Конфигурации рабочих мест

Аппаратная конфигурация рабочих мест неоднородна и представлена в таблице 1.1.

На рабочих станциях установлена операционная система Windows ХР Professional. Защита системных файлов обеспечивается за счет защиты файлов операционной системы Windows XP и блокирования драйверов, содержащих ошибки. В качестве сетевой операционной системы применяется Windows Server 2003 Edition.

Таблица 1.1.

Описание существующей информационной системы

Информационные потоки — это физическое перемещение информации от одного сотрудника к другому или от одного подразделения к другому.

Все документы, а это значит и информацию, можно разделить на три потока: входящие, внутренние и исходящие.

Входящей является почтовая корреспонденция, информация, поступившая по факсу, электронной почте или на ином электронном носителе.

Внутренними являются документы, созданные сотрудниками для необходимой работы компании. В агентстве недвижимости «Лидер» между сотрудниками установлены определенные информационные потоки, которые показаны на рис 1.3, 1.4 и 1.5.

Весь документооборот, проходящий через риэлтора агентства недвижимости «Лидер», можно подразделить на два основных этапа. Первый этап — это составление всех возможных договоров, соглашений, заключение других сделок. Все они связаны с основной услугой, которую хочет получить клиент от риэлторской компании. Второй связан с государственной регистрацией прав собственности в Старооскольском отделе Управления Федеральной Регистрационной службы по Белгородской области.

Составление документов в агентстве недвижимости «Лидер» осуществляется с помощью программ Microsoft Word и Excel. Основная часть документов хранится на бумажных носителях.

Рис. 1.3. Информационные потоки агентства недвижимости «Лидер»

Рис. 1.5. Детализация процесса сопровождения сделки с недвижимостью

Целью деятельности риэлтора является совершение сделок с недвижимостью [3].

Предметом деятельности риэлтора является нерешенная жилищная ситуация клиента. Основную специфику работы риэлтора определяет тот факт, что он является посредником между двумя заинтересованными сторонами? покупателем и продавцом. Поиск потенциальных клиентов агент осуществляет в рекламных объявлений и специализированных изданиях. У опытных риэлторов постепенно нарабатывается круг клиентов, которые даже рекомендуют его своим знакомым.

Следующим этапом работы риэлтора являются переговоры с потенциальными клиентами и предложение им заключить с фирмой договор об оказании риэлторских услуг. После устной договоренности, клиент приезжает в офис компании для заключения соответствующего договора [13].

После официального заключения договора с риэлторской компанией агент начинает осуществлять работу по совершению операции с объектом недвижимости клиента (квартирой/жилым домом/земельным участком): он размещает объявления в специальных изданиях и в сети Internet. Далее в обязанности риэлтора входит прием телефонных звонков потенциальных покупателей (продавцов), в ходе которых он договаривается о встрече и просмотре квартиры. Каждого клиента риэлтор должен сопровождать при просмотре им квартиры.

После того, как найден покупатель (продавец), начинается оформление и подготовка всех документов, обеспечивающих юридическую «чистоту» сделки. На данном этапе происходит посещение таких организаций как ЖЭК, опекунский совет, милиция, различные диспансеры, БТИ и т. д.

После того, как все документы собраны, назначается день сделки, в течение которого риэлтор сопровождает продавца и покупателя к нотариусу, юристу, в банке и т. д.

После совершения сделки риэлтор следит за выполнением сторонами своих обязанностей по договору о сделке.

Отчеты по совершенным сделкам хранятся в архиве компании.

Для реализации поставленных целей и решения возникающих задач риэлтор агентства недвижимости «Лидер» использует систему средств труда в своей деятельности, к которым можно отнести следующие:

• ? информационные средства: газеты, специализированную литературу, базы данных, содержащие информацию о продаваемых квартирах, источники в сети Интернет, карты города, которые являются источником информации о нахождении того или иного дома, планы БТИ, используемые для схематического описания квартиры;
• ? средства взаимодействия с внешними источниками информации: телефон, посредством которого по большей части агент общается с клиентами и добывает информацию, содержащую специализированные характеристики объектов, от которых зависит выбор клиента квартиры; специально разработанные формы документов, которые формализуют взаимоотношения агента и клиентов.

Таким образом, в должностные обязанности риэлтора входит:

• ? работа по покупке, продаже, мене или аренде недвижимости от имени и по поручению клиентов;
• ? получение информации о продаваемом или сдаваемом в аренду имуществе и о требованиях потенциальных покупателей или арендаторов;
• ? изучение спроса и предложения на рынке недвижимости;
• ? регистрация поступающих предложений по продаже или передаче в аренду объектов недвижимости, их ознакомительный просмотр;
• ? поиск потенциальных покупателей и арендаторов, налаживание с ними деловых контактов; организация просмотра продаваемого или сдаваемого объекта недвижимости;
• ? оформление заявок покупателей, подбор вариантов продаж или сдачи внаем, согласование договорных условий, оформление операций с недвижимостью;
• ? оказание помощи клиентам в сборе необходимых документов и оформлении сделок;
• ? обеспечение своевременного получения платежных документов и их сохранности по окончании сделок;
• ? информирование клиентов о поступивших предложениях, консультации по вопросам, касающимся характеристик рассматриваемых объектов недвижимости и степени соответствия их определенным требованиям;
• ? организация подписания договоров купли-продажи, мены или передачи в аренду объектов недвижимости;
• ? содействие своевременному оформлению документов, которые необходимы клиентам для заключения сделки;
• ? представление интересов клиентов при осуществлении взаимодействия с другими специалистами агентства и иных учреждений, участвующих в оформлении сделок.

Среди недостатков информационных потоков в рассмотренной системе следует назвать:

• ? дублирование предоставляемой информации;
• ? отсутствие релевантной (существенной) информации;
• ? отсутствие однозначного распределения ответственности за документы;
• ? несвоевременность предоставления информации;
• ? после обработки полученной информации сотрудниками может потребоваться ее анализ и доработка.