Особенности оформления отдельных реквизитов

Реквизит 01. Государственный герб Республики Беларусь помещается на бланках с угловым расположением реквизитов. Его помещают на верхнем поле бланка над серединой строк наименования организации, а на бланках с продольным расположением реквизитов — в центре верхнего поля. Диаметр изображения — не более 17 мм.

Реквизит 02. Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) используют на бланках организаций всех форм собственности в соответствии с уставом (положением об организации). Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб Республики Беларусь.

Реквизит 03. Код организации: проставляют ОКОГУ для министерств и других органов управления, код ОКЮЛП для других организаций. Код служит для электронной идентификации документа.

Реквизит 04. Код формы документа проставляют на бланке по ОКРБ 010−95 «Унифицированные документы» (ОКУД).

Реквизит 05. Наименование вышестоящей организации.

Реквизит 06. Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в её учредительных документах, и указывается обязательно вне зависимости от того, изготовлен документ на бланке или без него. Под полным наименованием организации указывают в скобках сокращенное наименование.

Рисунок 3.2 Схема расположения и размеры реквизитов организационно-распорядительных документов

Реквизит 07. Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации. Автором документа может быть должностное лицо, представляющее организацию.

Внутренние документы оформляются чаще всего без использования бланка, но данный реквизит должен обязательно указываться.

Реквизит 08. Почтовый адрес отправителя оформляют в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, действующими на территории Республики Беларусь.

Реквизит 09. На бланке для письма ниже реквизитов «Наименование организации» и «Наименование структурного подразделения» помещают почтовый адрес отправителя, коммуникационные данные (телеграфный адрес, номера телефона, телефакса, с включением кода автоматической междугородней (международной) телефонной связи, адрес электронной почты и т. д.) и коммерческие данные (номер счета, наименование банка и т. д.).

На общем бланке на этом месте располагают реквизит «Название вида документа».

Реквизит 10. Название вида документа, составленного или изданного организацией, должно соответствовать видам документов, предусмотренным УСОРД. На бланке письма наименование вида документа не указывают.

Реквизит 11. Дата документа. Реквизит, содержащий указанное на документе время его создания и (или) подписания, утверждения, принятия, согласования, опубликования.

Датой распорядительного документа является дата его подписания или утверждения, для протокола — дата заседания (принятия решения), для акта — дата события. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год, например: 05.01.2008. Буква «г.» после цифр года не ставится. Для финансовых и нормативных правовых актов можно использовать словесно-цифровой способ оформления даты (без кавычек), например: 1 марта 2008 г.

Реквизит 12. Регистрационный индекс документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнить по усмотрению организации индексом структурного подразделения, индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. сведениями, например, 01- 07/5.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе, например, 90/97.

Реквизит 13. Ссылка на регистрационный индекс и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ и оформляется только на бланке письма (т.е. текст письма нет необходимости начинать «На Ваше письмо №… от… даем ответ…»).

Реквизит 14. Реквизит «Место составления или издания» располагают на общем бланке под реквизитами «Дата» и «Регистрационный индекс».

На бланке для письма на этом месте располагают реквизит «Ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа».

Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, и оно включает только общепринятые сокращения. Местом составления или издания организационно-распорядительных документов считается место регистрации юридического лица.

Реквизит 15. «Гриф ограничения доступа» к документу. Реквизит официального документа, свидетельствующий об особом характере информации, ограничивающий круг пользователей документа. Гриф ограничения доступа к документу (секретно, конфиденциально и др.) проставляют без кавычек на первом листе документа на верхнем углу справа, и его можно дополнить данными, предусмотренными законодательством об информации, отнесенной к государственной тайне и конфиденциальной информации. На практике используют грифы «Для служебного пользования («ДСП»), «Конфиденциально» и т. д.

Реквизит 16. «Адресат». В качестве адресата могут выступать организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже, например:

Министерство юстиции Республики Беларусь Управление систематизации законодательства Должность лица, кому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:

Генеральному директору ЗАО «Минскводоочистка».

Петрову В.И.

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:

Администрации районов Брестской области В состав реквизита «Адресат» при необходимости может входить почтовый адрес. Элементы адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертыми адресатами не указывают. При большом количестве адресатов составляют список рассылки документа.

Если письмо адресуется организации, указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

Научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела Черкасский пер, д. 2,.

220 000, г. Минск.

Реквизит 18. «Резолюция» документа. Реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение.

Резолюция пишется на документе в правом верхнем углу над текстом соответствующим должностным лицом и включает фамилии исполнителей, содержание поручения, подпись и дату наложения, например:

И.А.Медведевой

В.Н.Егорову

Прошу подготовить проект генерального соглашения

с фирмой «Заречье» к 13.02.2001

Смирнов

21.01.2001

Допускается оформление резолюции на отдельном листе, так называемой рефератке (на бумаге формата А6 или А4). Делается это при отсутствии свободного от текста места на лицевой стороне первого листа документа, с отметкой о связи рефератки с основным документом, на котором также делается отметка о связи с резолюцией.

Реквизит 19. «Заголовок к тексту» _ реквизит документа, кратко излагающий его содержание (именно он переписывается в журналы регистрации). Заголовок согласуется с наименованием вида документа и может отвечать на вопросы:

о чем (о ком)?, например:

Приказ о создании аттестационной комиссии;

чего (кого)?, например:

Акт ревизии;

(кому?), например:

Должностная инструкция секретарю-референту.

К тексту документов, оформленных на бланках А5, либо к тесту на бланке формата А4, не превышающему 10 строк, заголовок можно не составлять.

Заголовок располагают без отступа от левого поля над текстом, отступив от надписей бланка 1,5−2 межстрочных интервала. Сам заголовок должен содержать не более 150 знаков и не более 28 машинописных знаков в одну строку (соответственно, заголовок не будет более 5 строк).

Как и любой другой многострочный реквизит, заголовок к тексту документа на компьютере печатают с межстрочным интервалом «точно» 14 пт. По ширине данный реквизит должен занимать не более 73 миллиметров от левого поля документа (каждая строка), но в случае, когда по независящим от автора документа причинам заголовок к тексту превышает 5 строк, его допускается продлевать до 120 мм от левого поля документа.

Точку в конце заголовка не ставят.

Реквизит 20. Реквизит «Отметка о контроле» представляет собой специальную пометку (наносится рассматривающим должностным лицом — буква «К» на левом поле документа на уровне реквизита «Заголовок к тесту»; канцелярией _ словом или штампом «Контроль» на верхнем поле документа) об особом статусе документа и необходимости особого контроля за соблюдением сроков исполнения данного документа.

Реквизит 21. Текст официального документа. Информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи, заключающая в себе всю или основную часть речевой информации документа.

Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части (констатирующей) указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной, распорядительной) — решения, поручения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы — распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления — просьбу без пояснения; справки, докладные записки — оценку фактов, выводы).

Если текст содержит несколько решений, выводов и т. п., то его следует разбить на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В распорядительных документах (приказ, распоряжение и т. д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также в документах, адресованных руководству организации, изложение текста должно идти от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»).

В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («приказывает», «решил»).

В совместных распорядительных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили»).

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят», «комиссия установила»).

В письмах используют следующие формы изложения:

• · от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»);
• · от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»);
• · от третьего лица единственного числа («министерство не возражает», «НИЦЭД считает возможным»).

Текст печатают, отступив 1,5 межстрочных интервала от реквизита «Заголовок к тексту» через одинарный межстрочных интервала с абзаца (отступ первой строки абзаца 1,25 мм), если текст не делится на подразделы.

Реквизит 22. Отметку о наличии приложения к документу, упоминаемого в тексте документа, оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров, при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложения: 1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 2 экз.