Документальное оформление материалов ревизии расчетов с поставщиками и подрядчиками, с покупателями и заказчиками

Качество ревизии зависит не только от уровня ее организации и правильности проведения, но и от оформления обобщающих материалов: основного акта комплексной либо тематической ревизии, частного (промежуточного) акта ревизии, справок, накопительных ведомостей, приказов, издаваемых по результатам рассмотрения ревизий. На основании этих документов принимаются меры к ликвидации недостатков и нарушений; разрабатываются мероприятия по устранению причин и условий, способствовавших выявленным нарушениям; привлекаются к дисциплинарной, материальной и уголовной ответственности виновные должностные и материально ответственные лица. Содержание и качество оформления этих документов позволяют также судить об уровне проведенной проверяющими работы, их квалификации и компетентности.

По результатам ревизии, в ходе которой выявлены факты нарушений актов законодательства, регулирующих экономические отношения, руководителем ревизионной группы (ревизором) на основании справок специалистов, включенных в состав группы, составляется основной акт комплексной ревизии (акт ревизии). Если же в процессе проведения комплексной ревизии не установлено фактов нарушений действующего законодательства в сфере экономических отношений, бесхозяйственности и т. п. — руководитель ревизионной группы оформляет результаты ревизии путем составления справки.

Акты и справки подписываются руководителем ревизионной группы (ревизором), руководителем и главным бухгалтером (финансовым директором) ревизуемого субъекта предпринимательской деятельности либо индивидуальным предпринимателем.

В случае отказа должностных лиц проверяемого субъекта хозяйствования от подписания акта ревизии в нем делается соответствующая запись. Отказавшиеся от подписи имеют право изложить в письменной форме мотивы отказа.

При наличии возражений по содержанию акта ревизии (справки) подписывающие его должностные лица ревизуемой организации либо индивидуальный предприниматель делают об этом записи перед своей подписью и не позднее 5 рабочих дней со дня подписания акта должны представить в ревизующую организацию возражения в письменной форме по тем аспектам, с которыми они не согласны или возражают по их существу. В случае непредставления таких возражений в установленный срок замечания должностных лиц ревизуемой организации не принимаются во внимание. В случае представления возражений в установленный срок их обоснованность проверяется руководителем ревизионной группы (ревизором), проводившим ревизию, и по ним составляется заключение в письменной форме, с содержанием которого знакомят соответствующих должностных лиц ревизуемой организации (заинтересованных лиц).

Руководитель ревизионной группы вправе потребовать представление письменных объяснений должностных лиц ревизуемого предприятия и лиц, непосредственно виновных в установленных ревизией нарушениях и злоупотреблениях. Данные объяснения прилагаются к основному акту ревизии и являются его неотъемлемой частью.

Промежуточный акт ревизии имеет такую же структуру, как и основной акт ревизии. Единственное отличие состоит в том, что в результативной части излагаются результаты исследования только одного участка финансово-хозяйственной деятельности ревизуемой организации. Он подписывается руководителем ревизионной группы, соответствующими должностными лицами ревизуем организации, а также лицами, причастными к выявленным нарушениям и злоупотреблениям, от которых в обязательном порядке изымаются письменные объяснения. Факты, изложенные в промежуточном акте, включают в основной акт ревизии, а сам он является приложением к нему.

Один экземпляр промежуточного акта передается руководителю ревизуемой организации, второй является приложением к сопроводительному письму, с которым материалы ревизии передаются в правоохранительные органы для возбуждения уголовного дела и предъявления гражданского иска. Такие материалы должны передаваться правоохранительным органам в оригиналах в десятидневный срок. За своевременность их передачи, полноту и надлежащее качество персональную ответственность несет руководитель контролирующей организации.

Выявленные факты однородных нарушений могут отражаться в накопительных ведомостях, прилагаемых к каждому экземпляру акта ревизии, в которых указываются все необходимые данные по каждому факту нарушения: размер причиненного ущерба (при его наличии), период, на протяжении которого совершалось нарушение, даты и номера документов. В основном акте комплексной ревизии приводятся только итоговые данные и содержание этих нарушений со ссылкой на соответствующие приложения, в которых приводятся накопительные ведомости по однородным нарушениям. Группировка нарушений способствует сокращению объема акта ревизии, а также делает его более компактным.

Записи в ведомости производят по установленным фактам нарушений, применительно к разделам акта комплексной ревизии. Ведомости подписываются руководителем ревизионной группы (ревизором) и главным бухгалтером ревизуемой организации с целью подтверждения выявленный фактов нарушений, злоупотреблений и бесхозяйственности.