Документирование является важнейшей стороной ревизионной работы. Рабочие документы позволяют грамотно оценить работу исполнителей, сохранять информацию для обсуждения в последствии возможных разногласий, контролировать качество деятельности проконтролированной организации и, наконец, иметь документальное подтверждение того, что проверка проводилась как таковая.
Хочется предостеречь ревизоров от двух крайностей, связанных с документированием. Выскажем опасение, что органы финансового контроля не документируют контрольные мероприятия и сводят все документирование к подготовке акта с отмеченными в ходе проверки нарушениями.
Есть и другая крайность: пытаются вложить в материалы проверки ксерокопии чуть ли не всех бухгалтерских документов, проверенных в ходе работы. В результате удается заполнить большое число пухлых папок, которые, однако, абсолютно бесполезны для последующего контроля и анализа, поскольку созданы без логики и системы.
Материал по итогам контрольного мероприятия должен содержать ясные, четкие, аккуратно оформленные документы, снабженные необходимыми ссылками. Это позволяет стороннему квалифицированному специалисту легко понять, какие подходы применяли ревизоры, к каким выводам они пришли и почему, на основе каких фактов были сделаны выводы по результатам работы. В случае, когда по отдельным вопросам программы нарушений не выявлено, в акте при изложении таких вопросов делается запись: «нарушений не выявлено».
В акте в обязательном порядке отражаются все вопросы, включенные в программу проведения ревизии.
При несогласии ответственных должностных лиц проверяемого объекта с фактами, установленными проверкой, акт подписывается с указанием на наличие замечаний или возражений. Замечания (возражения) излагаются в письменном виде и являются неотъемлемым приложением к акту проверки.
