Краткое описание системы электронного документооборота «название»
Основные компоненты СЭД СЗФК представлены внутренним корпоративным Центром Сертификации, программными и техническими средствами рабочих мест Участников, средствами криптографической защиты информации (далее СКЗИ) и организационно-нормативными мероприятиями СЭД СЗФК.
Основной принцип работы в СЭД СЗФК — обмен зашифрованными и подписанными ЭЦП документами по электронной почте. В качестве программы для обмена электронными документами используется почтовый клиент Microsoft Outlook, работающие на операционных системах Windows 9x/NT/2000/XP.
Шифрование и подпись документов, почтовых сообщений, а также операции по проверке ЭЦП документов и расшифровке сообщений выполняются СКЗИ «КриптоПро CSP» .
Программное обеспечение рабочего места Участника предоставляет удобный интерфейс для работы и позволяет Участнику посылать открытые, зашифрованные, подписанные, а также одновременно зашифрованные и подписанные почтовые сообщения, проверять ЭЦП каждого вложения в автоматическом режиме.
Архитектура системы электронного документооборота «название»
Архитектура системы документооборота включает:
Уровень представления информации — интерфейсов пользователей — обеспечивает взаимодействие webи мобильных клиентов с сервером.
Уровень предметной области, на котором в системе определяются:
— Бизнес-объекты: документы, поручения, задачи, кейсы, контакты и др.
— Жизненные циклы объектов, роли, события, операции и др.
— Коллекции: журналы, папки, представления, результаты поиска, персональные коллекции документов и др.
— Функциональные сервисы СЭД: регистрация, контроль, формирование дел, задачи, уведомления, обсуждения и др.
— Процессы обработки документов: подготовка, согласование и др.
Выявление недостатков в системе электронного документооборота «название»
Несмотря на широкие возможности и явные преимущества система электронного документооборота имеет ряд недостатков.
— Проблема информационной безопасности — к сожалению, системы электронной защиты всегда не совершенны и ни одно предприятие не застраховано от утечки информации по цифровым каналам; зачастую намного проще извлечь информацию из электронного поля, чем изъять бумажный документ из сейфа.
— Использование технических средств способствует существенному увеличению потока документооборота, в результате чего возникают сбои.
