Автоматизация учета труда и заработной платы

Требования к бухгалтерской системе

Хорошие бухгалтерские системы вне зависимости от их масштаба, программно — аппаратной платформы и стоимости должны обеспечивать качественное ведение учета, быть надежными и удобными в эксплуатации.

В функциональном аспекте бухгалтерские системы должны, по крайней мере, безошибочно производить арифметические расчеты; обеспечивать подготовку, заполнение, проверку и распечатку первичных и отчетных документов произвольной формы; осуществлять безошибочный перенос данных из одной печатной формы в другую; производить накопление итогов и исчисление процентов произвольной степени сложности; обеспечивать обращение к данным и отчетам за прошлые периоды (вести архив).

Несмотря на то, что в мире существует более тысячи тиражируемых бухгалтерских пакетов различной мощности и стоимости, российские бухгалтеры и предприниматели предпочитают отечественные пакеты, более подходящие для условий переходной экономики и быстрой смены законодательных актов, регулирующих порядок бухгалтерского учета. Сегодня мы анализируем уже третье поколение российских автоматизированных бухгалтерских систем.

Этапы автоматизации бухгалтерского учета в России.

Первый этап разработки программ автоматизации бухгалтерского учета совпал по времени с перестройкой, когда в России появилась реальная потребность в программных продуктах такого типа для нужд малых предприятий и кооперативов, обслуживания временных трудовых коллективов и других новых субъектов бухгалтерского учета. Этот период характеризовался массовым ввозом в нашу страну персональных компьютеров, что в значительной степени обусловило выбор последних в качестве основной аппаратной платформы для бухгалтерских разработок. Большинство программ создавалось в виде АРМ (автоматизированных рабочих мест) и предназначалось для эксплуатации на автономных компьютерах. В это время были популярны первые бухгалтерские программы: «Финансы без проблем» («Хакерс Дизайн»), «Турбо-бухгалтер» («ДИЦ»), «Парус» («Парус»).

Второй этап был связан с развитием коммерческих структур и началом приватизации. Десятки тысяч создаваемых ТОО, АОЗТ и кооперативов нуждались в бухгалтерском учете. На волне всеобщей коммерциализации наблюдался бурный рост тиражируемых разработок, в значительной степени вытеснивших заказные. Энтузиастов-одиночек и временные трудовые коллективы сменили профессиональные группы специалистов, объединившихся в собственные компании, которые хотели получать прибыль с продаваемого тиража бухгалтерских программ. Именно тогда были образованы сегодняшние фирмы-лидеры: «1С», «Диасофт», «Омега», R-Style Software Lab.

Современный (третий) этап развития бухгалтерских систем характеризуется созданием интегрированных программных средств, объединяющих несколько предметных областей автоматизации.

Для каждого предприятия нужна своя, индивидуальная технология сбора, передачи, обработки и выдачи информации. Но наиболее универсальными являются программы, разработанные фирмой 1С. Они рассчитаны и на усовершенствование работы с выдачей заработной платы, и на уменьшение работы с бумагами.

Программа «1С: Бухгалтерия» позволяет вести учет как аналитически, так и синтетически, что позволяет бухгалтеру проводить сверки, анализ расчетов и подведение итогов расчета заработной платы как по каждому работнику (аналитически), так и по подразделениям и предприятию в целом.

Учет движения средств ведется в карточке самого счета «Расчеты с работниками по оплате труда» с указанием номера хозяйственной операции, которая соответствует сумме, стоящей в той же строке карточки счета.

Кроме карточек счетов сведения записываются в ведомости учета производственных затрат (ведь заработная плата — одна из самых важных составляющих затрат, т. е. себестоимости продукции) по заказам, цехам и отделам, а на этой основе затем переносятся в журналы-ордера.

Журналы-ордера № 10 и № 10/1 собирают в себе расходы и начисления по заработной плате в корреспонденции с дебетами всех счетов, по которым проходят суммы начисленных выплат.

Этот сводный регистр позволяет провести подсчет и анализ расчетов с персоналом. Основным учетным регистром, используемым для оформления расчетов с рабочими и служащими, является расчетная ведомость (Т-51), в которой указывается начисление по видам оплат, удержания из заработной платы и суммы, подлежащие выдаче на руки. На основании расчетной ведомости составляется платежная ведомость для выплаты заработной платы. Своевременно не полученная заработная плата депонируется. Платежная ведомость закрывается двумя суммами: выдано наличными и депонировано.

Аналитический учет расчетов с рабочими и служащими по оплате труда ведется на карточках — лицевых счетах, которые содержат сведения о начисленных суммах, удержаниях, выплате.

Синтетический учет основной и дополнительной оплаты труда ведется на счете 70 «Расчеты по оплате труда». Счет — пассивный, сальдо кредитовое означает задолженность предприятия работающим по начисленной, но не выданной им заработной плате, оборот по дебету — сумму, выплаченную наличными или через перечисления, суммы, удержанные в виде налогов в бюджет и т. д.; оборот по кредиту — суммы, начисленные в отчетном месяце в виде заработной платы, премии и прочих начислений.