Концепция развития межведомственного взаимодействия на территории Краснодарского края на основе электронного документооборота

За последние десятилетия динамичное развитие и широкое, повсеместное применение информационно-коммуникационных технологий является одним из приоритетных направлений мировой информатизации. Применение современных технологий передачи, обработки и хранения информации имеет решающее значение, как для повышения конкурентоспособности экономики, так и для расширения возможности ее интеграции в мировую систему хозяйства, а также повышение эффективности государственного управления на всех уровнях власти. Внедрение информационно-коммуникационных технологий в систему государственного управления Краснодарского края является одним из немаловажных факторов, обеспечивающих наиболее оптимальное функционирование и реализацию приоритетных задач, направленных на достижение следующих целей:

повышение эффективности работы управленческого аппарата;

возможность перехода на электронный межведомственный обмен в процессе оказания услуг гражданам (предоставление необходимых документов посредством системы электронного документооборота от структурных подразделений и различных ведомств) [1].

Одним из инструментов реализации концепции электронного государственного управления является система электронного документооборота. Система электронного документооборота (СЭД) представляет собой интегрированную систему автоматизированного учета и контроля движения документов при помощи информационных технологий, начиная с формирования, обработки и получения документов, вплоть до дальнейшей передачи в архив и уничтожения [2].

Внедрение СЭД позволяет сокращать время обработки документов (поиск, копирование, доставка и т. д.), повышает надежность и удобство хранения, оптимизирует потоки распределения информации. На территории Краснодарского края при создании и внедрении системы электронного документооборота и межведомственном взаимодействии органов управления достигаются следующие цели:

повышение эффективности и оперативности принятия управленческих решений на всех уровнях власти;

усиление контроля над обработкой, исполнением и хранением документов;

оптимизация потоков информации на бумажных и электронных носителях;

исключение случаев утери документов;

создание единого информационного пространства для ввода, обработки, анализа и хранения документов;

создание «прозрачности» при обработке документов за счёт введения статусов обработки документов, ведения журнала изменений и передачи документа, отображения текущего этапа обработки документа;

обеспечение должностным лицам многофункционального доступа к базе данных системы документооборота;

сокращение сроков согласования документов в удалённых подразделениях, за счёт отсутствия пересылки пакета бумажных документов;

использование унифицированных форм документов, формирование документов по шаблонам, четкая структура хранения документов;

возможность перехода на электронный межведомственный обмен в процессе оказания услуг гражданам;

сокращение расходов на расходные материалы [3].

Основными задачами создания и внедрения систем электронного документооборота на территории Краснодарского края являются:

• 1) охват всего цикла документооборота органов власти Краснодарского края и других заинтересованных организаций — от постановки задач на создание документа до его передачи в архив и обеспечения хранения документов в любых форматах;
• 2) объединение разрозненного потока документов территориально удаленных структур в единую систему, причем каждый из исполнительных органов государственной власти Краснодарского края должны иметь систему внутреннего документооборота и одновременно входить в пространство единого корпоративного документооборота;
• 3) централизованное, структурированное и систематизированное хранение документов в электронном архиве;
• 4) единообразный подход к процедурам создания, формирования и обработки документа (регистрация, согласование и т. п.);
• 5) гибкое управление документами с помощью жесткой или свободной маршрутизации документов;
• 6) создание и ведение электронной библиотеки нормативно-правовых актов и внутренних регламентных документов;
• 7) поддержка нескольких мобильных клиентов, где полноценная работа, как на персональном компьютере, так и на ноутбуке, смартфоне, планшете, что позволяет обеспечить оперативный доступ к необходимым документам в любом месте и в любое время;
• 8) разграничение доступа пользователей к различным документам в зависимости от их компетенции, занимаемой должности и полномочий;
• 9) автоматизация бизнес-процессов обработки и исполнения документов, формализация и контроль исполнения документа (по времени, по срочности, по принадлежности и по компетенции);
• 10) обмен данными и интеграция с другими учетными системами.

Взаимодействие в государственном управлении Краснодарского края обеспечивает объединение СЭД администрации Краснодарского края, федеральных органов исполнительной власти, органов исполнительной власти Краснодарского края и муниципальных образований края.

Можно с полной уверенностью говорить о том, что СЭД в Краснодарском крае — это эффективная инфраструктура для оперативного принятия управленческих решений и своевременного контроля их исполнения, которая позволяет:

формализовать технологические процессы формирования, согласования и обработки документов, актуальность и достоверность схем их рассылки;

достигать высокой степени независимости от личностных качеств персонала, за счет автоматического исполнения большинства формальных действий;

улучшать средства контроля над ходом выполнения процессов формирования и обработки документов, регулировать и управлять системой документооборота;

повышать степень защищенности данных, вовлеченных в документооборот, обеспечивать их конфиденциальность за счет использования сертифицированных систем электронной цифровой подписи и шифрования;

получать статистические и аналитические сводки, характеризующие различные аспекты деятельности исполнителей и результаты выполнения работ по обработке документов [4];

снижать вероятность потери документа или доступа к нему лиц, не имеющих на это права.

Информационные технологии уверенно входят в нашу жизнь. Большим шагом в развитии безбумажного документооборота стали законодательные акты, принятые в 2010;2011 гг.: Федеральный закон «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» [1] и Федеральный закон «Об электронной подписи» [5].

С технологической точки зрения СЭД в Краснодарском крае представляет собой интегрированную систему, охватывающую делопроизводство и подготовку документов, а также электронный обмен, связывающий их с внешней средой [6]. Архитектура систем электронного документооборота в Краснодарском крае включает подсистемы: делопроизводство, документооборот, управление документами, регламентация прав доступа и архив электронных документов. Центральным звеном всех этих подсистем служит регламент электронного делопроизводства.

Подсистема делопроизводства обеспечивает ведение регистрации, учета, маршрутизации и контроль исполнения электронных документов в соответствии с принятыми правилами и стандартами. Подсистема электронного документооборота предназначена для автоматизации процессов обмена электронными документами на основе информационно-компьютерных технологий, как внутри, так и вне органов государственной власти Краснодарского края. Подсистема управления документами обеспечивает работу с электронными документами (создание, изменение содержания или статуса и т. п.) одного или группы пользователей. Подсистема регламентации прав доступа обеспечивает реализацию механизмов разграничения полномочий и контроля доступа к документам.

Регламент электронного делопроизводства определяет правила и порядок работы с электронными документами в системе электронного документооборота государственного управления Краснодарского края (форматы используемых электронных документов, маршруты рассылки, порядок учета, хранения и т. д.). Архив электронных документов обеспечивает хранение копий электронных документов в соответствии с принятыми правилами и стандартами делопроизводства.

Электронный документооборот в государственном управлении Краснодарского края, является многоуровневой системой. Оптимальное функционирование которой должно строиться на принципах, позволяющих осуществлять информационный обмен, как между информационными системами государственных органов Краснодарского края, так и с информационными системами муниципальных образований Краснодарского края. Процесс внедрения СЭД в органах власти Краснодарского края включает в себя комплекс организационных и технических мероприятий, а именно:

• 1) распределение ответственности и полномочий по управлению документами;
• 2) планирование жизненного цикла документов в электронном виде;
• 3) правила оформления и удостоверения подлинности документов в электронном виде;
• 4) порядок внесения изменений в документы в электронном виде;
• 5) защиту информации и управление доступом к ней;
• 6) протоколирование всех совершаемых действий;
• 7) учет документов в электронном виде;
• 8) осуществление экспертизы ценности документов в электронном виде;
• 9) оперативное хранение документов в электронном виде;
• 10) передача в архивное хранение или уничтожение документов в электронном виде [6].

Важное значение имеет закрепление ответственности, за работу с документами в электронном виде, на должностных лиц органов власти Краснодарского края, регламентированных в организационно-распорядительных документах (приказах, положениях о структурных подразделениях и т. д.). Назначение ответственных лиц за организацию работы и архивное хранение документов в электронном виде необходимо регламентировать распорядительные документы (приказ департамента, министерства) [7].

При организации электронного документооборота в органах власти Краснодарского края важную роль имеют следующие принципы:

• 1) соблюдение законодательства Российской Федерации в области делопроизводства и архивного дела;
• 2) соответствие отечественным и международным стандартам управления документацией;
• 3) эффективный контроль создания и хранения документов в процессе деятельности;
• 4) сохранность и защита документов на стадии оперативного хранения;
• 5) отбор и передача в архив или выделение к уничтожению документов в электронном виде;
• 6) передача документов постоянного хранения на государственное хранение. технология краснодарский межведомственный взаимодействие

В государственном управлении Краснодарского края задействованы потоки документооборота со следующими векторами:

вертикальный (указы, постановления, распоряжения, протоколы, поручения и т. д.);

горизонтальный (служебные записки, докладные и т. д.);

внешний (входящая и исходящая корреспонденция) [8].

Внедрение СЭД, отвечающей современной концепции развития Краснодарского края, позволяет перейти на новый уровень работы не только с документами, но и информацией в целом. Для постановки и оптимизации управления документами, а также организации взаимодействия сотрудников органов государственной власти Краснодарского края, выполняются следующие работы:

определение общих положений (политики) работы с документами (централизация, децентрализация, использование бумажных или электронных документов, порядок контроля исполнения поручений т.д.);

анализ и оптимизация процессов работы с договорами, предписаниями, заявками на ресурсы, входящими, исходящими и внутренними документами и т. д.;

разработка нормативно-справочной информации (номенклатура дел, места регистрации, виды документов, подлежащих обязательной регистрации, виды документов, подлежащих согласованию);

разработка регламентов бизнес-процессов — определение последовательности операций, распределение ответственности по этапам процессов, правил выполнения операций с учетом рекомендаций по оптимизации и возможностей систем электронного документооборота.

Вышеизложенные особенности внедрения систем электронного документооборота в государственном управлении Краснодарского края, созданы во исполнение основных правил оформления документов в электронном виде, именно они должны точно соответствовать своему бумажному аналогу, в части содержания и оформления. В электронном взаимодействии на территории Краснодарского края между его участниками наблюдаются позитивные сдвиги. Практика развития СЭД между различными органами, ведомствами и структурными подразделениями власти Краснодарского края позволяет утверждать, что уже в обозримом будущем каждый документ, полученный из любого государственного органа в электронном виде, в том числе полученный в результате взаимодействия органов и организаций, и подписанный электронной подписью, будет являться равнозначным обычному «живому» бумажному документу с подписью должностного лица и печатью соответствующей организации. Что в свою очередь значительно сокращает время обработки документов, повышает надежность и удобство хранения, оптимизирует потоки распределения информации.

Библиографический список

• 1. Федеральный закон Российской Федерации от 27 июля 2010 г. № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» // http://rg.ru/2010/07/30/gosusl-dok.html (режим доступа: 10.11.2013).
• 2. Мирошниченко А. А., Мирошниченко М. А. Электронное правительство. Предоставление государственных и муниципальных услуг. Учебн. пособие. под ред. В. В. Ермоленко. Краснодар: Кубанский гос. ун-т, 2014. 240 с.
• 3. Концепция развития межведомственного электронного документооборота в Краснодарском крае утвержденная постановлением главы администрации (губернатора) Краснодарского края, 2013 г.
• 4. Мирошниченко А. А. Развитие экономической и интеллектуальной составляющей Краснодарского края путем совершенствования механизмов открытого правительства. Региональный сектор экономики знаний: проблемы теории и практика управления формированием и развитием: материалы V Междунар. Науч.-практической. конф. / Краснодар: Кубанский гос. ун-т, 2013. C. 32−40.
• 5. Федеральный закон Российской Федерации от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи» //http://www.rg.ru/2011/04/08/podpis-dok.html (дата обращения 10.11.2014).
• 6. Мирошниченко А. А. Приоритетные направления развития систем управления и контроля Краснодарского края. Сектор экономики знаний южного макрорегиона: институциональные инновации, технологии контроллинга, управления знаниями, развития человеческого капитала: материалы IV Междунар. Науч.-практической. конф. Краснодар: Кубанский гос. ун-т, 2012. C. 127−134.
• 7. Постановление главы администрации (губернатора) Краснодарского края от 10.12.2013 года № 1425 «О внесении изменения в постановление главы администрации (губернатора) Краснодарского края от 29 декабря 2004 года № 1315 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Краснодарского края».
• 8. Федеральный Закон Российской Федерации от 09.02.2009 года № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления».