Информационные системы ресторанного бизнеса и индустрии развлечений

Информационная система для управления ресторанами POS (Post Of Sale — система управления точками продаж) представляет собой программно-аппаратный комплекс, автоматизирующий процесс обслуживания гостей в точках продаж гостиничного комплекса (рестораны, бары, фитнес-центры, прокаты, прачечные, салоны красоты). Основные задачи, решаемые системами POS, — организация обслуживания клиентов в точках продаж, передача заказов на приготовление блюд в цеха кухонь ресторанов и баров, организация взаиморасчетов с возможностью оплаты наличными, по кредитным картам и с отнесением суммы чеков на лицевые счета гостей в системах PMS, формирование отчетности, печать кассовых документов.

Этот класс систем удобнее всего рассмотреть на примере современной многофункциональной системы управления ресторанным бизнесом iikoRMS, разработанной в компании iiko [www.iiko.ru]. Ее отличительной особенностью является полная автоматизация всех бизнес-процессов в режиме реального времени: от кассовых и официантских терминалов до склада и кухни, от финансового анализа и отчетности для акционеров до управления музыкой и системой видеобезопасности в заведении, от планирования банкетов и предварительного резервирования столов до системы лояльности гостей (рис. 3.15).

Система позволяет поддерживать высокое качество и скорость подачи блюд, оптимизировать закупки и склад, получать достоверную информацию о бизнесе, активно привлекать новых гостей и удерживать старых, максимально снизить уровень злоупотреблений и сохранить хорошие отношения в коллективе.

Все бизнес-процессы в системе интегрированы в единое информационное пространство, что обеспечивает полный контроль над рестораном или целой сетью ресторанов. Система предоставляет управленческому персоналу ресторана полную картину бизнеса, исторические данные и статистику, что позволяет заблаговременно получать информацию о важных проблемах, ситуациях и событиях. Заведения, автоматизированные с помощью решения iikoRMS, могут быть объединены в сеть с помощью решения iikoChain, а также использовать единую дисконтную систему iikoCRM.

Рис. 3.15. Система управления ресторанным бизнесом компании Iiko.

Информационная система iikoRMS содержит четыре модуля: управление продажами (iikoResto), финансовый управленческий учет (iikoOperations&Finance), управление персоналом (iikoPersonnel) и видеонаблюдение (iikoVideoSecurity).

В свою очередь, модуль iikoResto включает ряд систем, которые автоматизируют все функции по обслуживанию клиентов.

Система приема и оплаты заказов клиентов (iikoFront) обеспечивает выполнение следующих действий:

• • удобный ввод заказов через настраиваемые меню и характеристики (рис. 3.16);
• • управление столами, информация об их состоянии в реальном времени;
• • мониторинг скорости и качества выполнения заказов официантами;

• • экранная клавиатура для передачи указаний на кухню;
• • экранные сообщения о специальных сезонных и ежедневных предложениях;
• • автоматическое разделение чека по гостям;
• • отчеты о продажах: по официантам, блюдам, дням, времени суток, клубным картам;
• • поддержка меню на разных языках;
• • распечатка заказа на кухонном принтере в удобном формате.

Рис. 3.16. Окно ввода заказа

Система резервирования заказов (iikoHostess) реализует функции:

• • прием заказов на банкет;
• • прием пожеланий о подаче блюд;
• • заказ с предварительной оплатой, окончательный расчет;
• • удобное отображение резервирования столов как на схеме зала, так и в формате списка (рис. 3.17);

Рис. 3.17. Схема резервирования столов

• • распечатка списка резервов текущего дня одной кнопкой;
• • возможность выбирать имя и телефон гостя из списка лиц, резервировавших столики ранее;
• • анализ статистики резервов за любой период времени.

Система управления музыкальной программой (iikoDJ) обеспечивает комфортное музыкальное сопровождение благодаря следующим возможностям (рис. 3.18):

• • автоматическое воспроизведение музыки, соответствующей дню недели, времени суток и залу;
• • автоматическая настройка громкости в соответствии с местом и временем;
• • поддержка нескольких залов с разным музыкальным форматом;
• • невозможность для персонала сменить музыку в отсутствие руководства;
• • программируемое чередование стилей для обеспечения необходимого разнообразия.

Рис. 3.18. Окно настройки музыкальной программы

Система платежей (iikoPayment) реализует все наиболее распространенные функции:

• • гибкая настройка типов оплат: наличными, в кредит, банковской картой, VIP, питание сотрудников;
• • прием предоплаты и окончательный расчет с гостями;
• • поддержка отмен и возвратов платежей;
• • проведение платежей в фоновом режиме, не блокируя работу кассира;
• • интеграция с платежными системами Плас-Тек и Pulsar;
• • интеграция с гостиничными системами;
• • автоматическая сверка транзакций для обнаружения расхождений;
• • поддержка всех популярных моделей фискальных регистраторов.

Модуль финансового управленческого учета (iikoOperations& Finance) обеспечивает полную управленческую отчетность в реальном времени, отчет о прибылях и убытках в стандарте МСФО с помощью следующих систем.

Система инвентаризации (iikolnventory) реализует следующие учетные функции:

• • учет движения товаров в реальном времени;
• • инвентаризацию по отдельному товару;

• • инвентаризацию в реальном времени без прекращения работы;
• • инвентаризацию напитков в баре по весу с бутылкой без переливания открытых бутылок.

Система управления производством (iikoProduction) имеет удобный интерфейс работы с номенклатурой (товарами, продуктами, блюдами, заготовками, характеристиками) и позволяет выполнять следующие операции:

• • распечатку технологических карт в разных форматах;
• • групповой анализ себестоимости;
• • создание сложных блюд (блюдо в блюде).

Система бухгалтерского учета (iikoManagementAccounting) реализует типовые для ресторанов функции:

• • кассовые операции, расчет зарплаты;
• • расчеты с поставщиками, расчеты с гостями;
• • интеграция с системами налогового учета (например, «1С:Бухгалтерия»);
• • формирование всей управленческой отчетности по МСФО (баланс, отчет о прибылях и убытках, движении денежных средств и др.);
• • автоматическое сканирование многостраничных товарных накладных и верификация сумм по строкам и столбцам.

Модуль управления персоналом: расчет зарплаты и программы мотивации (iikoPersonnel) позволяет руководству эффективно управлять персоналом благодаря встроенным тренингам и аттестациям, а также автоматическому мониторингу действий персонала и гибкому мотивационному блоку (рис. 3.19):

• • гибкая система оплаты труда: процент от собственной выручки, почасовая форма оплаты;
• • автоматизированная система планирования рабочего времени, регистрация времени прихода и ухода по магнитной карте, автоматическое начисление штрафов за опоздания;
• • персональная страница каждого сотрудника: информация о продажах, личном графике посещений, истории поощрений и взысканий;
• • экранные сообщения о событиях и специальных предложениях;
• • отчеты о затратах на персонал и объеме продаж для каждого сотрудника.

Рис. 3.19. Фрагмент окна «Сводный отчет по зарплате»

Модуль видеонаблюдения (iikoVideoSecurity) позволяет руководителю контролировать все происходящее в ресторане из любой точки земного шара, в любой момент времени — каждое событие в системе связано с соответствующим фрагментом видеозаписи, доступным по щелчку мыши (рис. 3.20):

• • моментальное восстановление видеофрагментов обслуживания гостей по любому событию в системе: номеру чека или названию операции, имени гостя или официанта;
• • хранение видеоархива с 10−20 камер от 30 до 90 суток;
• • многоуровневая система паролей и развернутая система прав пользователей на все важные бизнес-операции;
• • система защиты данных от потерь и несанкционированного доступа.

В комплекс решений для автоматизации ресторанного бизнеса iiko входит инновационное решение iikoCustomer Relationship Management (iikoCRM)y которое позволяет проявить максимальное внимание к гостям и обеспечить индивидуальный сервис, сделать персональные предложения за счет поддержания постоянных контактов по электронной или обычной почте, а также посредством SMS. В системе предусмотрен гибкий инструмент для формирования отчетности, который позволяет анализировать продажи и предпочтения, составлять выборки гостей, продумывать специальные предложения и проводить акции.

Рис. 3.20. Окно видеонаблюдения.

Основные возможности iikoCRM можно представить следующим образом (рис. 3.21):

• • консолидированный учет в разрезе заведений, гостей, блюд, категорий, суммы счета, частоты посещений, форм оплаты, дней недели, обслуживающего официанта и т. д. с возможностью добавлять параметры;
• • возможность получения отчета кросс-сейл, то есть какие блюда гость часто заказывает с данным блюдом;
• • персональные гостевые карты для постоянных гостей, позволяющие предоставлять скидки по типам карт, времени дня и категории блюд, накопительные скидки от объема продаж, бонусы от количества визитов, скидочные купоны, подарочные сертификаты;
• • подсказки для официантов о возможности предоставления бонусов, когда гость находится в заведении;
• • возможность учета и анализа замечаний и пожеланий гостей;
• • поздравления с днем рождения;

• • отчеты по подозрительным ситуациям (прокатка более трех раз в день одной карты, прокатка одной карты с разных терминалов в течение одного часа и проч.);
• • система распределения прав доступа к базе гостей, исключающая возможность утечки персональной информации.

Рис. 3.21. Окно «Моя компания» в iikoCRM

Для заведений без официантского обслуживания разработано специальное решение iikoRMS Fastfood, в котором модуль iikoResto, в отличие от базовой функциональности iikoRMS, модифицирован в соответствии с потребностями столовых и ресторанов фастфуд. Специализированный интерфейс, разработанный в соответствии с потребностями заведений фастфуд, удобен для ввода заказов через настраиваемые меню (рис. 3.22). Заведения, автоматизированные с помощью решения iikoRMS Fastfood, могут быть объединены в сеть с помощью iikoChain, а также использовать единую дисконтную систему iikoCRM.

Для небольших заведений предлагается решение iikoRMS Light, которое включает в себя лицензии на одно рабочее место бэк-офиса и два рабочих места фронт-офиса, при этом одно из них объединено с сервером системы. Функциональность iikoRMS Light не ограничена и полностью соответствует возможностям iikoRMS, но заведение, автоматизированное с помощью решения iikoRMS Light, не может быть объединено в сетевой проект iikoChain.

Рис. 3.22. Пользовательский интерфейс iikoRMS Fastfood.

Компания «Squirrel System» разработала специальное решение SquirrelOne POS для точек продаж на территории гостиниц, включая room-сервис, рестораны и бары, летние веранды и магазины с использованием переносных терминалов и беспроводной связи, которые особенно востребованы в сезонных точках продаж [www.libra-russia.com].

Основные характеристики системы SquirrelOne POS определяются следующим составом:

• • модуль бронирования и лист ожидания;
• • учет рабочего времени персонала;
• • модуль лояльности клиентов;
• • решение для переносных терминалов;
• • авторизация кредитных карт;
• • расширенные отчетные возможности и OLAP анализ;
• • склад и калькуляция;
• • интеграция с Epitome PMS и Libra OnDemand CRM.

Фирма «IT-Center» (г. Сочи) разработала на платформе «1С:Предприятие» программу «Общепит: быстрое обслуживание», которая содержит четыре автоматизированных рабочих места для официанта, кассира, администратора и бухгалтера и обеспечивает следующие функциональные возможности:

• • управление залами ресторанов (кафе);
• • учет товаров в разрезе мест хранения (склад, бар, кухня);
• • производство блюд и полуфабрикатов;
• • формирование различных отчетов;
• • управление дисконтными картами и скидками.

Компания «ШТРИХ-М» разработала серию программ для сегмента HoReCa на платформе «1С:Предприятие» [www.shtrih-m.ru]. Программы имеют открытый код, что позволяет быстро и качественно адаптировать любую из программ под требования заказчика.

Универсальное back-решение «ШТРИХ-М: Управление общепитом» обеспечивает автоматизацию оперативного бухгалтерского и налогового учета на предприятиях общественного питания и индустрии развлечения (рестораны, кафе, бары, столовые, бильярдные, кинотеатры, игровые залы и т. п.). Система может взаимодействовать с программами front-office: «ШТРИХ-М: Гостиница», «ШТРИХ-М: Официант», «ШТРИХ-М: Бармен», «ШТРИХ-М: Тарифицируемые услуги».

Конфигурация «ШТРИХ-М: Гостиница» представляет собой удобное front-решение для управления небольшими гостиницами с развитой структурой дополнительных услуг.

Конфигурация «ШТРИХ-М: Официант» предназначена для автоматизации рабочих мест официантов и кассиров на предприятиях общественного питания любого типа, а также для работы с бизнесланчами, комплексными обедами и наборами блюд. В программе реализован конструктор карты залов, который позволяет визуально контролировать состояние заказов.

Программа «ШТРИХ-М: Бармен» разработана для автоматизации рабочего места бармена-кассира и ориентирована на максимально быструю работу в условиях номенклатуры предприятий общепита.

Конфигурация «ШТРИХ-М: Тарифицируемые услуги» служит инструментом для автоматизации бильярдных залов, сауны и боулинга. Программа имеет достаточно широкие возможности:

• • тарифы без ограничений и с ограничением по времени или по сумме;
• • управление освещением;
• • визуальный контроль состояния столов, кабин, дорожек;
• • неограниченное число столов, кабин, дорожек;
• • гибкая система тарификации;

• • поддержка работы Touch Screen;
• • многопользовательский режим работы;
• • формирование отчетов;
• • регистрация продажи услуг на ККМ.

Типовое отраслевое решение «АСТОР: Развлекательный центр», разработанное фирмой «АСТОР ВЦ», является системой управления и учета в развлекательных центрах, бильярдных клубах, боулингах, аквапарках, саунах, дискотеках, игровых автоматах и других предприятиях индустрии развлечений, имеющих в своем составе точки продаж [www.lc-astor.ru]. Система не является самостоятельной программой, для ее работы необходима установка компоненты «Оперативный учет» системы программ «ЮПредприятие 7.7». Она состоит из двух подсистем: автоматизация работы зала (фронт-офис) и автоматизация учета и управления (бэк-офис) (рис. 3.23).

Рис. 3.23. Общая схема системы «АСТОР:Развлекательный центр».

Информационная система обеспечивает управление предприяти ями, которые оказывают широкий спектр услуг:

• • изготовление и продажа блюд и напитков в рамках заведения;
• • продажа блюд, кондитерских изделий и полуфабрикатов;
• • продажа покупных товаров;
• • продажа билетов в зал кинотеатра;
• • реализация развлекательных услуг;
• • организация банкетов;
• • система клубных карт.

Учет работы ресторана, реализованный в программе, поддерживает все операции, связанные с закупкой, хранением и продажей товара, закупкой и переработкой полуфабрикатов, приготовлением и реализацией блюд и связанными с этими операциями взаиморасчетами с покупателями и поставщиками.

Система «АСТОР:Развлекательный центр» позволяет автоматизировать следующие рабочие места: управляющий, завпроизводством, калькулятор, менеджер по закупкам, маркетолог, бухгалтер, кладовщик. Также в системе реализована возможность многофирменного учета и кроме оперативного учета содержится встроенный блок бухгалтерского учета.

Непосредственно автоматизация сферы развлекательных услуг заключается в автоматизации бильярда, боулинга, учета и продажи билетов в кино.

Автоматизация бильярда:

• • управление светом над бильярдными столами;
• • различные системы тарификации;
• • различные схемы расчетов;
• • учет продажи услуг бильярда;
• • продажа блюд и напитков игрокам;
• • возможность заказа блюд как из кухни ресторана, так и по отдельному меню;
• • учет проданных услуг и блюд в общей базе данных комплекса.

Автоматизация боулинга:

• • продажа услуг боулинга;
• • различные системы тарификации;
• • различные схемы расчетов;
• • продажа блюд и напитков игрокам боулинга;
• • возможность заказа блюд, как из кухни ресторана, так и по отдельному меню;
• • учет проданных услуг и блюд в общей базе данных комплекса.

Касса кинотеатра, продажа билетов:

• • график сеансов;
• • репертуар;
• • графический план кинозала;
• • бронирование мест;
• • контроль наполнения зала и наличия свободных мест;
• • печать билетов на специализированном принтере.

Для каждой категории пользователей указывается роль в системе, определяется набор прав и интерфейсов.

Среди информационных систем развлекательного бизнеса актвно развивается новая категория систем для информационного обеспечения спортивных мероприятий. Повсеместное распространение телевидения и радио позволяет сотням миллионов зрителей одновременно наблюдать за крупными спортивными соревнованиями: Олимпийскими играми, чемпионатами мира и Европы по различным видам спорта. Для придания зрелищности спортивному состязанию каждая спортивная передача должна поддерживаться мощным информационным обеспечением, чтобы в режиме реального времени снабжать спортивных журналистов и зрителей максимально полной информацией об участниках и гостях состязаний, оперативной и итоговой информацией о результатах.

Требования к сбору, обработке, анализу и распространению информации на спортивных соревнованиях очень высоки, и реализуются они с помощью систем информационного обеспечения спортивных мероприятий. Этот вид информационных систем включает следующие подсистемы: организация автоматизированного документооборота; создание информационных терминалов журналиста и комментатора; создание информационного интерфейса TV-трансляции и табло соревнований [www.infosport.ru].

В состав подсистемы по организации автоматизированного документооборота обычно включается следующий набор функций:

• • аккредитация всех категорий участников и обслуживающего персонала;
• • жеребьевка;
• • сбор и обработка результатов соревнований;
• • распечатка судейских протоколов и других материалов;
• • архивирование необходимых документов.

Поступающая на устройства ввода информация направляется в базу данных, а затем, при поступлении запроса, после необходимой обработки, выводится на соответствующее устройство, обычно представляющее собой фрагмент автоматизированного рабочего места пользователя.

Информационный терминал журналиста и комментатора предполагает создание телекоммуникационной инфраструктуры по месту проведения соревнований и справочной базы данных, включающей широкий спектр информации, имеющей отношение к проводимому соревнованию:

• сведения об участниках (биографические данные, спортивная карьера, индивидуальные особенности и т. п.), история события (места проведения, годы, чемпионы, медали);

• • сведения об инфраструктуре соревнования (место проведения, размещение, транспорт, погода, культурная программа);
• • информационные подборки по состоявшимся соревнованиям. Сформированная в период подготовки к соревнованию и пополняемая непосредственно в период его проведения информация вводится с терминалов ввода (рис. 3.24).

Рис. 3.24. Схема работы информационного терминала журналиста и комментатора

Различные типы информации — алфавитно-цифровая, графическая, видеои аудио— преобразуются в цифровой формат и после редактирования и обработки передаются в БД. Дальнейшая работа системы строится в логике «запрос"-"ответ», когда после соответствующего «запроса» «ответ» в форме тематического информационного массива выводится на терминал пользователя, обычно размещаемый в местах работы журналистов и комментаторов.

Информационный интерфейс TV-трансляции и табло соревнований обеспечивает выполнение работ по созданию и визуальному оформлению информационного потока для эфирного телевидения и внутренней телевизионной и звуковой сети. Обычно это текущая информация (текущее время, счет, текущий результат, сведения об участниках соревнований и т. п.) и наборы статистической информации (рейтинги и другие сравнительные таблицы), облегчающие восприятие визуальной и звуковой трансляции.

Схема работы данной подсистемы в обязательном порядке включает этап согласования с системой телевизионной трансляции. Оформленная описанным выше образом эфирная «картинка» выводится на видеотерминалы и специализированные устройства внутренней телевизионной и звуковой системы спортивного сооружения, а также передается для эфирной и кабельной трансляции.