Модернизация автоматизированной информационной системы учета товара

В современных условиях развития рынка функционирование малых предприятий во многом зависит от правильного формирования заказов, т. к. замораживание денежных средств в виде товарно-материальных ценностей на длительный срок в значительной мере влияет на их оборачиваемость, отсутствие определенных, прибыльных позиций ассортимента в наличии приводит к ощутимым потерям за счет неудовлетворения покупательского спроса. Поскольку экономические условия ведения бизнеса изменяются во времени, специалистам по управлению требуется «держать руку на пульсе» этих изменений для успешной реализации деловых операций. Специалисты предприятия должны уметь прогнозировать спрос на свою продукцию, предпочтения потребителей, будущий объем продаж, стратегию и эффективность рекламных кампаний.

Эффективность управления предприятием торговли во многом зависит от умения правильно распорядиться ограниченными оборотными средствами. Это особенно актуально в современных условиях продолжающегося экономического кризиса.

Важнейшей стороной управления оборотными средствами является возможность принимать своевременные и оптимальные решения по планированию закупочной деятельности, эффективному подстраиванию ее под пакет заказов покупателей с учетом динамики будущих поставок, прогнозируемого уровня продаж, текущего состояния складов и уже сформированных заказов на поставки.

В условиях небольшого предприятия соответствующие решения относительно несложно принимать, основываясь на здравом смысле и общем понимании состояния дел на собственном предприятии. Однако на крупных предприятиях, имеющих множество заказов широкого ассортимента от большого числа потребителей, такая информация уже не может уместиться в памяти одного или нескольких людей. Для эффективного управления становится необходимой группировка заказов по номенклатуре, их распределение во времени и по поставщикам, что довольно сложно, и при решении традиционными методами может приводить к распылению и неэффективному использованию оборотных средств, не говоря уже о возможных срывах поставок, часто влекущих за собой существенные штрафные санкции. Здесь при принятии решений на помощь могут прийти средства автоматизации: компьютерная техника и специальное программное обеспечение. Многие западные экономисты, основываясь на анализе соответствующей статистики, именно им отводят важнейшую роль при осуществлении целенаправленной деятельности по корректировке уровня запасов и их оптимизации.

На данный момент времени существует огромное количество торговоскладских программ разного класса и уровня. К сожалению, на текущий момент в большинстве представленных на российском рынке систем автоматизации пока достаточно успешно решаются лишь задачи текущего оперативного и бухгалтерского учета, отражающие движение финансовых и товарных потоков предприятия лишь по факту их совершения. Лидерами в продажах и настройках являются компания 1С, Галактика, Парус, ТурбоБухгалтер, ABACUS Professional, БЭСТ -5. Данное программное обеспечение позволяет автоматизировать учет на складе: возможность подключения любого торгового оборудования, приборов штрих кодирования и т. д., используется для оперативной работы с товаром — списания со склада, партионный учет товаров в различных разрезах аналитики. Вся разница в подходах к работе, принципах построения этих систем, удобстве интерфейсов, действиях по продвижению программного продукта на рынке.

Цель данного дипломного проекта:

— выявить недостатки действующей информационной системы и выбрать пути для их устранения;

— улучшить структуру ИС посредством программного кода для 1С;

— внедрить разработанные дополнительные отчеты на предприятии.

1. Общая часть. Характеристика информационной системы и действующей системы-прототипа ОАО «Центрпродсервис»

1.1 Теоретические основы построения АИС учета

Построение автоматизированной информационной системы учета — это трудоемкий процесс, для реализации которого необходимо пройти несколько стадий. Весь процесс проектирования информационной системы можно разделить на 7 этапов:

1) формулирование цели, оценка реализуемости, согласование технического задания. В техническом задании должны быть детально проработаны структура, навигация, функциональные возможности, требования к дизайну и даже к формату предоставления исходных данных, а так же определен перечень программных модулей, которые необходимо разработать;

2) выбор пути решения. Этот же этап представляет собой поиск и выбор оптимального пути для решения конкретной задачи;

3) определение структуры системы, выбор технических средств. На данном же этапе происходит выбор тех средств, на основе и с помощью которых будет реализована автоматизированная информационная система. Эти средства должны выбираться из учета их экономичности и совместимости с требованиями заказчика;

4) анализ и оптимизация. Производится тестирование полученной системы на ее работоспособность, доступность разработанного интерфейса и соответствие требованиям заказчика. При необходимости производится оптимизация системы;

5) разработка технической документации. Этап 5 называют техническим проектированием, при этом производится детальная отработка схемных, конструкторских и технологических решений;

6) внедрение. В процессе введения в эксплуатацию проектировщик системы получает информацию, позволяющую внести необходимые изменения с целью доведения параметров системы до заданных значений;

7) эксплуатация. В целом же проектирование систем представляет собой сложный многошаговый процесс, требующий непосредственного участия специалистов различной квалификации;

Руководитель проекта осуществляет руководство разработкой, определяя как техническое направление в целом, так и отдельные технические решения. Доступ к данным в информационных системах возможен из клиентского ПО и других определенных системах может быть организована на различных уровнях — от клиентского ПО и транспортных протоколов до защиты серверов БД. Существует наиболее общая архитектура, согласно которой она разбивается на несколько логических слоев, уровней обработки данных. Приложения, как известно, предназначены для обработки информации, и здесь можно выделить три главнейшие их функции:

— представление данных (пользовательский уровень), пользователи приложения могут просмотреть необходимые данные, отправить на выполнение запрос, ввести в систему новые данные или отредактировать их;

— обработка данных (промежуточный уровень, middleware), на этом уровне сконцентрирована бизнес-логика приложения, осуществляется управление потоками данных и организуется взаимодействие частей приложения. Именно концентрация всех функций обработки данных и управления на одном уровне считается основным преимуществом распределенных приложений;

— хранение данных (уровень данных), это уровень серверов баз данных, здесь расположены сами серверы, базы данных, средства доступа к данным, различные вспомогательные инструменты. Каждый уровень может быть дополнительно разбит на несколько подуровней. Например, пользовательский уровень может быть разбит на собственно пользовательский интерфейс и правила проверки и обработки вводимых данных.

Безусловно, если принять во внимание возможность разбиения на подуровни, то в трехуровневую архитектуру можно вписать любую информационную систему. Но здесь нельзя не учитывать еще одну характерную особенность, присущую именно информационным системам, — это управление данными. Важность этой функции очевидна, поскольку очень трудно создать реально работающею информационную систему (со всеми клиентскими станциями, промежуточным ПО, серверами БД и т. д.), которое бы не управляло своими запросами и ответами. Поэтому распределенное приложение должно обладать еще одним логическим уровнем — уровнем управления данными. Таким образом, можно выделить четыре основных уровня: представление данных (пользовательский уровень); правила бизнес-логики (уровень обработки данных); управление данными (уровень управления данными); хранение данных (уровень хранения данных). Три уровня из четырех, исключая первый, занимаются непосредственно обработкой данных, а уровень представления данных позволяет визуализировать и редактировать их. При помощи этого уровня пользователи получают данные от уровня обработки данных, который, в свою очередь, извлекает информацию из хранилищ и осуществляет все необходимые преобразования данных. После ввода новой информации или редактирования существующей потоки данных направляются в обратный путь: от пользовательского интерфейса через уровень бизнес-правил в хранилище.

Еще один уровень — управления данными — стоит в стороне от магистрального потока данных, но он обеспечивает бесперебойное функционирование всей системы, управляя запросами и ответами и взаимодействием частей приложения.

1.2 Обзор и анализ известных разработок по системам автоматизации торгового процесса и учета

1.2.1 Система автоматизации торгового процесса «Галактика»

Многопользовательская сетевая система управления деятельностью предприятия (корпорации) «Галактика» решает задачи планирования, оперативного управления, бухгалтерского учета, контроля и анализа.

Программный комплекс решает группу задач планирования:

— финансовое планирование;

— построение бюджета;

— техническая подготовка и планирование производства;

— планирование себестоимости продукции — товаров и услуг;

— оценка необходимых ресурсов, баланс мощностей.

В рамках оперативного управления предприятием «Галактика» решает следующие задачи:

— управление закупками — материально-техническое снабжение;

— управление продажами — сбыт и реализация продукции;

— управление запасами — движение и наличие материальных ценностей;

— управление продажами через торговый зал с использованием интеллектуальных кассовых аппаратов;

— управление договорными обязательствами, расчетами с поставщиками и получателями;

— управление финансами — мониторинг в режиме реального времени;

— управление производством;

— управление проектами управление себестоимостью продукции — товаров, услуг;

— управление внутренним и внешним делопроизводством;

— управление автотранспортом.

1.2.2 Система автоматизации торгового процесса «Парус»

Система построена по модульному принципу и представляет собой набор модулей, каждый из которых предназначен для автоматизации одного из основных видов деятельности предприятия и может работать как в автономном режиме, так и совместно с другими модулями комплекса, образуя единое информационно-управленческое пространство масштаба предприятия.

В основе системы «Парус» лежат такие основополагающие принципы, как:

— использование средств эффективной обработки и защиты данных;

— обеспечение независимости от операционных сред и используемых компьютерных платформ, интеграция с другими приложениями, как широко распространенными и де-факто стандартными, так и специальными;

— модульный принцип построения программного комплекса для достижения этапности внедрения, оптимальности в комплектации и последующем его развитии в соответствии с растущими потребностями предприятия.

Корпоративная информационная система ПАРУС построена как комплексная система автоматизации управления предприятием.

ПАРУС полностью поддерживает классическую модель управления предприятием и характеризуется сквозным обеспечением следующей бизнес-логики управления:

— финансовое и материальное планирование ресурсов предприятия с перспективным развитием до поддержки календарного планирования. Качественное решение этой задачи определяет основы ритмичной и согласованной работы всех подразделений предприятия;

— учет всех фактов финансово-хозяйственной деятельности, происходящих в процессе функционирования предприятия;

— контроль и управление деятельностью предприятия;

— план-факт анализ исполнения планов с возможностью детализации обнаруженных отклонений до первичных документов, объясняющих причину этих отклонений;

— для облегчения принятия управленческих решений.

Подобные возможности поддерживаются как на уровне всей системы, так и в каждом её приложении. В основу Корпоративной информационной системы ПАРУС заложены следующие базовые принципы.

Архитектура «клиент-сервер»: такая архитектура позволяет оптимально распределить работу между клиентскими и серверной частями системы: теперь приложение, работающее на рабочей станции, не читает записи базы данных «напрямую», а посылает запросы на сервер, где они принимаются и последовательно отрабатываются специальными программами. В результате на рабочую станцию поступают только обработанные данные, что радикально сокращает информационные потоки. Таким образом, видимое разделение функциональных возможностей позволило наиболее удобным образом подойти к вопросам комплексной автоматизации предприятий.

1.2.3 Система автоматизации торгового процесса «Турбо-Бухгалтер»

Главный принцип работы программы — «от документа» с автоматическим формированием проводок, что обеспечивает высокую степень достоверности и скорость ввода информации.

Многомерность аналитики и возможность присваивать каждой проводке неограниченное количество независимых аналитических признаков позволяет вести не только учет, но и анализ с требуемой степенью подробности.

Мощный генератор отчетов сочетает простоту управления и возможность создания отчетов в самых разных разрезах.

Открытый и гибкий инструментарий программы позволяет пользователю самостоятельно адаптировать её к требованиям конкретного предприятия и изменениям законодательства.

Мощные средства программирования дают возможность создавать собственные настройки и прикладные системы.

Программа Турбо Бухгалтер предназначена для автоматизации бухгалтерского и управленческого учета малых, средних и крупных предприятий всех Форм собственности. Программа позволяет вести не только бухгалтерию, но и составлять собственные базы данных. Программа постоянно совершенствуется, в ней появляются новые возможности и методы ведения учета. Турбо Бухгалтер поставляется в нескольких модификациях — Базовая, Проф, Эконом, Разработчик, Документы, Отчетность, Клиентское место для локального варианта и Проф, Разработчик, Клиентское место для сетевого варианта.

Линейка продуктов программы Турбо Бухгалтер позволит каждому предприятию выбрать себе программу, подходящую по цене и функциональности. Важное достоинство линейки продуктов — это преемственность программ, что упрощает переход от одной программы на другую. Все они имеют единый интерфейс, одинаковые структуры справочников и картотек, все привычные формы журналов хозяйственных операций (текстовый, табличный, картотечный). Отличие заключается только в функциональных возможностях.

Однопользовательская версия программы Турбо Бухгалтер со встроенными подсистемами обеспечивает комплексное решение задач бухгалтерского учета в рамках одного рабочего места.

Сетевая версия программы Турбо Бухгалтер, дополненная системами для различных участков учета, позволяет осуществлять комплексную автоматизацию предприятий, имеющих локальную сеть.

1.2.4 Автоматизированная система учета «ABACUS Professional»

Сетевой программный комплекс автоматизации бухгалтерского и налогового учета, то есть обеспечивает одновременную, независимую работу в сети большого количества пользователей.

«ABACUS Professional «состоит из набора взаимосвязанных модулей (основные средства и вложения, складской учет и накладные, банк и касса, подотчетные лица, договоры и расчеты, заработная плата, работа со счетами, печать бухгалтерских документов, отчеты и финансовый анализ, печать сопровождающих документов), которые могут функционировать как независимо, так и в составе комплекса.

Касательно розничной торговли: реализация возможна через торговые секции магазинов и павильонов. В корпоративной системе торговые секции выполняют роль склада. Прямое перемещение товаров из одной торговой секции в другую осуществляется через центральный склад. При передаче товара в торговую секцию происходит его оприходование по розничным ценам.

При формировании данных о розничной торговле в системе используются специфические документы: сличислительная ведомость и итоговый чек.

На основе данных итоговых чеков от разных торговых точек в системе учета производится консолидация информации для последующего анализа финансово-хозяйственной деятельности предприятия в целом.

Номенклатурные справочники товаров являются древовидными справочниками с неограниченным количеством уровней.

Карточка товара содержит следующие данные:

— код товара (PLU) — номенклатурный номер;

— артикулярный номер (формируется автоматически);

— краткое описание и полное наименование;

— учетная единица измерения;

— тип товара;

— штрих код;

— группа нормативного запаса;

— ответственный менеджер за поставку товара;

— список аналогов товара (неограниченное количество);

— список поставщиков товара;

— состав комплекта.

Товар может размещаться на нескольких складах подразделения. карточка складского учета содержит данные о минимальном и максимальном запасе товара на складе, группе нормативного запаса, среднедневном расходе, сведения о движении товара, накопительные итоги для оперативного контроля.

1.2.5 Автоматизированная система учета «БЭСТ-5»

Относится к классу так называемых ERP — систем, то есть включает в себя не только бухгалтерский учет и учет товаров, но и программы для управления предприятием в целом. Имеет модульную архитектуру, где каждый модуль обладает относительной самостоятельностью и может эксплуатироваться как в составе комплекса, так и отдельно.

Система «БЭСТ-5» рассчитана на управление предприятиями различных сфер деятельности. Она дает возможность интеграции системы управления с имеющимися аналитическими, правовыми и другими программами. Поддерживает весь цикл управления: планирование деятельности, сбор фактических данных (ведение учета), трансформацию первичных данных в информацию для менеджмента, контроль отклонений показателей от плановых значений.

Для ведения бухгалтерского, налогового и управленческого учетов в системе «БЭСТ-5» используется приложение главная книга, которая включает в себя следующие действия:

— настройка справочника планов счетов;

— заполнение вспомогательных справочников;

— формирование рабочих планов счетов;

— настройка многосегментного аналитического учета;

— настройка валютного учета;

— ввод и проверка вступительного баланса.

На рисунке 1 представлено стартовое окно программы.

Рисунок 1 — Стартовое окно программы

«БЭСТ-5» по праву можно назвать «монстром» современных программ, так как она включает в себя множество модулей для всестороннего управления предприятием. Применение данного программного продукта целесообразно лишь в случаях с большими предприятиями и составом бухгалтерии от тридцати человек, а небольшим предприятиям можно ограничиться и более слабыми программами.

1.2.6 Достоинства и недостатки систем из обзора

Достоинствами систем является то, что, безусловно, есть отработанный механизм товародвижения по предприятию, есть продуманный документооборот, т. е. есть информация о текущем состоянии фирмы. Основными недостатками работы типового механизма, заложенного в системах, является:

— любое планирование требует вмешательства человека в процесс принятия решения. Машина не способна учитывать многие изменяющиеся факторы, которые невозможно описать и задать в алгоритме. Менеджер должен пропускать через себя самые ответственные позиции товаров. Стандартный алгоритм «Планирование закупок» никаким образом не сортирует товар для дальнейшей работы менеджеру. Отсутствует информация о необходимых закупках, отчет не дает рекомендации менеджеру по закупкам о количестве товара подлежащего заказу с привязкой к периоду реализации и периоду закупки;

— в системах отсутствует отчет о товарах вообще не имеющих продаж;

— при проведении инвентаризации большое количество времени занимает ручная подготовка и печать инвентаризационных ведомостей по комиссиям.

Анализируя действующие системы, можно сказать, что работа по заказам строится следующем образом: менеджер в определенный момент времени, анализируя каждую позицию на складе, делает на нее заказ. Заказываемое количество зависит от некоторых объективных факторов: остатков на складе, срока транспортировки, погодных условий на улице, сезона и т. д. Также имеется зависимость и от необъективных факторов: большой объем работы и загруженность, и в следствии с этим невнимательность, текущее настроение и самочувствие менеджера, ошибочное мнение о происходящем. При этом менеджер опирается в основном на интуицию. Обычно в однородной группе товаров насчитывается около 500 позиций товара. Таким образом, менеджер должен держать в памяти информацию по каждой позиции, но при этом он конечно может опираться на типовой отчет о продажах товара за интересующий период.

1.3 Описание информационной системы «1С:Предприятие»

Информационная система — взаимосвязанная совокупность средств, методов и персонала, используемых для хранения, обработки и выдачи информации в интересах достижения поставленной цели. Современное понимание информационной системы предполагает использование в качестве основного технического средства обработки информации персональный компьютер. Процессы, обеспечивающие работу информационной системы любого назначения, условно можно представить в виде схемы, приведенной на рисунке 2, состоящей из следующих блоков:

— ввод информации из внешних или внутренних источников;

— обработка входной информации и представление ее в удобной форме;

— вывод информации для представления потребителям или передачи в другую систему;

— обратная связь — это информация, обработанная персоналом данной организации для коррекции входной информации. Благодаря гибкости и настраиваемости, конфигурация способна выполнять все функции учета — от ведения справочников и ввода первичных документов до получения различных аналитических отчетов Рисунок 2 — Процессы в информационной системе Система 1С: Предприятие предназначена для решения широкого круга разнообразных задач:

Складкой учет:

— учет складских запасов товаров и их движения;

— учет взаиморасчетов с клиентами и поставщиками;

— автоматический расчет цен списания товаров;

— учет выданных на реализацию товаров, их возврат и оплаты;

— партионный учет по себестоимости каждой единицы (возможность выбора партии списания);

— оформление различных складских операций: перемещение, списание, оприходование, инвентаризация с выпиской всех необходимых документов;

Автоматизация розничной торговли:

— оформление розничных продаж с применением или без применения ККМ;

— учет остатков ТМЦ, переданных в розницу, по розничным ценам;

— переоценка остатков ТМЦ в рознице;

— печать ценников и этикеток;

— взаимодействие с различными типами ККМ;

— работа с дополнительным торговым оборудованием: штрих-сканнерами, терминалами сбора данных, принтерами этикеток, электронными весами;

Анализ информации:

— отчетная информация бухгалтерского и управленческого учета;

- разнообразные сводные отчеты с различной степенью детализации и гибко настраиваемыми группировками, отбором данных по широкому набору условий;

— выбор единиц измерения ТМЦ для представления количественных показателей в отчетах;

— получение отчетной информации по наличию и движению ТМЦ, а также оборотных ведомостей и товарного отчета.

Система учета поставлена по принципу «от документа». Это обозначает, что любое движение ТМЦ и денежных средств может быть оформлено только через соответствующий документ. Как в любой программе, позволяющей работать с базами банных, информация размещается в строках таблиц. Поля в разных таблицах связаны. Изменение информации в одной таблицы вызывает динамические изменения в другой.

Все системы программ 1С: Предприятие можно разделить на Технологическую платформу и Конфигурации. Технологическая платформа представляет собой набор различных механизмов, используемых для автоматизации экономической деятельности и не зависящих от конкретного законодательства и методологии учета. Конфигурации являются собственно прикладными решениями. Каждая конфигурация ориентирована на автоматизацию отдельной сферы экономической деятельности и, разумеется, отвечает принятому законодательству.

Технологическая платформа, кроме механизмов, используемых во всех продуктах 1С: Предприятие, включает три основные функциональные компоненты. Функциональные компоненты включаются в состав продуктов системы 1С: Предприятие, использующих специфические возможности компонент.

Компонент «Бухгалтерский учет» предназначена для ведения учета на основе бухгалтерских операций. Компонента «Учет» предназначена для выполнения сложных периодических расчетов. Компонента «Оперативный учет» предназначена для учета наличия и движения средств в самых различных разрезах в реальном времени. Она используется для учета запасов товарно-материальных ценностей, взаиморасчетов с контрагентами и т. д. Компонента позволяет отражать в учете операции хозяйственной жизни предприятия непосредственно в момент их совершения.

В компонент поставки программных продуктов системы программ 1С: Предприятие включаются типовые конфигурации. Они представляют собой универсальные прикладные решения для автоматизации конкретной области экономики.

1С:Предприятие имеет широкие возможности интеграции с различными программами и аппаратными средствами. Некоторые решения для работы с торговым оборудованием входят в компонент поставки программ системы 1С: Предприятие, предназначенных для автоматизации торговой деятельности.

Кроме того, отдельно поставляется компонент решений для организации работы 1С: Предприятие с различными видами торгового оборудования. Существует также решения для подключения торгового оборудования, разработанные другими фирмами.

Функционирование системы делится на два процесса настройки (конфигурирование) и исполнение (собственную обработку данных предметной области).

1С — программа оперирует десятками видов специфических платежных документов, может выполнять громадное количество профессиональных операций. Счета, проводки и ведомости, отчеты и константы.

Особенностью системы 1С: Предприятие является возможность изменения конфигурации самим пользователем или организациями, специализирующимися на внедрении и поддержке программных продуктов фирмы «1С». Эта возможность позволяет максимальное соответствие автоматизированной системы особенностям учета в конкретной организации.

Кроме типовых конфигураций, поставляемых в комплекте с программой, существуют дополнительные конфигурации, поставляемые фирмой «1С» отдельно.

Различные версии продуктов системы программ 1С: Предприятие могут использоваться в организациях с различными объемами информации, различным количеством пользователей автоматизированной системы и различной интенсивностью работы пользователей.

Основные документы, использующиеся в системе 1С

Журнал предназначен для хранения и работы с документами в системе 1С: Предприятие. Журналы — являются аналогом журнально-ордерной формы учета, в них фиксируется операции и первичные документы. Количество журналов, их внешний вид и виды хранящихся в них документов определяется в конфигураторе. Журналы выглядят как обычные таблицы, в них есть строки (записи, соответствующие документы) и столбцы, соответствующие поля документов.

Кроме пользовательских, в системе 1С: Предприятие существуют 2 системных журнала. Общий журнал позволяет работать со всеми документами любых видов, существующих в системе (в пределах назначенных пользователю прав доступа). Его внешний вид задается системой и не может быть изменен. В общем журнале хранятся все документы, например: приходный документ — предназначен для оформления поступления товара, приведен на рисунке 3. В приходном документе отображается вся информация о поступившем товаре: номер документа, дата, от кого поступил товар, указывается номер счет-фактуры и ее дата, наименование товара, количество, цена закупочная и розничная.

Рисунок 3 — Приходная накладная Рисунок 4 — Расходный документ Расходный документ (продажа товара) — предназначен для оформления операций, связанных с продажей товаров, отдачей продукции поставщику (связанная с окончанием срока годности или по плохому качеству). Внешний вид документа расход внешний приведен на рисунке 4.

Документооборот является очень важным процессом деятельности любого предприятия. Хорошо отлаженная система учетного документооборота отражает реально происходящее на предприятии текущую производственную деятельность и дает управленцам возможность воздействовать на нее. Поэтому автоматизация документооборота позволяет повысить эффективность управления.

После проведения документы регистрируются в журнале. Поступивший в торговую организацию документы тоже обязательно фиксируются в журнале. Только после оформления документ попадает в журнал автоматически. Для всех журналов существует единые принципы работы.

Записи в журнале размещены в соответствии с датой ввода документа в журнал. Документ от одной даты — по времени ввода.

Строка в журнале — это запись о документе. Запись в журнале обозначается графическим изображение в виде прямоугольника. Если документ проведен, то около него стоит красный флажок.

В журнале «Все документы», приведенный на рисунке 5, отображается вся необходимая информация: дата, время внесения документа, вид документа, номер накладной, итоговая сумма документа и т. д.

Рисунок 5 — Журнал «Все документы»

При необходимости ввода информация в базу данных, с обработкой данных, по некоторому алгоритму в программе используются документы. При необходимости пользователь может посмотреть порожденные документы движения регистров.

Для задания документа на этапе разработки задачи определяется алгоритм документа, определяющий получение и обработку информации из базы данных, и форма документа, позволяющая пользователю задавать параметры алгоритма и вводить данные. Список доступных пользователю документов полностью определяется при разработке задачи. При выборе пользователем необходимого документа на экране появляется окно, объединяющее форму документа и инструментальную панель, позволяющую выполнять различные действия при работе с документом. Пользователю доступны следующие действия:

— выполнение действий, определяемых формой документа

— изменение вводимых данных документа

— добавление, удаление и копирование строк в табличной части документа

— сохранение изменений

— переход к описанию документа

— получение краткой справки по элементам формы документа.

При внесении товаров в базу данных используются справочники товаров и поставщиков. Справочником называется объект программы, позволяющий пользователю вводить, хранить и получать информацию, структурируя ее в виде дерева. Справочник представляется списком древовидной структуры, в узлах которого хранится информация о различных объектах. Информация хранится в виде записей, все узлы дерева хранят записи одной структуры, содержащей различные величины. Набор этих величин для каждого справочника произволен за исключением двух строковых величин: кода объекта и значения объекта. Код объекта является уникальным для данного справочника и позволяет ссылаться на этот объект из других мест программы. Значение объекта — произвольная строка, введенная пользователем (обычно это название объекта). Для каждого объекта хранится история изменений значения этого объекта.

Пример справочника товаров приведен на рисунке 6.

Рисунок 6 — Общий справочник товаров Переоценка остатков ТМЦ производится с помощью документов «Акт переоценки» и «Акт списания». «Акт наценки» оформляется при наценке товара в связи с повышением цен на него. «Акт уценки», приведенный в соответствии с рисунком 7 — это документ в котором товар уценяют в связи с порчей товара и если он подешевел.

Рисунок 7 — Документ «Акт переоценки»

«Акт списания» предназначен для оформления списания ТМЦ. Документ может быть оформлен на основании проведенной инвентаризации или как свободный документ в случае произвольного списания ТМЦ.

Самый простой вид торговой деятельности — торговля за наличный расчет. Предполагается, что продажа товара в течение всей кассовой смены производится по чекам, а затем при закрытии кассовых смен сливается в общий документ «Чек ККМ», рисунок 8, который подводит итоги продаж в розничной торговле для конкретной ККМ.

Рисунок 8 — Документ «Чек ККМ»

Для ускорения работы документа «Чек» при проведении учитывается только изменение остатков товара на складе, а списание партий товаров не выполняется, т.к. это долгая по времени процедура и для сокращения времени проведения чека она не выполняется. Партионный учет товаров производится уже при проведении сводного документа «Наличная реализация» (рисунок 9), который также автоматически формируется обработкой «Закрытие кассовых смен».

С необходимостью подведения итогов сталкивается любое предприятие. Директору приходится подсчитывать прибыль и убытки, заведующей анализировать наличие товара на складе, и получать товарный отчет за день. Заместитель заведующей анализирует продажу, планирует запасы.

Рисунок 9 — Документ «Наличная реализация»

Процесс подведения итогов в программе предельно упрощен и не вызывает трудностей. Итоговая информация собрана в многочисленных отчетах.

Существуют следующие виды отчетов:

— товарный отчет — данный отчет удобно использовать для анализа количества проданных товаров и сумму продаж.

— остатки ТМЦ — предназначен для выведение остатка товара. В них указывается наименование, цена закупочная, розничная и итоговые суммы.

— поступление товара — поступление всех товаров, которые поступали за месяц и т. д.

Предполагается, что продажа товара производится с розничного склада и расчет с клиентом производится немедленно и наличными деньгами. Отчеты кассовых смен создаются, хранятся и редактируются в журнале «Наличная реализация». Партионный учет товаров производится уже при проведении сводного документа «Отчет кассовой смены». Он формирует обобщенные проводки по всем регистрам, в том числе по партиям товаров и, заодно, по взаиморасчетам с комитентами Документы одновременно фиксируют и факт отгрузки и факт оплаты. Документы вида «Чек» не имеют своего собственного счета — фактуры. Счет — фактура формируется на основании сводных документов «Отчет кассовой смены». Этот документ необходим для правильного отражения в бухгалтерских проводках приема выручки с ККМ.

1С позволяет формировать различные обработки движения товаров по различным критериям такие как:

— остатки на текущую дату;

— продажа по периодам, времени, кассам, кассирам;

— реализация по поставщикам.

1.4 Описание действующей системы-прототипа по видам обеспечения

1.4.1 Организационная структура

ОАО «Центрпродсервис» является организацией с иерархической структурой. Функционально выделяют следующие подразделения:

— коммерческий отдел — занимается исследованиями спроса продукции, анализом продукции, рекламными акциями, ведет связь с поставщиками товара, занимается привлечением новых партнеров, заключение договоров на поставку товара; включает информационно-диспетчерскую службу ИДС, осуществляющую сбор информации со всех подразделений общества и перераспределяющуюся в зависимости от назначения;

— финансово-экономический отдел — ведение бухгалтерского учета, начисление налогов, начисление зарплаты, формирование отчетов для налоговой инспекции, ведение взаиморасчетов с поставщиками, контроль отчетов магазинов (товарная группа);

— служба персонала;

— отдел автоматизации информационных технологий;

— технический отдел;

Функционально в магазинах можно выделить следующие отделы:

— отдел закупок (работа с поставщиками, прием, оформление и отправка поставщику заказа на товар, отслеживание движения по заказу);

— отдел продаж (формирование ассортимента товаров, приемка товаров, организация продаж в торговом зале);

— административный отдел (формирование розничных цен, внутренняя отчетность по предприятию, контроль качества ТМЦ);

— отдел автоматизации информационных технологий, обработки первичной документации (внесение в базу первичных документов, подача на принтер необходимых печатных форм, передача оперативной информации и информации регламентной отчетности в центральный офис общества, поддержание в рабочем состоянии всех электронных технических средств на предприятии);

— отдел безопасности (слежение за ситуацией в торговом зале, предотвращение краж и порчи оборудования, помещений, товаров, стендов и т. д. на территории фирмы, обеспечение безопасности руководителя);

— хозяйственный отдел (уборка помещений фирмы, поддержание санитарной, пожарной, электрической безопасности на территории фирмы).

Организационная структура ОАО «Центрпродсервис» построена по линейно-функциональному принципу, что наиболее типично для мелких и средних предприятий. В рамках отдельного магазина управлением в целом занимается директор. Он управляет деятельностью предприятия на оперативном уровне, а также контролирует деятельность всех отделов магазина и вопросы движения финансовых потоков. Центральная проблема маленьких организаций в сфере закупок состоит в координации закупок и продажи. Обычно на предприятиях небольшого размера, закупка и продажа находятся в одних руках. Т. е. эти отделы имеют одного руководителя, в компетенцию которого входят вопросы закупки по всему ассортименту. Преимущество этой формы состоит в том, что руководитель владеет сферой сбыта и информацией о спросе, что дает ему возможность быстро реагировать на изменения рынка. Организационная структура ОАО «Центрпродсервис» приведена на рисунке 10.

Рисунок 10 — Организационная структура ОАО «Центрпродсервис»

На рассматриваемом предприятии формированием закупок занимается заместитель заведующий магазина (менеджер по закупкам). Он же контролируют вверенный ему ассортимент товаров в торговом зале. Таким образом, функции отделов закупки, продаж и обработки первичной информации принимает на себя административный отдел. Заместитель заведующей магазина (менеджер по закупкам) контролирует работу продавца вверенного ему отдела, организовывает работу продавцов торговых залов, которые непосредственно общаются с покупателями и продают продукцию. Кроме того, в торговых залах находятся сотрудники охраны для предупреждения краж, порчи товара и других правонарушениях.

Организационная структура магазина «Ближний» приведена на рисунке 11.

Рисунок 11 — Организационная структура магазина «Ближний»

1.4.2 Информационное обеспечение

Информационное обеспечение — совокупность средств и методов построения информационной базы.

В процессе управления информация претерпевает различную обработку и переработку, в результате чего появляется новая информация. По степени обработки информацию можно разделить на первичную и производную. Качество управление во многом зависит от организации сбора и фиксирования первичной информации, ибо первичная информация лежит в основе всех информационных потоков, определяет достоверность и ценность информации.

В ОАО «Центрпродсервис» автоматизированная система учета движения товара и денежных средств представлена в виде программы 1С: Предприятие 7.7, используется видоизмененная версия 1.4 этой программы, которая полностью обеспечивает обработку первичной информации (отражающей все события независимости от ее дальнейшего использования) и вторичной информации (переработанной, обобщенной). Кроме того, система удовлетворяет следующим требованиям: информация максимальна достоверна, унифицирована по содержанию и форме, оптимально по маршрутам движения, достаточна для обработки и учета.

Назначение подсистемы информационного обеспечения состоит в своевременном формировании и выдачи достоверной информации для принятия управленческих решений.

Информационное обеспечение — совокупность единой системы классификации и кодирования информации, унифицированных систем документации, схем информационных потоков, циркулирующих в организации, а также методология построения баз данных.

База данных создается, чтобы систематизировать информацию, автоматизировать поиск, упорядочить данные и т. д. Для этого необходимо, чтобы данные были структурированы. В современной технологии базы данных предполагается, что создание Базы данных, и ее поддержка и обеспечение доступа пользователей к ней осуществляется централизованно с помощью специального программного инструментария — системы управления базы данных. База данных это поименованная совокупность структурированных данных, относящихся к определенной предметной области. Однопользовательская версия программы 1С обеспечивают работу с информационной базой только одного пользователя (в один момент времени).

Сетевые версии используются тогда, когда необходимо, чтобы с автоматизированной системой работали одновременно несколько сотрудников. Данная версия программы «1С:Предприятие» используется в магазине «Ближний».

Предприятие ОАО «Центрпродсервис» имеет собственные складские площади и офисное помещение в черте города. Так как менеджер по закупкам (заместитель заведующей) находится в магазине, где и склад товара, он легко может контролировать наличие материала на складе, отгрузку, погрузку и проводить инвентаризацию, что позволяет применять упрощенную схему документооборота.

Общая схема документооборота, использующаяся в магазине «Ближний» приведена на рисунке 12.

Условно весь производственный цикл движения товара и документов можно разбить на части: заказ поставщику, приход от поставщика на склад, переоценка, перемещение в розничную секцию с главного склада, розничная продажа.

Рисунок 12 — Схема документооборота магазина «Ближний»

При прибытии товара в магазин, товарно-транспортная накладная предъявляется экспедитором поставщика приемщику товара. При наличии всех необходимых сопроводительных документов производится отгрузка товара, включающая контроль принимающей стороной качества, количества и сроков годности товара. Затем документы на товар вместе с образцами товара передаются оператору ПК, который вносит товарную накладную в базу данных (БД) «Торговля и Склад». Операция оформляется документом «Приход внешний». При проведении документа «Приход внешний» происходит формирование розничной цены товара, при необходимости меняется цена кассы, оставшиеся партии товара по другим ценам либо отслеживаются либо переоцениваются. Происходит загрузка цены на кассы и печатаются ценники товаров и этикетки штрих — кодов при необходимости. Только после проведения всех необходимых документов оператором часть оприходованного товара перемещается в торговый зал и часть на склад. При оприходовании ТМЦ на складе, менеджер по закупкам фиксирует факты недостачи, брака и других отклонений и передает эти данные оператору, который в свою очередь фиксирует это в программе документом «Акт списания». После этих операций по отдельной номенклатуре, товар готов к продаже. Продажа частным лицам осуществляется документом «Чек ККМ». В конце рабочего дня старший кассир закрывает смену. При этом образуется только один документ «Отчет ККМ», который содержит все продажи за день. В случае обнаружения брака покупателем оформляется документ «Возврат от покупателя». Брак в свою очередь может быть списан со склада «Брак» документом «Акт списания» на издержки, либо отправлен поставщику документом «Возврат поставщику». Обратной связью для работы с поставщиком является документ «Заявка».

1.4.3 Информационно-технологическое сопровождение (ИТС)

Ежемесячно фирма 1С выпускает компакт-диск информационно-технологического сопровождения, который содержит:

· Технологическую информацию и материалы для пользователей

· Ответы линии консультаций на типовые вопросы пользователей.

· Новые релизы (в пределах той же версии) компонент системы «1С:Предприятие» .

· Методики, консультации, руководства, практические рекомендации

· Учебные и методические материалы по эксплуатации, настройке и конфигурированию системы, подготовленные сотрудниками фирмы «1С» и специалистами Финансовой Академии при Правительстве РФ.

· Систему правовой поддержки, интегрированную с программами семейства «1С:Предприятие»

1.4.4 Алгоритмическое обеспечение системы

Алгоритмическое обеспечение — это совокупность математических методов, моделей и алгоритмов, используемых в системе для решения задач и обработки информации.

На этапе конфигурирования система «1С:Предприятие» оперирует такими универсальными понятиями (объектами), характерными для области торговых систем, как «документ», «журнал документов», «справочник» и другие. Совокупность этих понятий и определяет концепцию системы.

На уровне системы определены сами понятия и стандартные настройки позволяют описать алгоритмы, описывающие специфику их обработку, для отражения различных особенностей учета в торговой деятельности.

Для описания специфических алгоритмов используются языковые (программные) средства.

В процессе конфигурирования формируется структура информационной базы, алгоритмы обработки, формы диалогов и выходные документы. Информационная структура проектируется на уровне предусмотренных в системе типов обрабатываемых объектов предметной области (константы, справочники, документы, журналы, регистры).

В процессе исполнения система уже оперирует конкретными понятиями, описанными на этапе конфигурирования (справочниками товаров, организаций, накладными и т. д.).

Пользователю представляется возможность ввода и обработки информации описанной в конфигурации структуры с использованием, как системных алгоритмов обработки, так и алгоритмов, созданных на этапе конфигурирования.

Константы. Список констант содержит все константы, определенные и используемые в программе. Для каждой константы из списка определяются три параметра:

1. Код константы, позволяющий ссылаться на нее из других мест программы;

2. Наименование константы, являющееся комментарием к константе;

3. Значение константы фиксированного типа (строка, число, дата и т. д.).

Для констант с установленным признаком «Периодический» поддерживается история изменений значения константы. При работе со списком пользователь может отредактировать значение константы с автоматическим обновлением истории изменений, просмотреть истории изменений констант или перейти к описанию константы.

Для работы с постоянной и условно-постоянной информацией с некоторым множеством значений, в системе используются объекты типа «Справочник».

Механизм поддержки справочников позволяет спроектировать и поддерживать самые различные справочники. На этапе конфигурирования можно описать, какими свойствами обладает каждым конкретным справочник. К настраиваемым свойствами относятся такие, как длина и тип кода, количество уровней, поддержка уникальности кодов, набор реквизитов справочника.

Для хранения основной информации о движении средств в системе используется документы. В процессе конфигурации настраивается произвольное количество видов документов.

Каждый документ может иметь неограниченное количество реквизитов в шапке и в многострочной части. Для документа задается форма ввода.

При настройке для документа задается также общие характеристики: длина кода, условия поддержки уникальности кода и др. Система автоматически поддерживает журналы перекрестных ссылок по документам.

Для описания отчетов и процедур произвольной обработки на этапе конфигурирования может быть создано неограниченное количество форм. Каждая форма имеет свой диалог настройки, который позволяет определить набор параметров формирования отчетов.

Алгоритм получения отчета описывается с использованием встроенного языка, при этом может быть задействован встроенный язык запросов. Для вывода отчетов может быть использован как текстовый формат, так и специализированный табличный формат отчетов к базовым типам данных, поддерживаемых системой, относятся «Число», «Строка», «Дата».

Для получения произвольных отчетов сложной структуры в системе предусмотрен предметно-ориентированный механизм запросов. Данное средство опирается на существующую условно-переменную структуру информационной базы системы, что позволяет сравнительно просто описывать достаточно сложные запросы.

Для того чтобы интерфейс конкретной конфигурации системы полностью отражал настроенные структуры данных и алгоритмов в системе, помимо редактора диалоговых форм и табличных документов, предусмотрена возможность настройки общих интерфейсных компонент системы: меню, панелей инструментов, комбинаций клавиш.

1.4.5 Программное обеспечение системы

1С:Предприятие — это специализированная объектно-ориентированная система управления Базой данных (СУБД), предназначенная для автоматизации деятельности предприятия. 1С: Предприятие — это инструмент во многих отношениях. Он позволяет разрешать самые разнообразные проблемы, начиная от хранения больших объемов информации и заканчивая поддержкой приложения, предполагающих одновременно доступ множества пользователей к Базе данных. В ситуации, когда к Базе данных, хранящейся на сервере обращаются клиенты, особое значение приобретают две ключевые функции серверной базе:

1) обеспечение однотипного метода доступа к данным в Базе данных;

2) выполнение разделения обязанностей между клиентами и сервером.

Клиентское приложение отвечает за представление данных пользователю, выполнение операцией над данными в Базе данных и их отображении в Базе данных и их отображении на экране монитора компьютера, а так же за составление отчетов и других операций, требующих вмешательство пользователя. Клиентское приложение пишется на встроенном языке системы 1С. Приложение позволяет пользователю выполнять в Базе данных операции добавления, удаления и замены записей. Основные требования к клиентской стороне приложения управления Базы данных:

— прежде чем сделать запрос на сервер, клиентское приложение собирает всю необходимую информацию;

— клиент отвечает за представление данных пользователю;

— клиент выполняет все операции над данными;

— клиент полностью отвечает за форматирование данных и представление информации в отчетах.