Формирование и предоставление бухгалтерской документации в электронном виде

кадровый учет электронный бухгалтерия Система электронного документооборота — это совокупность программных и технических средств, а также организационных мер, обеспечивающих передачу отчетности по телекоммуникационным каналам связи (ТКС) между организациями и налоговыми органами, Пенсионным фондом России (ПФР) и Фондом социального страхования РФ (ФСС РФ).

При использовании электронного документооборота конфиденциальность отчетной информации обеспечивает электронная цифровая подпись (ЭЦП). Это отменяет необходимость дублирования отчетов на бумаге (с реальной подписью), так как ЭЦП имеет полную юридическую силу в соответствии с Федеральным законом от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи» .

Обязанность предоставления отчетности в электронном виде предусмотрена для налоговой отчетности и отчетности в ПФР и ФСС. Для бухгалтерской отчетности такой обязанности не возникает, поэтому сдачу бухгалтерской отчетности в электронном виде все организации осуществляют на добровольной основе.

Согласно п. 3 ст. 80 НК РФ налоговую отчетность в электронном виде обязаны представлять налогоплательщики, среднесписочная численность работников которых за предшествующий календарный год превышает 100 человек, вновь созданные организации, у которых численность работников изначально более 100 человек, а также крупнейшие налогоплательщики независимо от среднесписочной численности работников.

В пункт 4 статьи 80 «Налоговая декларация» Налогового Кодекса РФ (НК РФ) Федеральным законом от 27.07.2010 № 229-ФЗ было внесено уточнение о том, что составление декларации в электронном виде предполагает использование только телекоммуникационных каналов связи (ТКС).

Таким образом, со 2 сентября 2010 года, даты вступления изменений в НК РФ, отчетность, представленная в налоговый орган на дискете или ином магнитном носителе (CD-диске, флэш-карте) не может считаться сданной в электронном виде.

Указанным законом была введена новая статья 119.1 «Нарушение установленного способа представления налоговой декларации (расчета)», согласно которой за нарушение порядка представления налоговой отчетности введена ответственность в виде штрафа в размере 200 руб.

Согласно п. 2 Порядка представления отчетности в электронном виде, утвержденного Приказом МНС России от 02.04.2002 N БГ-3−32/169, участниками электронного документооборота являются:

налогоплательщик (или его представитель);

налоговый орган;

специализированный оператор связи.

Таким образом, для сдачи отчетности по ТКС необходимо заключить договор со специализированным оператором связи (СОС), который предоставит налогоплательщику программное обеспечение и ЭЦП.

В обязанности СОС входит оказание комплекса услуг, связанного с предоставлением и обновлением программного обеспечения для отправки отчетности по ТКС, обеспечение конфиденциальности информации и поддержка актуальных форматов налоговых деклараций и форм бухгалтерской отчетности.

Налогоплательщик может заключить договор с любым СОС, который имеет лицензии Минсвязи России на право предоставления услуг телематических служб и ФСБ России на право предоставления услуг в области шифрования информации, не содержащей сведений, составляющих государственную тайну, осуществления деятельности по распространению шифровальных средств и по техническому обслуживанию шифровальных средств.

При отсутствии вышеперечисленных лицензий у оператора связи должны быть договор с организацией или договоры с организациями, имеющими соответствующие лицензии.

Предоставление отчетности в электронном виде Преимущества:

исключение ошибок в заполнении отчетности, так как при формировании файла с отчетностью программой осуществляется проверка актуальности версии заполняемой формы и форматы представления информации в электронном виде своевременно обновляются;

существенная экономия времени: отправить отчетность можно в любое время, не зависимо от времени работы налоговых инспекций и почты;

налогоплательщик оперативно получает информацию о доставке и приеме отчетности налоговым органом, при этом сохраняется конфиденциальность отправленной отчетности;

минимизация технических ошибок, которые могут возникнуть при обработке информации налоговым органом.

Недостатки:

необходимость иметь определенную техническую базу (компьютер, подключение к сети Интернет, соответствующее программное обеспечение);

ограничение к доступу сети Интернет, из-за которого сдать отчетность в положенный срок не удастся;

необходимость в некоторых случаях дублирования отчетности на бумажном носителе со штампом налогового органа.