (http://mkstat.ru/).

Помимо системы библиотечной документации, которая является базовой при решении задач проектирования информационного обеспечения АБИС, необходимо учитывать требования к отраслевым системам документации смежных с библиотечно-информационной деятельностью сфер деятельности. К таким системам относятся системы документации в редакционно-издательских процессах и в книготорговой деятельности. С учетом взаимодействия АБИС с автоматизированными издательскими системами и АИС в книжной торговле при решении задач отбора и приобретения документов для фонда библиотеки, необходимо знать особенности действующих в данной сфере систем документации. Кроме того, многие библиотеки осуществляют издательскую и книготорговую деятельность.

Издательские и книготорговые документы условно можно разделить на две группы: документация для реализации редакционно-издательских процессов и книготорговой деятельности и документация пользователя.

В составе документации для реализации редакционно-издательских процессов и книготорговой деятельности представлены плановые документы, издательские и книготорговые библиографические пособия, а также документы, сопровождающие издательские текстовые оригиналы.

Плановые документы предназначены для решения задач планирования основных редакционно-издательских и производственных процессов на разных стадиях прохождения издания. С точки зрения назначения различают: документы по тематическому планированию (план редакционной подготовки изданий на год, тематический план выпуска изданий на год), документы по сбору заказов на поставку изданий (аннотированный тематический план выпуска изданий издательством на год, заказ по плану выпуска изданий на год книготорговой организации, план поставки изданий издательством), документы по планированию производственных процессов (развернутый производственный тематический план на год, планзаявка на набор на квартал (месяц) года, план-заявка на печать на квартал (месяц) года, план-заявка на изготовление и сдачу тиража на квартал (месяц) года).

При сдаче на полиграфическое предприятие ко всем видам издательских текстовых оригиналов должна быть приложена следующая документация:

• — издательская спецификация;
• — сопроводительное письмо или бланк-заказ в лимитное предприятие;
• — предварительный график прохождения издания или график, заранее согласованный между издательством и полиграфическим предприятием.

Издательские и книготорговые библиографические пособия решают различные задачи. Это обусловливает их классификацию по соответствующим признакам. Так, по целевому назначению выделяют:

• • издательские пособия, предназначенные для координации и планирования выпуска литературы, для использования в работе издательств и характеристики их деятельности, для информирования покупателей о выпуске изданий одним или несколькими издательствами независимо от их наличия в ассортименте книготорговых предприятий;
• • книготорговые пособия, предназначенные для изучения спроса, заказа литературы книготорговыми организациями и предприятиями, оценки покупаемой литературы, приема заказов от покупателей, для организации подписки, рекомендации и рекламирования изданий, имеющихся в продаже или готовящихся к выходу в свет.

В зависимости от читательского адреса различают: издательские пособия, адресованные работникам органов управления издательской деятельностью, а также издательств, организаций, выпускающих печатную продукцию, минуя издательства; книготорговые пособия, адресованные работникам всех звеньев книжной торговли, отделам комплектования библиотек и покупателям. По хронологическому принципу выделяют перспективные, текущие, ретроспективные библиографические пособия.

Документация пользователя предназначена, главным образом, для решения задач информационного обеспечения книжного рынка. Она включает библиографические указатели, каталоги издательств (в том числе электронные), тематические планы, специализированные периодические издания, рекламные материалы.

Нормативной базой формирования издательских и книготорговых документов являются стандарты системы СИБИД. Прежде всего, следует отметить следующие стандарты: ГОСТ 7.89−2005 «СИБИД. Оригиналы текстовые авторские и издательские. Общие требования», ГОСТ 7.81−2001 «СИБИД. Статистический учет выпуска непериодических, периодических и продолжающихся изданий. Основные положения», ГОСТ Р 7.0.13−2011 «СИБИД. Карточки для каталогов и картотек, макет аннотированной карточки в издании. Общие требования и издательское оформление».

Архивный документ (по ГОСТ Р 7.0.8−2013) — документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для граждан, общества, государства Любая организация осуществляет комплектование, учет, хранение и использование архивных документов. Комплекс документов, формируемых в деятельности фондообразователя (то есть организации), образует архивный фонд. Архивные документы постоянного хранения в масштабах страны образуют архивный фонд Российской Федерации — исторически сложившуюся и постоянно пополняющуюся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской дерации, относящихся к информационным ресурсам и подлежащих постоянному хранению.

Система документации по архивному делу — комплекс стандартов, взаимоувязанных форм документов, правил и положений, устанавливающих требования к содержанию, построению и оформлению документов, используемых для организации архивного фонда, ведения учета и обеспечения поиска архивных документов, а также подготовки на их основе информационных продуктов и предоставления информационных услуг Библиотечно-информационные учреждения, с одной стороны, обеспечивают накопление и хранение архивных документов, образовавшихся в результате их деятельности, а с другой — выступают как хранилище историко-культурного наследия России. Библиотеки формируют свои уникальные архивные коллекции, переводят их в цифровую форму и обеспечивают доступ к ним пользователей. Все это определяет необходимость использования системы документации по архивному делу.

Понятийный аппарат, характеризующий систему документации по архивному делу, установлен ГОСТ Р 7.0.8−2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

Обеспечение хранения архивных документов, организация архивных коллекций, в том числе электронных, требуют соблюдения нормативных требований. Так же как и система библиотечной документации, система документации по архивному делу регламентируется нормативными документами, принятыми на отраслевом уровне. Прежде всего при организации документов необходимо ориентироваться на «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (утв. приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 г. № 558). На основе типового перечня каждая организация формирует свой перечень документов. Перечень документов с указанием сроков хранения — это систематизированный список видов и категорий документов, содержащий нормативные указания о сроках их хранения. Данный перечень (как типовой, так и сформированный организацией) является важным источником информации при анализе документальных потоков в ходе проведения предпроектного обследования объекта автоматизации, поскольку позволяет принимать обоснованные решения об организации хранения информации в АБИС.

Состав и формы документов, обеспечивающие учет, организацию и использование архивных документов в архиве любой организации, установлены «Основными Правилами работы архивов организаций» (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 г.).

Система учетных документов архива — это комплекс взаимосвязанных учетных документов, отражающих количество и состав документов архива организации и их изменения, составная часть системы государственного учета документов Архивного фонда РФ. Учет документов в архиве организации ведется по основным и вспомогательным учетным документам.

Основными учетными документами в архиве организации являются: книга учета поступления и выбытия документов; список фондов; лист фонда; опись дел; реестр описей; паспорт; опись особо ценных дел; книга учета поступления и выбытия страхового фонда и фонда пользования; опись страхового фонда; дело фонда; лист-заверитель дела.

Для централизованного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации в архиве организации составляются следующие документы: паспорт архива организации, хранящей управленческую документацию на 1 декабря … года; паспорт организации, хранящей документы отраслевого фонда на 1 декабря … года.

Состав и формы основных учетных документов обязательны для каждого архива организации.

Вспомогательными учетными документами являются: книги и карточки учета выбытия дел, книги учета дел по личному составу, паспорта фондов, внутренние описи дел и т. д. Необходимость ведения и виды вспомогательных учетных документов определяются архивом организации самостоятельно.

С целью обеспечения поиска архивных документов создается научно-справочный аппарат (НСА), под которым понимается «совокупность описаний архивных документов».

В соответствии с ГОСТ Р 7.0.8−2013, система научно-справочного аппарата (СНСА) к документам архива организации — это комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых, созданных на единой научно-методической основе архивных справочников о составе и содержании документов архива.

Необходимо учитывать, что состав СНСА архивов организации определяется видом архива, составом и содержанием хранящихся в нем документов, характером и задачами поиска, а также интенсивностью использования документов. Элементами системы научно-справочного аппарата архива организации являются архивные справочники (описи, каталоги, указатели, обзоры документов), базы данных, выполняющие функции этих справочников, а также исторические справки к архивным фондам организации.

В системе НСА реализуется преемственность учетно-справочного аппарата, создаваемого в делопроизводстве и архивах организаций, его совмещение с СНСА государственных архивов. Преемственность СНСА архивов организаций основывается на единстве требований и принципов его построения. Эта преемственность предполагает обязательность составления в делопроизводстве и в архивах организаций описей дел, документов, каталогов, баз данных с необходимым справочным аппаратом к ним.

По результатам работы с архивными документами формируются такие информационные продукты, как: архивная справка, архивная копия, архивная выписка, тематический перечень документов, тематическая подборка копий, тематический обзор документов и др.

В целом использование рассмотренных отраслевых систем документации при создании и эксплуатации АБИС позволяет учесть устанавливаемые нормативными документами специфические требования к составу и формам документов, создаваемым в условиях библиотечноинформационного производства, обеспечить совместимость разрабатываемых форм.