Комплектование и учёт документов Архивного фонда РФ

Комплектование архива включает:

• — определение источников комплектования архива в соответствии с его профилем:
• — определение состава документов, подлежащих приёму в архив;
• — приём документов в архив.

Комплектование архива осуществляется в соответствии с принципами:

• — принадлежности документов к составу Архивного фонда РФ; соблюдения прав собственности на документы;
• — происхождения и территориальной принадлежности документов; необходимости фондов.

Государственные и муниципальные архивы комплектуются документами Архивного фонда РФ, образующимися в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления, организаций, предприятий и граждан и имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение.

Передача на постоянное хранение в государственные и муниципальные архивы обязательного бесплатного экземпляра документов осуществляется в порядке, установленном законодательством Российской Федерации об обязательном экземпляре документов. Федеральный закон от 29.12.94 N 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов» .

Под учётом архивных документов понимается установление количества и состава архивных документов в единицах учёта, принятых в архивном деле, отражение этого количества в учётных документах архивов и архивных органов.

Основой учёта документов Архивного фонда РФ является единая система регистрации архивных фондов, коллекций, единиц хранения, обеспечивающая организационную упорядоченность, идентификацию и возможность адресного поиска документов. Средство учёта документов является присвоение архивных шифров единицам хранения.

Порядок государственного учёта документов Архивного фонда РФ основывается на принципах: Булюлина Е. В. Указ соч. С. 50.

ѕ централизации;

ѕ унификации;

ѕ динамичности;

ѕ полноты и достоверности государственного учёта.

Документы Архивного фонда Российской Федерации постоянного срока хранения независимо от места их хранения, содержания, подлинности, способов воспроизведения подлежат государственному учету.ст. 19 Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» Порядок государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации определяется Федеральным архивным агентством. Уникальные документы подлежат также учету в Государственном реестре уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации, ведение которого осуществляется Федеральным архивным агентством. Регламент государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, утвержденный приказом Росархива от 11.03.97 № 11. Временный порядок автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в государственных и муниципальных архивах, утвержденный приказом Росархива от 23.10.00 № 64.

Особому учёту подлежат особо ценные и уникальные документы.

Учёт особо ценных документов ведётся по списку фондов, содержащих особо ценные дела, и описям особо ценных дел.

Для учёта уникальных документов создан Государственный архив уникальных документов Архивного фонда РФ. Уникальному документу присваивается регистрационный номер в Государственном реестре уникальных документов, первые экземпляры листов уникальных документов формируются в тома в валовой последовательности их номеров по Государственному реестру и подлежат вечному хранению в службе Государственного реестра.

Таким образом, комплектование архива — это систематическое пополнение архива документами Архивного фонда РФ в соответствии с его профилем.

Документы Архивного фонда Российской Федерации учитываются по архивным фондам, архивным коллекциям, единицам хранения.