Теоретические основы автоматизации

Автоматизация бухгалтерского учета

Современная рыночная экономика и жесткая конкуренция требуют эффективного ведения бизнеса. Успешная работа любого предприятия основывается на грамотном ведении и автоматизации бухгалтерского учета. Чтобы достичь успеха и «удержаться на плаву» не обойтись без использования передовых технологий. Конечно, на сегодняшний день многие организации предлагают всевозможные бухгалтерские услуги, или как их еще называют «бухгалтерское обслуживание». Однако сегодня в управлении бухгалтерским учетом более широко применяются специализированные бухгалтерские программы, предназначенные для автоматизации бухгалтерского учета.

Зачем вообще нужна автоматизация бухгалтерского учета?

Часто выделяют следующие, довольно понятные и простые, цели:

• — Не иметь проблем с налоговой инспекцией и другими контролирующими органами РФ;
• — Не переплачивать налоги. Контролировать и прогнозировать их;
• — Упростить ведение учета, снизить влияние человеческого фактора (ошибки пользователей) на правильность учета;
• — Сократить время на ведение учета;
• — Оперативно получать полную и достоверную информацию о деятельности компании и ее имущественном положении.

Актуальность автоматизации бухгалтерского учета объясняется следующими факторами:

• 1. Автоматизация позволяет упростить ведения учета, сократить время на ведение учета, в том числе за счет автоматизации рутинных операций. Появляется возможность моментально найти нужную информацию и быстро внести в нее необходимые изменения. Нет первоочередной необходимости следить за последними изменениями в законодательстве, т. к., качественные системы бухгалтерского учета оперативно поддерживаются (обновляются) разработчиками;
• 2. Снижение влияния человеческого фактора — устраняет возможность ошибки в подсчетах. Сокращение трудозатрат на поиск арифметических ошибок в учете и отчетности. О том, насколько это актуально, можно судить по воспоминаниям бухгалтеров старой закалки, которые хорошо помнятся случаи, когда приходилось ночами искать просчет, чтобы сошлись конечные цифры;
• 3. Наличие электронных версий документов и отчетов, позволяет получить любую бумажную форму в любой момент времени, в нужном количестве экземпляров;
• 4. Оперативное получение грамотно обработанной и систематизированной, полной и достоверной информации о деятельности компании и ее имущественном положении и как следствие принимаются более объективные финансовые и управленческие решения. Информация предоставляется в соответствии с потребностями лиц, принимающих решения. Решения часто принимаются в условиях неопределенности и риска, что вынуждает руководителя постоянно держать под контролем различные аспекты финансово — хозяйственной деятельности предприятия.

Увеличивается эффективность деятельности предприятия, повышается прибыль и минимизируются издержки и риски. Отсутствие достоверных данных может привести к неверному управленческому решению и, как следствие, к серьезным убыткам. Например, можно оценить текущее финансовое положение предприятия и его перспективы, проконтролировать разработанные планы, составить достоверный прогноз.

Автоматизация бухгалтерского учета завоевала популярность благодаря массе преимуществ, получаемых от ее внедрения. Но, прежде чем вводить систему автоматизации бухгалтерского учета, следует хорошо разобраться, в чем состоит ее суть, и просчитать возможный эффект.

Автоматизация бухгалтерского учета представляет собой установку специального программного продукта на компьютер и перевод всей бухгалтерии на ЭВМ. Данная программа способна брать на себя функции бухгалтера и значительно облегчать и ускорять процесс работы, а также повышать эффективность и качество ведения бухгалтерии.

Зачастую для того, чтобы автоматизировать бухгалтерию, или сделать автоматизацию бухгалтерского учета, предприятию приходиться очень плотно сталкиваться с другими направлениями (назовем их IT Направления), лицензионные программы, офисная техника, локальные сети, офисные АТС, создание сайтов, продвижение сайтов, обслуживание компьютеров.

Это только часть того, что в огромном ассортименте предложено на рынке на сегодняшний день.

Использование программы по автоматизации бухгалтерского учета практически исключает человеческий фактор, способствуя упорядочению всего бухгалтерского учета. Небрежное ведение внутренней документации, зачастую являющееся основной причиной неудачи или даже ликвидации предприятия, исключается при автоматизации бухгалтерского учета. Число бухгалтерских ошибок намного меньше, чем при ведении бухучета традиционным способом — вручную.

Использование программы по автоматизации бухгалтерского учета повышает оперативность и экономичность работы бухгалтерии. Своевременное получение необходимой информации и достоверных данных основа эффективной работы предприятия. Одним из наиболее важных достоинств компьютерной обработки бухгалтерской информации является получение данных не только о состоянии дел в бухгалтерии, но и сведений об эффективности работы всего предприятия.

Автоматизация бухгалтерского учета позволяет анализировать и планировать деятельность организации. Благодаря универсальности программ автоматизации учета, их используют как бухгалтера, так и менеджеры, руководители, и сотрудники складов.

Программный продукт имеет функцию защиты данных. Исключена возможность потери или утечки информации, благодаря наличию архивных копий. Компьютеризация бухгалтерии применяется на различных типах предприятий: как на крупных, так и на малых.

Применение персональных ЭВМ в учетной работе дает возможность автоматизировать рабочее место бухгалтера, что повышает производительность труда учетных работников, обеспечивает оперативность получения данных.

Большие возможности вычислительной техники расширяют сферы деятельности бухгалтерского учета путем совмещения с функциями финансового анализа.

Этим самым бухгалтерский учет выполняет функцию управления, создает информационную базу для принятия правильных решений. Использование персональных ЭВМ позволяет автоматизировать обработку учетных данных от их ввода до формирования выходных форм. При этом ввод данных производится однократно, а использование — многократно в разрезе различных уровней пользования.

Подготовить штат к работе с программой по автоматизации бухгалтерского учета или набрать квалифицированный персонал — первостепенная задача. Эффективность автоматизации бухгалтерского учета во многом зависит от уровня профессионализма сотрудников, особенно если работа будет проводиться по сети. Быстрая и недорогая установка программы поднимет предприятие на новый уровень.

Программы по автоматизации бухгалтерского учета, содержащие алгоритм (совокупность действий, привил) решения задач и формы регистров, можно разделить на два основных класса: функциональные, универсальные.

Функциональные программы разрабатываются для крупных организаций, где каждый участок учета (основных средств, материалов, кассовых, банковских операций и т. д.) имеет относительно самостоятельную программу обработки данных, специализированные формы документации, регистров и отчетности. Эти программы могут использоваться независимо друг от друга, или в комплексе, что позволяет в автоматическом режиме получать сводные регистры в виде Главной книги и установленные формы отчетности.

Автоматизация отдельных участков учета на базе функциональных программ требует их дополнительного согласования с применяемой в организации формой учета (журнально-ордерной, мемориально-ордерной и других). Универсальные программы состоят из одной или двух частей (модулей) и автоматизируют ведение бухгалтерского учета всех объектов по одним и тем же правилам. Они применимы в малых и средних организациях, вне зависимости от отрасли, к которой относится эта организация.

Регистры таких программ аналогичны применяемым в упрощенной форме учета или Журнал-Главная. Эти программы легко понимаются, осваиваются и используются бухгалтерами, как правило, без вмешательства организаций-разработчиков.

Внедрение бухгалтерской программы, как правило, позволяет добиться повышения эффективности и улучшения качества бухучета на предприятии.

Это выражается в:

• — упорядочении бухучета;
• — увеличении количества информации, получаемой из бухучета;
• — снижение числа бухгалтерских ошибок;
• — повышение оперативности бухучета;
• — повышении экономичности бухгалтерского учета;
• — другие факторы, зависящие от специфики каждого конкретного предприятия.

Перед тем как принимать решение об автоматизации бухучета следует выделить, что и как эта автоматизация должна в бухгалтерии улучшить, это и будет целью автоматизации. Очередным шагом в автоматизации бухгалтерского учета в крупных организациях является создание локальных (местных) вычислительных сетей, когда несколько рабочих мест на базе ПЭВМ соединяются в единую сеть посредством прокладки специального кабеля. В этом случае приобретаются дополнительное сетевое оборудование, позволяющее обмениваться информацией между компьютерами или выполнять совместную работу. При этом создаются и используются специальные сетевые программы, обеспечивающие доступ к локальной сети и информации. Все используемые в настоящее время программы автоматизированной обработки информации могут отличаться формами выходных документов и приемами ввода первичных данных, но их объединяет то, что они функционируют на основе взаимодействия элементов метода бухгалтерского учета: документации, счетов, двойной записи на счетах, баланса, инвентаризации, отчетности, оценки и калькуляции.

Таким образом, каждая отдельно взятая версия автоматизированной обработки учетной информации представляет собой единство методологических основ бухгалтерского учета, возможностей вычислительной техники и логической последовательности (алгоритма решения) обработки информации и получения выходных данных.