В условиях использования персональных компьютеров инвентарная картотека может быть заменена ее электронным аналогом. Компьютерная инвентарная карточка, как правило, включает большее количество реквизитов, чем ее традиционный бумажный носитель. Организация и ведение электронной картотеки требуют от создателя программного комплекса развитого сервиса, позволяющего вводить данные, контролировать их, просматривать в различных группировках, корректировать и т. д. В связи с этим при автоматизации учета основных средств логично будет выделить комплекс программ по созданию и ведению электронной картотеки (АРМ УОСК). Все остальные действия по учету основных средств осуществляются в рамках рабочего места бухгалтера (АРМ УОСБ). Конструктивно разделенные и обособленные эти два АРМ на самом деле представляют собой информационно связанные и взаимодействующие программные комплексы, которые, однако, могут работать и самостоятельно, но выполнять меньше функций.
В ходе выполнения режимов АРМ УОСК формируются также файлы состояния субсчетов счета 01 и состояния корреспондирующих счетов (табл. 2.1 и 2.2).
Таблица 2.1.
Состояние субсчетов счета 01 (S1).
|
Позиции. | Тип. | Длина знака. |
Номер месяца расчета Номер года расчета Субсчет Код подразделения Дата последней записи Сальдо на начало месяца Сальдо текущее Дебет с начала месяца Кредит с начала месяца Месячные дебетовые работы по операциям выбытия Сальдо на начало года Годовой кредитовый оборот Годовой дебетовый оборот Годовые дебетовые обороты по операциям поступления Годовые кредитовые обороты по операциям выбытия Износ ОС Амортизация с начала года Амортизация последнего месяца. | N. N. C. C. C. N. N. N. N. N. N. N. N. N. N. N. N. N. | - 2
- 2
- 5
- 4
- 8
- 12,2
- 12,2
- 12,2
- 12,2
- 12,2
- 12,2
- 12,2
- 12,2
- 12,2
- 12,2
- 12,2
- 12,2
- 12,2
|
Таблица 2.2.
Состояние корреспондирующих счетов.
|
Позиции. | Тип. | Длина знака. |
Дата последней записи Субсчет Вид счета Код подразделения Сальдо на начало месяца Сальдо текущее Дебет с начала месяца Кредит с начала месяца Сальдо на начало года Дебет с начала года. | D. C. C. C. N. N. N. N. N. N. | - 8
- 5
- 1
- 4
- 12,2
- 12,2
- 12,2
- 12,2
- 12,2
- 12,2
|
Строго говоря, эта информация является производной и может быть получена путем расчетов в ходе формирования выходных документов. При проектировании систем обработки информации всегда возникает проблема выбора: хранить промежуточные итоги (т.е. занимать лишнюю дисковую память, делать пересчет в случае внесения изменений в исходную информацию и т. д.) или каждый раз проводить необходимые расчеты при формировании выходных документов (т.е. тратить время, которое требуется ЭВМ на выполнение определенного комплекса работ). Чтобы избежать этого, можно получать в АРМ УОСК и АРМ УОСБ промежуточные файлы, повышая тем самым оперативность проведения расчетов, а на основе этих файлов иметь не один, а несколько выходных документов.
