Совершенствование документального оформления и учета предметов, учитываемых в составе оборотных средств в условиях применения ЭВМ

В конце прошлого века, в процессе перехода от централизованно планируемого хозяйства к рыночной экономике, в Республике Беларусь произошли коренные преобразования. Изменения не могли не затронуть такие важнейшие элементы управления как учет, финансовый контроль и анализ. Поскольку учет в командно-административной системе выполняет принципиально другие функции, нежели в условиях рыночной экономики, назрела проблема реформирования учета в соответствии с общепринятой во всем мире практикой. Это необходимо, прежде всего, для того, чтобы предприятия республики, выходящие на международные рынки, были их полноправными участниками, а стандарты бухгалтерского учета объективно отражали деятельность и имущественное положение компаний.

В Республике Беларусь, в условиях повышенных бизнес рисков, признание международных стандартов финансовой отчетности, как основополагающих для формирования прозрачной отчетности, является важным шагом, прежде всего для привлечения иностранного капитала, с целью улучшения взаимоотношений с иностранными инвесторами, что будет способствовать увеличению числа совместных проектов.

Международные стандарты финансовой отчетности (МСФО), разрабатываемые Комитетом по международным стандартам финансовой отчетности (КМСФО), признаны во всем мире как эффективный инструментарий для предоставления прозрачной и понятной информации о деятельности компаний.

МСФО носят рекомендательный характер, и страны могут самостоятельно принимать решения об их использовании.

Чтобы оценить значение и эффективность МСФО, необходимо, хотя бы поверхностно, сравнить их с существующим белорусским бухгалтерским учетом.

Белорусский бухгалтерский учет требует детального документарного обоснования каждой производимой операции исключительно в соответствии с инструкциями и нормативными документами, в то время как для МСФО определяющим критерием является экономический смысл операции, заложенный в каждом Стандарте и интерпретации. Такой подход, с одной стороны, позволяет избежать искажений в финансовой отчетности, возникающих из-за задержек в документообороте. С другой — требует существенно более высокой квалификации учетных работников, которые должны будут выносить суждения относительно сути производимых операций. Знание МСФО в скором времени станет нормой для профильных специалистов.

При разработке учетной политики в белорусском учете необходимо утвердить целый ряд документов: рабочий план счетов бухгалтерского учета, формы первичных учетных документов и документов для внутренней бухгалтерской отчетности, правила документооборота и т. д. Кроме того, необходимо разработать порядок проведения инвентаризации активов и обязательств предприятия, а также утвердить методы их оценки. Международный стандарт IAS 8 «Учетная политика, изменения в расчетных бухгалтерских оценках и ошибки» иначе трактует понятие учетной политики: «Это конкретные принципы, основы, условия, правила и практика, принятые компанией для подготовки и представления финансовой отчетности». И белорусские стандарты бухгалтерского учета (БСБУ), и МСФО требуют раскрывать положения учетной политики в примечаниях к финансовой отчетности (пояснительной записке). При этом в отечественном учете необходимо утвердить отдельный документ, посвященный учетной политике. Учитывая нормы МСФО, подобные действия желательны, но не обязательны — вся информация может содержаться в примечаниях к финансовой отчетности.

Другие требования к учетной политике в МСФО также заметно либеральнее. Например, выбор плана счетов — индивидуальное дело предприятия, при желании, его можно вообще не составлять, т. е. проводки хозяйственных операций можно фиксировать просто словами. Однако, учитывая долгосрочный опыт общения с планами счетов бухгалтерского учета, основанными на принципе порядковой нумерации, бухгалтерский учет белорусским бухгалтерам вести без плана счетов весьма затруднительно, и предприятия все равно его формируют, только их значимость не отграничивается 2−3 символами. В практическом применении, в зависимости от принципов формирования аналитики на предприятии, счета могут достигать 20−30 знаков. Еще один пример — формы первичных учетных документов. В МСФО их просто не существует. Организация сама в праве составлять удобные ей формы, без утверждения или регистрации в соответствующих инстанциях. При ведении учета и формировании отчетности в соответствии с МСФО важно, чтобы в бланки документов попала информация, которая должна быть раскрыта в соответствии со Стандартами, кроме того, необходимо обеспечить сопоставимость форм, относящихся к разным периодам.

Порядок проведения инвентаризации также не входит в требования МСФО. Предприятие и его аудитор сами заботятся о том, как отразить все активы и обязательства с достаточной степенью надежности. К тому же предприятия должны придерживаться принципа осмотрительности (консервативности), согласно которому активы и доходы не должны быть завышены, а обязательства и расходы — занижены.

Для того, чтобы выполнять поставленные задачи, финансовая отчетность, отвечающая требованиям МСФО, составляется по методу начисления. Согласно данному методу, результаты операций и прочих событий признаются по факту их совершения (а не тогда, когда денежные средства или их эквиваленты получены или выплачены). Они отражаются в учетных записях и включаются в финансовую отчетность в периодах, к которым относятся. Финансовая отчетность, составленная по методу начисления, информирует пользователей не только о прошлых операциях, связанных с выплатой и получением денежных средств, но и об обязательствах выплатить деньги в будущем, и о ресурсах, представляющих денежные средства, которые будут получены в будущем. Таким образом, они обеспечивают пользователей информацией о прошлых операциях и прочих событиях, которая чрезвычайно важна при принятии экономических решений.

Не требуется в учетной политике по МСФО определять и правила документооборота. Эти правила говорят о наличии системы внутреннего контроля в компании, описанные в Международных стандартах аудита, которые облегчают составление отчетности, но в ее формировании не участвуют. Важно отметить, что МСФО содержат принцип приоритета экономической сущности над юридической формой (substance over form). Согласно ему сделка или событие могут быть отражены в отчетности даже при отсутствии документов. То есть операция должна быть отражена не в соответствии с юридической формой, а в соответствии с экономической сущностью.

Например, операции финансового лизинга всегда отражаются на балансе лизингополучателя, а сделку по обратному лизингу можно отразить как привлечение инвестиций. При краже имущества для его списания не ждут окончания срока исковой давности, а списывают утерянное имущество немедленно, даже при отсутствии документов.

Суммируя все преимущества применения МСФО, важно отметить положительные факторы для всех заинтересованных пользователей финансовой отчетности:

• 1) для финансовых аналитиков и инвесторов — это понятность и сопоставимость, прозрачность и надежность, снижение издержек по анализу отчетности;
• 2) для компаний — снижение издержек по привлечению капитала, единая система учета, отсутствие необходимости согласовывать финансовую информацию, последовательность внутреннего и внешнего учета;
• 3) для аудиторов — единообразные принципы отчетности, возможность участия в процедуре принятия самих Стандартов и Интерпретаций к ним, тренинги в глобальном масштабе;
• 4) для национальных разработчиков стандартов — обмен опытом, основа для национальных стандартов, повышение доверия к национальным стандартам со стороны зарубежных специалистов и инвесторов, конвергенция стандартов — процесс постепенного сближения систем учета разных стран;
• 5) для развивающихся стран — снижение издержек по разработке национальных стандартов, привлечение инвесторов.

В 2004 г. был введен в действие Типовой план счетов бухгалтерского учета, который значительно приблизил учет в Республике Беларусь к международным стандартам.

В качестве одного из новшеств было исключение из плана счетов таких счетов, как 12 «Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы» и 13 «Износ малоценных и быстроизнашивающихся предметов», а вместо них введены дополнительные субсчета к счету 10 «Материалы» :

• — 10/10 «Специальная оснастка и специальная одежда на складе» ;
• — 10/11 «Специальная оснастка и специальная одежда в эксплуатации» .

Это новшество упрощает учет инвентаря и хозяйственных принадлежностей, что значительно облегчает ведение учета, как на складах, так и в бухгалтерии.

В ОАО «МАПИД СУ № 204» учет инвентаря и хозяйственных принадлежностей ведется автоматизировано с применением компьютерной программы «1С: Предприятие 7.7» .

При поступлении инвентаря и хозяйственных принадлежностей от поставщиков по товарным и товарно-транспортным накладным на складах составляются инвентарные карточки.

Инвентарь и хозяйственные принадлежности на складах принимает материально-ответственное лицо. В ОАО «МАПИД СУ № 204» прием материально ответственным лицом осуществляется по ТТН-1 и ТН-1 путем проставления подписи о приеме на них без оформления приходного ордера.

Аналитический учет инвентаря и хозяйственных принадлежностей ведется в разрезе каждого материально ответственного лица в специальных описях, в которых делаются отметки о поступлении и выбытии инвентаря.

Для контроля за наличием инвентаря бухгалтерия заводит оборотные ведомости по каждому месту эксплуатации и материально ответственному лицу (Приложение 6).

Для более полного и точного учета инвентаря и хозяйственных принадлежностей в ОАО «МАПИД СУ № 204» один раз в год проводится их инвентаризация. А также, при смене материально ответственных лиц и внепланово (выборочно) для проверки учета на складах и в цехах.

Как видно из проведённой работы, учёт инвентаря и хозяйственных принадлежностей в ОАО «МАПИД СУ № 204» поставлен на высокий уровень.

Большие и качественные изменения в организацию бухгалтерского учета инвентаря и хозяйственных принадлежностей вносит использование современных ЭВМ и создаваемых на их основе автоматизированных систем управления производством. Применение ЭВМ позволяет значительно повысить контрольные функции, достоверность и оперативность бухгалтерского учета, использование его данных для управления производством, открывает широкие возможности для комплексной механизации и автоматизации всех планово-экономических расчетов.

В условиях использования ЭВМ необходимая информация о движении инвентаря и хозяйственных принадлежностей и состоянии расчетов обеспечивается путем составления машинограммы — контрольной ведомости оборотов по синтетическим счетам в разрезе корреспондирующих счетов и субсчетов. Кроме того, выдаются машинограммы аналитического учета по материальным счетам и счетам расчетов, которые заменяют соответствующие учетные регистры. Машинограммы применяются для контроля и выверки расчетов с поставщиками, наличия и обеспеченности работников специальными одеждой, обувью и средствами индивидуальной защиты, специальными оснастками, инвентарем и хозяйственными принадлежностями необходимыми для нормального бесперебойного процесса производства, а следовательно и функционирования всего предприятия в целом. По данным машинограмм заполняются отдельные статьи баланса предприятия.

В ОАО «МАПИД СУ № 204» применяется для ведения бухгалтерского учета, в том числе инвентаря и хозяйственных принадлежностей, бухгалтерская программа «1С: Предприятие 7.7». Это значительно облегчает труд бухгалтера. Но машина остается машиной, поэтому необходим контроль Главного бухгалтера (подсчет остатков, документальное оформление и т. п.).

Своевременность составления, уменьшение вероятности возникновения помарок, быстрота составления и точность отражения на счетах бухгалтерского учета — вот небольшая часть, отражающая преимущества применения ПЭВМ в учете, в том числе и инвентаря и хозяйственных принадлежностей.