Теоретические основы использования автоматизированных информационных систем в управлении производством

Автоматизированные информационные системы в управлении производством

Информационная системы, по мнению Лисицына это взаимосвязанная совокупность средств, методов и персонала, используемых для хранения, обработки и выдачи информации в интересах достижения поставленной цели.

Автоматизированной информационной системой (далее — АИС) называется комплекс, включающий вычислительное и коммуникационное оборудование, программное обеспечение лингвистические средства, информационные ресурсы, а также персонал, обеспечивающий поддержку динамической информационной модели предметной области для удовлетворения информационных потребностей пользователя, так понимает Забегалин Е.В.

Чем более широкое применение находит вычислительная техника, чем выше интеллектуальный уровень программного обеспечения, тем больше возникает видов ИТ, которым относятся технологии планирования и управления, научных исследований и разработок, экспериментов, проектирования, денежных — кассовых операций, криминалистики, медицины, обучения и других. С первых лет становления ИТ находятся в непосредственной связи с их использованиям инфомационных системах различных экономических объектах — предприятий, организации производственной и не производственной сферы. Распространенной ИТ, которая играет исключительно важную роль в жизни деятельности общества, является технология управления. Информационные технологии — источник совершенствования управления.

В понимания Файоля управление — это процесс достижения человеком или группой лиц цели управления при наличии определенной информации. Количество и качество информации для управления определяется специальными требованиями и зависит от источников информации. Управление — важнейшая функция, без которой не мысленно целенаправленная деятельность любой социально — экономической, организационно — производственной системы (предприятия, организации, территории). Систему, реализующую функцию управления (прогнозирования, планирования, учет, анализ, контроль и регулирование), называют системой управления. Управление связано с обменом информации между компонентами системы, а также системы с окружающей средой. В процессе управления получают сведения о состоянии системы в каждый момент времени, о достижении (не достижении) заданной цели с тем, чтобы воздействовать на систему и обеспечить выполнение управленческих решений. Любая современная информационная системы функционирует именно на базе определенной информационных и предметных технологий.

Таким образом, любой системе управления экономическим объектом соответствует своя информационная система, называемая экономической информационной системой.

Николас Луман считает, что экономическая информационная система — это совокупность внутренних и внешних потоков прямой и обратной информационной связи экономического объекта, методов, средств, специалистов, участвующих в процессе обработки информации и выработки управленческих решений, это прикладной уровень информатики характерный изучением вопросов использования ИТ при создании и эксплуатации систем, в которых преобладающими процессами являются информационные.

Автоматизированная информационная система представляет собой совокупность информации, экономико — математических методов и моделей, технических, программных, технологических средств и специалистов, предназначенную для обработки информации и принятия управленческих решений.

Таким образом, информационная системы может быть определена с технической точки зрения как набор взаимосвязанных компонентов, которые собирают, обрабатывают, запасают и распределяют информацию, чтобы поддержать принятие решений и управления в организации.

Все виды информации, необходимой для управления на предприятии, представляют собой информационную систему. Систему управления и систему информации на любом уровне управления образуют единство. Управление без информации не возможно.

Три процесса в информационной системе производят информацию, в которой нуждаются организации для принятия решений, управления, анализа проблем и создании новых изделий или услуг — это ввод, обработка и вывод. В процессе ввода фиксируются или собираются не проверенные сведения внутри организации или из внешнего окружения. В процессе обработки этот сырой материал преобразуется в более значимую форму. На стадии вывода обработанные данные передаются персоналу или процессам, где они будут использоваться. Информационные системы также нуждаются в обратной связи, которые является возвращаемыми обработанными данными, нужными для того, чтобы приспособить элементы организации для помощи в оценке или исправлении обработанных данных.

Существуют следующие организационные компьютерные информационные системы:

• — формальные, опирающиеся на принятые и упорядоченные данные и процедуры сбора, хранения, изготовления, распространения и использования этих данных;
• — неформальные, основанные на неявных соглашениях неписанных правилах поведения (нет никаких правил, что является информацией как она будет накапливаться и обрабатываться).

Такие системы необходимы для жизни организации. К ИТ они имеют весьма отдаленные отношения.

С позиции делового видения информационная система представляет собой организационную и управленческие решения, основанные на информационных технологиях, в ответ на вызов посылаемый окружающей средой. С ростом технической мощи ИТ, компьютеры стали не просто облегчать работу человека, а позволяет выполнять то, что без ИТ было не возможно. В связи с тем, что менеджеру приходится принимать решения в условиях большой неопределенности и риска, данные возможности информационных систем очень быстро начинают находить применение в бизнесе.

Говоря о «новых» возможностях информационных систем менеджменте, более справедливо называть некоторые из них новыми только для нашей страны. Например, система поддержки принятия решений уже более двух десятилетий используется в разных странах, но пока ещё не получили широкого распространения в нашей стране.

Информационные системы и ИТ не являются панацеей для решении всех организационных трудностей. Их внедрение не только не отменяет необходимость совершенствования производства и управления, а наоборот усиливает его значение. Кроме того, сами ИТ требуют сложной подготовки, больших первоначальных затрат и наукоёмких программных и технических средств. Поэтому их внедрение в систему управления организации должно начинаться не с монтажа и освоения оборудования, а по подготовке программно — математического обеспечения, формирования информационных потоков, подготовке контингента специалистов и пользователей. Другими словами необходим комплексный подход к формированию ИТ и составляющих элементов.

Широкое применение современных ИТ в организации обеспечивает:

• 1) оперативный доступ к самым отдаленным источникам информации, в том числе к источникам внешней среды;
• 2) качественную электронную связь;
• 3) создание возможностей вертикальной и горизонтальной взаимосвязи управленческой деятельности всех звеньев менеджеров предприятия;
• 4) функционирование единой информационной среды организации, что позволит охватить многофункциональную деятельность в единый комплекс;
• 5) своевременную и полную информированность о возможностях новых информационных технологий с целью их усовершенствования;
• 6) дифференциацию отношений «продукция — рынок» на целевых рынках, что ведет к полному учету требований потребителей и обеспечивает окупаемость затрат производства путем получения ожидаемых доходов;
• 7) уменьшение издержек производства, которые связаны с общим ростом производительности производства, что обеспечивает более высокий доход и возможность проведения гибкой ценовой политики.

По мере проникновения ИТ в производственный процесс, они изменяют различные стоимостные показатели, на которых основывается уровень конкуренции, что в свою очередь влечет фундаментальные структурные изменения во всех отраслях экономики. Внедрение от них средств информационных технологий вносит значительные изменения на этапах разработке продукции, а внедрение других — влияет на этапах производства продукции. Эффективность интегрированного управления на основе информационных технологий позволяет, во-первых, уменьшить производственные затраты при большей разнообразия видов продукции (услуг), хотя и меньших объемах ее выпуска. Во-вторых, обеспечить большую экономию в сфере обеспечения производства за счет уменьшения накладных расходов.

Эффективность интегрированного на основе ИТ производства и рынка ускоряет сдвиг в плоскости заказов в направлении эффективного выполнения потенциальных возможностей и еще не осознанных желаний потребителей. Этот процесс связан с уменьшением производственных затрат, которые, можно получить даже при меньших объемах производства и большем разнообразии продукции, а также с большей экономией в сфере обеспечения производства и уменьшения накладных расходов. Это в значительной степени изменяет распределение добавленной стоимости, что объясняет смещение основного акцента конкуренции из сферы производства в сферу маркетинга и физического сбыта, как только этот сдвиг пройдет, возникнут новые, упрощенные взаимоотношения между производителями, поставщиками и потребителями. В частности, производители смогут видеть в интегрированных рыночных услугах то средство, что позволит избежать резких колебаний интересов покупателей, которые возникают при общении с посредниками.

Основная причина превращения ИТ в такую мощную силу воздействия на деятельность организации состоит в том, что информация часто выступает в роли основного продукта обмена при совершении сделок. Это утверждение справедливо для взаимоотношений, как внутри предприятия (производство — обеспечение), между предприятиями (покупатель — продавец), так и между предприятиями и потребителями.

Информация — главный ресурс интеллектуальной, а, следовательно, производственной и предпринимательской деятельности человека. При помощи информации и силах и законах природы целенаправленно используются трудовые, материальные и финансовые ресурсы в сфере производства и достигается заранее намеченный результат. Работа с информацией, умение продуктивно ее использовать — основное условие успеха деятельности всякого предприятия, так считает Рожков И.Я.

При внедрении компьютерных информационных технологий в организацию преследуется две взаимосвязанные основные цели:

• 1) сокращение затрат в организации;
• 2) увеличение отдачи, повышение производительности.

Эти эффекты, как правило, достигаются за счет:

• 1) повышения производительности труда. Она имеет отношение к скорости, стоимости и качеству выполнения рутинных задач. Для повышения производительности труда в организациях применяют компьютерные системы справочно-нормативной информации, документооборота, CRM, BI, ERP — позволяющие менеджерам и служащих осуществлять за несколько минут те действия, на которые еще несколько десятилетий назад требовались дни и недели.
• 2) увеличение конкурентоспособности. Например, в 70-х гг. один крупный дистрибьютор журналов и газет начал фиксировать информацию о еженедельных поставках и возврате печатной продукции от каждого продавца. После этого он использовал программу, которая определяла доход от единицы площади каждого издания для каждого продавца, затем — сравнивал полученные результаты, группируя их по экономически и этнически подобным районам. После этого дистрибьютор сообщал каждому из продавцов оптимальный для его района ассортимент изданий. Это позволило увеличить доход дистрибьюторам и розничным торговцам.
• 3) интегрирования финансовой информации. Когда руководитель пытается оценить работу компании, он может увидеть много разных «версий правды». Финансовый отдел предоставляет одну версию отчета о доходах, отдел продаж другую. Остальные подразделения могут показывать свои варианты того, каков из вклад в бизнес. Единая система создает один окончательный вариант правды, которые не может никем оспариваться, поскольку все используют единую систему.
• 4) быстрого обслуживания заказов. В системе ERP заказ проживает всю свою жизнь — от момента появлений, до той минуты, когда повар отгружается клиенту, а бухгалтерия выписывает ему счет. Имея информацию в одной системе, а не «размазанной» по множеству различных приложений, компании легче отслеживать заказ и координировать производство, складирование и отгрузку по всем подразделениям одновременно.
• 5) Стандартизации и ускорения процесса производства. Крупные производственные компании, особенно обладающие аппетитом приобретать и сливаться, часто обнаруживают, что многочисленные подразделения компании делают одно и то же, используя разные методы и разные компьютерные системы. ERP-системы приходят со стандартными методами автоматизации определенных шагов производственного процесса. Стандартизация этих процессов и использование единой интегрированной системы экономит время, увеличивает производительность и уменьшает головную боль.
• 6) Уменьшения складских запасов12. ERP-системы способствуют тому, что производственный процесс протекает более гладко, улучшается процесс исполнения заказа внутри компании. Компания теперь может запасать меньше сырья, необходимого для производства продукта, и хранить меньше готовой продукции на складах. Для того чтобы радикально улучшить всю цепочку поставок, может использоваться специальный модуль SCM (Supply Chain Management — управление цепочками поставок), который сегодня входит в стандартную конфигурацию большинства ERP-систем.
• 7) Стандартизации информации по персоналу. В компаниях с большим количеством различных бизнес — единиц отделы кадров часто не имеют единой унифицированной методики отслеживания рабочего времени персонала и работы с ним. Это положение может исправить HR модуль ERP.
• 8) Исходя из этих преимуществ и выгод, которые автоматизированные информационные системы приносят иностранным компаниям, которые уже не мыслимы без систем ИТ, отечественные организации начинают проявлять значительный интерес к этим системам.

Причем динамика спроса постоянно увеличивается. Многие эксперты в области ИТ прогнозируют минимальный рост рынка на 15%-20% в год, причём наиболее вероятным среди них считается прогноз в 25%-30%14. Этот рост может быть достигнут за счет:

• 1) Низкого уровня автоматизации отечественных производств в настоящее время. В наши дни только 20% всех промышленных организаций имеют хоть какую то ИТ систему, причём большинству установленных систем требуется модернизация.
• 2) Сокращения стоимости внедрения системы. Сегодня норма прибыли для компаний занимающихся внедрением АСУ составляет в среднем 30%. В виду увеличения конкуренции на рынке, особенно с приходом очень крупного игрока — корпорацию Microsoft, которая сразу предложила высокое качество по низкой цене, конечные цены на автоматизацию поползут вниз16.
• 3) Совершенствования технологий. В самом ближайшем будущем готовиться к приходу на рынок новая технология RFID17. Это будет означать замену штрих — кодов на радиочастотные датчики. В настоящее время эта технология уже создана, но дорога, чтобы сейчас же её применить на практике. Когда же она дойдет до потребителя, это скажется не только на работе супермаркетов, но и на управлении ресурсами организации, что потребует внедрение или модернизацию систем.