Учёт и принятие решений по закупкам в торгово-закупочной деятельности

Процесс принятия управленческого решения о закупках товаров включает в себя пять основных этапов.

Начальная фаза разработки управленческого решения связана с формулировкой проблемы, побуждающей фирму приобретать тот или иной товар. Важно иметь в виду, что инициатива при закупках обычно принадлежит покупателю. «Закупочный центр» — группа лиц, которые в той или иной степени участвуют в выработке и принятии решения о закупках товаров.

Данная группа формируется по мере того, как возникает задача новой закупки. Каждый из участников выполняет свою специфическую роль. В числе потенциальных членов группы закупки могут рассматриваться три прямых и два косвенных субъекта.

Участники «закупочного центра» судят о возникновении таких проблем, прежде всего по некоторым формальным признакам-основаниям. Среди них такие достаточно стандартные ситуации, как исчерпание производственных запасов; выход из строя оборудования по причине физического или морального износа; изменения в структуре и объемах материалопотребления по причине изменения параметров производственной программы.

На данном этапе основное значение имеет тип покупки товара:

• — обычная (восполнение регулярно потребляемых сырья, материалов и изделий);
• — разовая (в основном это касается замены вышедшего из строя или устаревшего оборудования, приобретения технически сложной продукции, мебели, инвентаря и т. п.);
• — уникальная (принципиальная замена производственной технологии, оборудования вновь вводимых административных помещений и т. д.).

Большое влияние на формулировку проблемы способен оказать продавец товара. Представитель фирмы-изготовителя или торгующей организации может побудить покупателя к осуществлению закупки путем активного целенаправленного воздействия на его сознание. Это достигается демонстрацией товара с акцентированием внимания на его особых достоинствах. Доказывая, что предлагаемый образец техники, например, работает более производительно, стоит относительно недорого, требует относительно небольших затрат и усилий по наладке и вводу в действие (монтажу и т. п.), обеспечивает в конечном счете высокую экономическую эффективность (рентабельность), продавец создает дополнительный мотив закупки, т. е. участвует в формулировке проблемы фирмы-покупателя.

На втором этапе происходит распределение компетенции между участниками «закупочного центра». Здесь, в зависимости от типа покупки, функция разработки решения закрепляется за соответствующим действующим лицом. Принцип распределения полномочий предполагает обязательный учет типа закупки. Общее правило состоит в том, что обычные покупки входят в компетенцию службы снабжения, разовые — производственно-технологической и инженерной службы, а уникальные относятся к компетенции руководителя.

Предметом третьего этапа разработки решения о закупке является анализ внутренних резервов предприятия и исследование внешней информации о конъюнктуре рынка соответствующего товара. Внутренние резервы фирмы в некоторых случаях позволяют решить проблему, сформулированную на первом этапе различными способами. Так, например, отдельные вопросы связаны с ремонтом вышедших из строя изделий, который в данном случае рассматривается, как альтернатива закупке нового оборудования.

В случае, когда необходимость приобретения товара признается безусловной, участники «закупочного центра» приступают к исследованию коммерческой информации. Источниками ее служат:

• — представители фирм-продавцов (изготовителей и посредников);
• — технический персонал своей фирмы и других фирм;
• — коммерческое руководство и персонал служб закупок других фирм;
• — рекламные материалы и статьи в прессе;
• — специальные торговые и промышленные каталоги товаров;
• — торгово-промышленные ассоциации (палаты и т. п.);
• — перечни фирм изготовителей и посредников.

Из приведенных выше источников информации особого внимания заслуживают представители по сбыту (продажам) фирм изготовителей и посредников. Их информация поступает к покупателю в наиболее полном виде и обычно без искажений, так как «сбытовик» более всего заинтересован в убеждении покупателя и может значительно пострадать, вводя клиента в заблуждение. В целом вся информация обязательно тестируется на достоверность и оценивается по стоимости и доступности. С целью снижения затрат по сбору коммерческих данных и облегчения доступа к ним некоторые продавцы объединяются в торгово-промышленные палаты. Для членов таких общественных организаций вся информация становится бесплатной, а, так как в основном она предоставляется этими же фирмами, то каждая из них стремится обеспечить максимальную достоверность сведений.

В процессе анализа информации о состоянии рынка важная роль отводится оценке вариантов закупки. Примерный перечень оценочных критериев, которыми при этом пользуются покупатели, включает в себя две группы характеристик. Первая из них концентрирует внимание на поставщике, вторая — на товаре. В основе выбора лежит принцип экономической целесообразности заключения сделки.

Общий перечень оценочных критериев выглядит следующим образом.

Характеристики фирмы-поставщика.

• 1. Общая репутация поставщика товара.
• 2. Финансовое положение поставщика.
• 3. Способность поставщика гибко реагировать на разносторонние запросы покупателя.
• 4. Опыт заключения аналогичных сделок.
• 5. Возможность предоставления покупателю услуг технического характера.
• 6. Доверие к представителю поставщика.
• 7. Условия размещения заказа.
• 8. Стабильность показателей качества готовой продукции (товара) данного поставщика.
• 9. Соблюдение договорных сроков поставки товара.

На четвертом этапе происходит выработка самого решения, т. е. фактически выбор конкретного варианта закупки и заказ на ее поставку.

Завершающей фазой данного процесса является исполнение решения, которое обычно представляет собой выраженное в официальной форме (письменно или устно) уведомление конкретного поставщика о согласии на заключение с ним сделки купли-продажи.

На практике в сфере принятия управленческих решений по закупкам могут использоваться следующие расчёты.

1. Планирование закупок и продаж по впервые закупаемым товарам Цель закупки нового товара — не получение прибыли, а накопление статистики по данному товару для дальнейшего управления закупками данного товара.

А) Закупка пробной партии нового товара имеющейся товарной группы.

Определение пробной партии закупки товара производится исходя из среднедневного объема показателей по схожим товарам.

V_з = V _ср.д х М, где V _ср.д — среднедневной объем продаж по товарной группе по одной позиции схожих товаров (по качеству, престижу, цене и т. п., то есть в зависимости от позиционирования на рынке);

М — период, определяемый экспертным методом, за который можно охарактеризовать поведение товара на рынке (М не более среднего нормативного срока хранения товаров по группе).

• Б) Закупка нового товара новой товарной группы.
• 2. Определение минимального остатка на складе

Минимальный остаток на складе определяется двумя параметрами:

• — максимальное процентное отклонение фактического значения выручки от планового значения
• — максимальный сбой в поставках товара в ретроспективном периоде.

Минимальный остаток на складе определяется как процент от перспективного значения объема продаж ®. Данный процент рассчитывается по формуле:

R = r₁+r₂ ;

Где r₁ -максимальное значение отклонения плана выручки по себестоимости от факта в ретроспективном периоде, %.

r₂ — максимальный сбой в поставках товара в ретроспективном периоде, %.

r₂ = максимальный сбой в поставках товара (дни) / средний срок доставки товара (дни) т.о. минимальный запас товара на складе рассчитывается по формуле:

N=R x V_d ;

Где V_d -прогнозируемый объем реализации на период нормативного срока хранения или период от заказа до прихода товара на склад.

При варианте предложения поставщиком товара по низкой стоимости и фиксированном объеме (например, «сток») или использования поставщиком гибкой ценовой политики, следует применять другой принцип принятия решения о закупке товара уже после нахождения наиболее выгодного поставщика.

На первом этапе определяются расходы по замораживанию денежных средств в товарных запасах сверх потребности. Для этого рассчитываются прогнозные остатки товара на складе помесячно на протяжении периода расходования предполагаемой закупки и текущего товарного запаса до минимального остатка. Это связано с тем, что нет потребности в новом товаре, пока имеющийся товарный запас не достигнет нормативного уровня.

3. Остатки товара на складе помесячно необходимы для определения среднего товарного запаса в течение месяца О_к=О_н-V_п;

Где О_к — остаток на конец месяца за вычетом минимального остатка;

О_н— остаток на начало месяца за вычетом минимального остатка;

V_п— объем продаж за месяц.

Объем продаж за месяц определяется разными способами, в зависимости от принадлежности товара к группам «А», «Б», «С» или «Д». Для группы «А» объем продаж определяется исходя из прогноза, для остальных групп исходя из текущего товарного запаса и оборачиваемости. Затем определяется срок расходования товара до минимального значения. В случае, если он больше максимально допустимого срока хранения (определяется стабильностью спроса в долгосрочном периоде и общеэкономической ситуацией), то закупка «стокового» товара нецелесообразна. После этого при положительном результате проверки на целесообразность рассчитываются следующие параметры.

Среднее значение товара на складе определяется по соотношению:

Оср (i)= (Он (i)+Ок (i))/2 ;

Оср (i) — средний остаток товара на складе за i — месяц за вычетом минимального остатка.