Учет запасов. 
Анализ контроля за своевременным и правильным оформлением документов

Запасы (строительные материалы, оборудование к установке, материалы, топливо и горючее, запасные части к машинам и оборудованию), отражаются в учете и отчетности по их фактической стоимости, которая определяется, исходя из затрат их приобретения, включая оплату процентов за приобретение в кредит, предоставленный поставщиком, наценки (надбавки), комиссионные вознаграждения, уплаченные снабженческим, посредническим, внешнеэкономическим государственным учреждениям, расходы на транспортировку, хранение и доставку, осуществляемые силами сторонних государственных учреждений.

Запасы учитывается в 1 разделе «Краткосрочные активы» плана счетов бухгалтерского учета.

Учет материальных ценностей ведется в количественном и суммовом выражении по наименованиям материалов и ответственным лицам. Материалы учитываются по стоимости их приобретения.

Материалы в учетные регистры по приходу записываются на основании первичных документов (счетов, актов приемок, накладные) тем числом, когда получены ценности. В первичных документах должны быть указаны следующие данные: от кого поступили материалы, наименование, сорт, количество, цена, сумма.

В тех случаях, когда имеются расхождения с данными документов поставщика, составляется акт приемки по форме 429. Акт составляется приемочной комиссией в двух экземплярах с обязательным участием заведующего складом и незаинтересованной стороны. Один экземпляр акта используется для учета принятых материальных ценностей, другой для оформления претензионного письма поставщику.

Списание материалов производится по ценам их приобретения.

Для учета запасов предназначены следующие счета:

• 1330 «Готовая продукция» ,
• 1310 «Материалы» ,
• 2610 «Животные» ,
• 1300 «Запасы «.

В данном учреждении для учета запасов применяется 1300 счет.

На этом счете учитываются материалы по их предметной характеристике.

Счет 1300 «Запасы» подразделяется на субсчета:

• 1310 «Материалы»
• 1316 «Хозяйственные материалы и канцелярские принадлежности» ;
• 1314 «Продукты питания» ;
• 1313 «Медикаменты и перевязочные средства» ;
• 1315 «Топливо, горючее и смазочные материалы» ;
• 1317 «Спецодежда и другие предметы индивидуального пользования» ;
• 1319 «Прочие материалы» ;
• 1350 «Зпасы в пути» ;
• 1318 «Запасные части «.

В Инспекции применяются следующие субсчета:1312,1316,1318.

На субсчете 1310 «Материалы» учитываются реактивы и химикаты, лом и отходы черных металлов, лом и отходы цветных металлов, материалы специального запаса, стекло и химпосуда, металлы, электроматериалы и радиоматериалы, радиолампы, фотопринадлежности, бумага для издания учебных программ, пособий и научных работ, подопытные животные и прочие материалы для учебных целей и научно-исследовательских работ, а также драгоценные и другие металлы для протезирования, боеприпасы, средства активной обработки, спецобработки и дегазации. По состоянию на 01.01.2013. остаток суммы составляет 100 083,6 тг.

На субсчете 1316 «Хозяйственные материалы и канцелярские принадлежности «учитываются хозяйственные материалы и канцелярские принадлежности, используемые для текущих нужд государственного учреждения (электрические лампочки, мыло, щетки), строительные материалы, предназначенные для текущего ремонта.

В данном учреждении канцелярские принадлежности (бумага, карандаши, чернила), приобретенные и одновременно выданные на текущие нужды, списываются на фактические расходы с отражением их общей суммы по приходу и расходу на субсчете 1316. На документах, подтверждающих приобретение и получение этих ценностей, должна быть расписка лица, получившего эти материалы. При списании канцелярских и хозяйственных товаров составляется ведомость выдачи материалов на нужды организации. По состоянию на 1.01.2012 года остаток хозяйственного материала и канцелярских товаров составил в сумме 19 220 351,36 тенге, приход на сумму 345 880тг., расход на сумму 918 947,73тг, и остаток на 01.01.2013 г. составил 1 347 283,63 тг.

На субсчете 1318 «Запасные части» учитываются запасные части, предназначенные для ремонта и замены изношенных частей в машинах (электронно-вычислительных), оборудовании, транспортных средствах (моторы, автомобильные шины, включающие покрышки, камеры и ободные ленты). По состоянию на 01.01.2012 г. остаток составил 43 723 тг., приход 152 800тг, расход 95 681 тг, остаток на 01.01.2013 г. 100 842 тг. (приложение-отчет о движении материальных запасов и малоценных быстроизнашивающихся предметов) На стоимость приобретенных материалов производится запись в дебет соответствующих субсчетов счета 1312 и кредит соответствующих субсчетов счетов 2320, 2370, 2383.

Наличие и движение всех принадлежащих государственному учреждению малоценных и быстроизнашивающихся предметов учитываются в 1 разделе «Краткосрочные активы» плана счетов. В их состав входит:

• а) предметы, служащие менее одного года, независимо от их стоимости;
• б) предметы стоимостью до 40-кратного расчетного показателя за единицу по цене приобретения, независимо от срока их эксплуатации.

Счет1319 «Прочие материалы «подразделяется на субсчета:

• 1319 «Прочие материалы «;
• 2383 «Прочие основные средства»;
• 2370 «Инструменты, производственный и хозяйственный инвентарь»;
• 1317"Спецодежда и другие предметы индивидуального пользования»

В Инспекции применяется субсчет 2383 «Прочие основные средства «, где учитываются основные средства, находящиеся в эксплуатации. По состоянию на 1.01.2011 года остаток прочих основных средств составил 550 756,44 тенге, израсходовано в течение 2010 года на нужды государственного учреждения на общую сумму 105 080 тенге (приложениеотчет о движении МБП) Списание прочих основных средств производится при полной их изношенности на основании соответствующих актов, утвержденных начальником управления.

На сумму выбывших из эксплуатации прочих основных средств производится запись по кредиту субсчета 2383 и дебету субсчета 5220.

Учет операций по выбытию и перемещению прочих основных средств ведется в накопительной ведомости.

Аналитический учет прочих основных средств по субсчету 2383 ведется по наименованиям предметов, количеству, их стоимости и материально ответственным лицам на вкладных листах к инвентаризационной описи и сличительной ведомости. Движение основных средств течение года отражается в соответствующих графах вкладных листов с выделением остатков на конец каждого квартала. При применении в аналитическом учете вкладных листов оборотные ведомости не составляются.

Записи на вкладном листе производятся по каждому документу. При этом в свободной части над графами «Дата и номер мемориального ордера», «Количество» и «Сумма» указывается месяц, в котором произошло движение ценностей и вид операции «поступило» или «выбыло». Если в одном месяце было два поступления предметов одного наименования и одной стоимости, операции записываются дважды. В тех случаях, когда в течение года поступают предметы нового наименования, которых не было на 1 января, они должны быть записаны в инвентаризационную опись (сличительную ведомость).