Анализ информационных сетей предприятия

Сегодня уже многие пришли к мысли, что культура работы с документами — это часть производственной культуры, являющейся важной предпосылкой успешной деятельности в условиях рынка. Поэтому система документооборота — такая же часть производственной инфраструктуры, абсолютно равноправная и необходимая, как и оборудование, ресурсы и персонал. Эта идея понятна любому руководителю, который теряет много времени от неправильно или несвоевременно оформленных документов, от неверных управленческих решений или от невозможности быстро найти нужный документ. В связи с этим предлагается алгоритм анализа информационных сетей предприятия как анализ внешнего и внутреннего документооборота предприятия, основанный на выявлении «проблемных» участков документооборота и оптимизации движения документов согласно рациональной организации труда, т.к. документооборот — это физическое отражение существования и динамики информационных потоков организации.

Данный анализ предлагается реализовать поэтапно на примере предприятия ООО «Байсар». Схема реализации представлена на рисунке 2.4.1.

На первом этапе следует выделить сектор, ответственный за документооборот, куда входят основные подразделения, отдельные исполнители, отвечающие за процесс движения документооборота на предприятии. В основном данная функция возлагается на работников приемной руководителя организации. На небольших предприятиях эта работа поручается секретарю, который ведет регистрацию документов в специальных журналах. Следует также иметь в виду, что с внедрением технических средств на предприятии, а также использованием локальных сетей, за процесс оборота одних и тех же документов могут отвечать несколько работников: фактически работающих с бумажными документами и работающих с этой же информацией в сети.

После выделения сектора, ответственного за документооборот на предприятии, необходимо определить подчиненность выделенных подразделений и разграничить их функции по видам выполняемых работ, с целью формирования существующей модели документооборота на предприятии. Воспользовавшись сложившейся организационной структурой, следует разработать блок-схему взаимосвязи подразделений, не отвечающих за процедуру документооборота, с ранее сформированной схемой подразделений, отвечающих за документооборот на предприятии. После этого целесообразно указать (схематически) маршруты движения документов и между самими подразделениями. Структура существующей модели документооборота в ООО «Байсар» представлена на рисунке 2.4.2:

Рис. 2.4.2. Структура документооборота ООО «Байсар»

На втором этапе производится анализ структуры документооборота предприятия. Группировку документов по признаку документационного обеспечения рекомендуется проводить в виде таблицы. Для более подробного анализа можно рассчитать количество обращающихся документов в среднем в месяц, в день.

Возможен также более детальный анализ приказов с разбивкой их на рубрики:

• — по основной деятельности;
• — по учетной политике;
• — по личному составу.

Внутренние документы целесообразно рассматривать в разрезе финансовых и служебных функций.

Период, в течение которого проводится анализ, выбирается предприятием самостоятельно. Для выявления динамики в движении документов определяются темпы роста входящих, исходящих и внутренних документов предприятия.

В результате просмотра журнала регистрации в приемной организации и анализа полученной информации автором составлена таблица, в которой представлена сводная информация по каждому виду документа в динамике за 2003; 2005 года.

Пример анализа документов предприятия по признаку документационного обеспечения представлен в таблице 2.4.1.

Таблица 2.4.1.

Анализ структуры документооборота по признаку документационного обеспечения ООО «Байсар».

Таким образом, проведенный анализ свидетельствует о том, что наибольшая доля документов с 2003 по 2005 года приходилась на внутренние документы. Кроме того, их количество сократилось в течение анализируемого периода. Данное снижение вызвано расширяющимся доступом в получении необходимой информации за счет локальной сети.

Рост количества приказов в течение 2005 года вызван повышением доли рутинных вопросов, что указывает на то, что основная задача руководства предприятия — это поддержание уже существующего организационного порядка.

Возросла деловая активность предприятия, о чем свидетельствует рост выручки от реализации продукции на 43 030 тыс. руб. (Приложение 1 и приложение 2). Соответственно растут потоки входящих и исходящих документов. Возросло количество поступаемых заявок на товары в связи с привлечением новых потенциальных покупателей, возросшие требования к отчетности предприятия перед учредителями требуют более частой переписки и предоставления необходимого материала. Графически данная таблица представлена на рисунке 2.4.1.

Рис. 2.4.3. Изменение количества документов по годам

Группировка документов предприятия по подразделениям, позволяет определить: какие из подразделений наиболее сильно загружают документооборот. Количество документов определенное в предыдущем виде анализа необходимо перегруппировать по подразделениям, которые были определены при формировании существующей модели документооборота на предприятии. Данный вид анализа также рекомендуется проводить в виде таблицы с указанием доли документов каждого подразделения в общей их сумме.

Критерии отнесения документов к тому или иному подразделению выглядят следующим образом:

• — для входящих и внутренних документов — то подразделение, которое будет выполнять предписания по данному документу или ответственное лицо подразделения, которому адресован данный документ;
• — для исходящих документов — то подразделение или должностное лицо, которым составлен данный документ.

Ниже в таблице 2.4.2. представлена анализ видов документов по основным подразделениям, а также анализируется их динамика. Определив основные потоки информации на предприятии, станет очевидным: какие из них необходимо в первую очередь автоматизировать. Примером служить статистика ООО «Байсар».

Таблица 2.4.2.

Анализ структуры документооборота по подразделениям согласно организационной структуры ООО «Байсар».

Данные тенденции развития, представлены на рисунке 2.4.4:

Рис. 2.4.4. Анализ структуры документооборота по подразделениям согласно организационной структуры ООО «Байсар»

Как видно из анализа структуры документооборота по подразделениям согласно организационной структуры ООО «Байсар» максимальное количество документов приходится на центральную бухгалтерию, так как практически каждый внутренний документ (а финансовый — обязательно) должен быть заверен в бухгалтерии для отслеживания движения финансово-материальных потоков предприятия. Также значительная доля документов приходится на планово-экономический и торгово-сбытовой отделы. Это связано с обработкой большого количества документации, а также с недостатком количества компьютерной техники в подразделениях ООО «Байсар».

Что касается отдела снабжения, то доля документооборота в течение 2003;2005 года выросла, что вызвано: во-первых, необходимостью дополнительной закупки товаров в связи с ростом потребительского спроса; во-вторых, с полным отсутствием в отделе вычислительной техники по причине отсутствия работников, умеющих владеть персональным компьютером.

Большое количество документов, обращающихся в планово-экономическом отделе, вызвано тем, что помимо своих непосредственных функций на отдел наложены следующие дополнительные обязанности: ведение реестра пайщиков, подготовка и проведение заседаний.

Количество документов планово-экономического отдела растет по нескольким ранее уже отмеченных причинам, одной из которых, является рост объемов реализации, что требует работы с большим количеством покупателей.

Несмотря на очевидную повышенную нагрузку в планово-экономическом отделе предприятие не получает существенной помощи от РВЦ. Ни один из участков отдела в 2005 году не был автоматизирован. Это связано, прежде всего, с малым количеством (2 человека) работников расчетно-вычислительного центра.

Группировка документов предприятия помесячно для выявления сезонности и их анализ.

Произведем анализ объема документооборота в течение одного года на примере 2005 года в таблице 2.4.3.

Таблица 2.4.3.

Объем документооборота ООО «Байсар» в 2005 году помесячно.