Анализ программного обеспечения для предприятий малого бизнеса

Программы учета и управления для малого бизнеса

В конце 60-х годов, в связи с бурным развитием вычислительной техники, ее возможности перестали быть востребованы только отдельными наукоёмкими отраслями, компьютерные системы прочно входили в повседневную деловую жизнь. Повсюду начались активные попытки оптимальной автоматизации и информатизации бизнеса, создавались новые концепции управления и совершенствовались уже существующие.

Основными целями автоматизации производственных компаний являлись: точный расчет актуальной себестоимости продукции, ее анализ, понижение затрат в процессе производства и повышение производительности в целом, благодаря эффективному планированию производственных мощностей и ресурсов.

Результатом оптимизации этих параметров являлись понижение конечной цены готовых изделий и повышение общей производительности, что соответственно немедленно отражалось на конкурентоспособности и рентабельности компании [3].

Специфика небольших компаний заключается в том, что при малом количестве сотрудников разнообразие исполняемых ими работ практически такое же, как и в крупной фирме. При этом развивающийся бизнес не имеет возможности приобрести серьезное программное решение для учета и управления, и не может позволить себе лишние траты на необходимое для поддержки таких систем аппаратное обеспечение.

С другой стороны, конкуренция на всех возможных рынках усиливается, и информационные технологии являются одним из средств достигнуть конкурентного преимущества — как в области обслуживания потребителей, так и в связанной с ней области повышения эффективности работы каждого сотрудника компании.

Автоматизация оперативного и управленческого учета

Термин учет имеет множество практических значений.

В экономическом словаре: учет — установление наличия чего-нибудь, его измерение и регистрация с количественной и качественной стороны. Почему возникло так много определений видов учета: первичный, бухгалтерский, оперативный, финансовый, налоговый, управленческий… Ведь, так или иначе, все это сбор и фиксирование информации.

Вид учета зависит от того, какая информация собирается и, что еще важнее, для чего она собирается. Именно цель сбора, измерения и регистрации информации и определяет вид учета.

Из этой посылки можно также сделать вывод, что учет вторичен — первична цель учета. Целью учета является обеспечение информацией конкретных «потребителей». А теперь, учитывая сказанное ранее, давайте дадим определение оперативному и управленческому учету.

Оперативный учет — учет, предназначенный для предоставления информации с целью ведения текущей деятельности компании исполнительными службами.

Управленческий учет — учет, предназначенный для обеспечения менеджеров управленческой информацией, с целью полноценного, основанного на достоверной информации управления компанией.

Вряд ли будет большим преувеличением сказать, что для любой современной фирмы информационная система учета и планирования является основным средством обеспечения текущей деятельности организации [4].

Автоматизация бухгалтерского учета

Автоматизация бухгалтерского учета на предприятии и подготовка финансовой отчетности в налоговые органы в условиях современной экономики является одной из наиболее важных задач.

Ситуация такова, что сам по себе бухгалтерский учет на предприятии может рассматриваться как внутреннее дело предприятия, а основой для оценки финансово-хозяйственной деятельности предприятия со стороны государства служит отчетность (бухгалтерский баланс и многочисленные другие отчетные формы), которая должна ежеквартально предоставляться в налоговую инспекцию по месту регистрации предприятия.

Кроме того, существуют плановые и внеплановые налоговые проверки, при проведении которых могут потребоваться все бухгалтерские документы, включая первичные.

В функциональном аспекте бухгалтерские системы должны, по крайней мере, безошибочно производить арифметические расчеты; обеспечивать подготовку, заполнение, проверку и распечатку первичных и отчетных документов произвольной формы; осуществлять безошибочный перенос данных из одной печатной формы в другую; производить накопление итогов и исчисление процентов произвольной степени сложности; обеспечивать обращение к данным и отчетам за прошлые периоды (вести архив).

Для того чтобы обеспечить указанные возможности, система должна иметь единую базу данных по текущему состоянию бухгалтерского учета на предприятии и архивным материалам, любые сведения из которой могут быть легко получены по запросу пользователя.

В зависимости от особенностей учета на предприятии базы данных могут иметь различную структуру, но в обязательном порядке должны соответствовать структуре принятого плана счетов, задающего основные параметры настройки системы на конкретную учетную деятельность. Модули системы, обеспечивающие проведение расчетов, суммирование итогов и начисление процентов, должны использовать расчетные нормативы, которые приняты в текущее время.

Надежность системы в компьютерном плане означает защищенность ее от случайных сбоев и в некоторых случаях от умышленной порчи данных [5−8].

Как известно, современные персональные компьютеры являются достаточно открытыми, поэтому нельзя достоверно гарантировать защиту чисто на физическом уровне. Важно, чтобы после сбоя разрушенную базу данных можно было легко восстановить, а работу системы возобновить в кратчайшие сроки. Хорошие бухгалтерские системы отвечают этим требованиям.

Автоматизация электронного документооборота

Электронный обмен данными — это реальность, с которой сегодня сталкивается практически каждый. Информационные системы, компьютерные сети, электронная почта — вот далеко не полный перечень тех средств, с помощью которых происходит обмен данными в электронном виде.

В последнее десятилетие появились и получили распространение новые инструментальные средства эффективного обеспечения управленческих процессов.

В том числе речь идет о программном обеспечении, предназначенном для обработки управленческих документов. Здесь, прежде всего, следует упомянуть программное обеспечение классов «системы управления документами» и «системы управления деловыми процессами» .

Такие системы представляют собой программные комплексы, применимые для решения ряда задач, в том числе и для построения корпоративных систем электронного документооборота.

В рамках автоматизации процесса обработки документа в организации с момента его создания или получения до момента отправки корреспонденту или завершения исполнения и списания в дело должно быть обеспечено решение следующих функций:

• 1. регистрация входящих в организацию документов, исходящих из организации документов и внутренних документов;
• 2. учет резолюций, выданных по документам руководством организации, и постановка документов на контроль;
• 3. централизованный контроль исполнения документов;
• 4. списание документов в дело;
• 5. ведение информационно-справочной работы;
• 6. формирование делопроизводственных отчетов по организации в целом.

Использование системы электронного документооборота позволяет организовать передачу данных о ходе исполнения документов в электронном виде, что качественно меняет организацию контроля исполнения документов.

Электронный документооборот — это не обязательно мощная и дорогая система электронного документооборота. Даже примитивный почтовый обмен черновиками текстового документа можно назвать электронным документооборотом. Но, конечно, есть некоторый набор функций, позволяющих отнести конкретную программу к классу систем электронного документооборота. Не все эти функции присутствуют в каждом продукте для построения электронного документооборота, но для того, чтобы радикально перестроить и улучшить работу с документами, они и нужны далеко не все [9−12].

Автоматизация управления поручениями

Система управления поручениями и система электронного документооборота — это в общем случае две разных информационных системы. Но для предприятия со всех точек зрения лучше, когда это единый продукт.

Во многих учреждениях все поручения, выдаваемые по работе, относятся к составлению и исполнению документов, поэтому для них оправдано внедрение системы электронного документооборота с минимально необходимыми функциями выдачи и контроля поручений. В других офисах важнее именно управление делами, и для них на первый план выступает имеющаяся в системе функциональность управления проектами.

Поддержка управления продажами

На рынке появляется все больше программных решений для поддержки управления отношениями с клиентами (по-английски сокращение этого термина выглядит как всем известные три буквы CRM).

Система управления взаимоотношениями с клиентами (CRM, CRM-система, сокращение от англ. Customer Relationship Management) — прикладное программное обеспечение для организаций, предназначенное для автоматизации стратегий взаимодействия с заказчиками (клиентами), в частности, для повышения уровня продаж, оптимизации маркетинга и улучшения обслуживания клиентов путём сохранения информации о клиентах и истории взаимоотношений с ними, установления и улучшения бизнес-процедур и последующего анализа результатов.

CRM — модель взаимодействия, полагающая, что центром всей философии бизнеса является клиент, а основными направлениями деятельности являются меры по поддержке эффективного маркетинга, продаж и обслуживания клиентов.

Поддержка этих бизнес-целей включает сбор, хранение и анализ информации о потребителях, поставщиках, партнёрах, а также о внутренних процессах компании. Функции для поддержки этих бизнес-целей включают продажи, маркетинг, поддержку потребителей.

CRM-система может включать в себя:

• 1 Фронтальную часть, обеспечивающую обслуживание клиентов на точках продаж с автономной, распределенной или централизованной обработкой информации
• 2 Операционную часть, обеспечивающую авторизацию операций и оперативную отчетность
• 3 Хранилище данных
• 4 Аналитическую подсистему
• 5 Распределенную систему поддержки продаж: реплики данных на точках продаж или смарт-карты.