Анализ организационных характеристик и системы товарных запасов ООО «Областная продовольственная компания»

Характеристика организационно-правовой формы и системы управления товарными запасами торгового предприятия

OOO «Областная продовольственная компания» является ведущим оператором в области оптово-розничной торговли Пермского края [46].

На сегодняшний день это динамично развивающаяся сеть складов-магазинов, работающих по системе Cash&Carry, которая представлена в городах Пермь, Александровск, Березники, Верещагино, Губаха, Добрянка, Кунгур, Сарапул, Соликамскс и других, ассортиментом свыше 10 000 наименований продуктов питания, бытовой химии и товаров хозяйственно-бытового назначения.

Полное фирменное наименование юридического лица — Общество с ограниченной ответственностью «Областная продовольственная компания».

Сокращенное фирменное наименование: OOO «Областная продовольственная компания».

Дата государственной регистрации общества и регистрационный номер 01.02.2004 года № 2 225 448 ОГРН 1 056 330 002 431.

Юридический адрес: 614 025, г. Пермь, ул. Героев Хасана, 98.

OOO «Областная продовольственная компания» осуществляет свою деятельность на основании учредительных и регистрационных документов. Предприятие имеет лицензию на осуществление своей деятельности, занесено в государственный Реестр предприятий: имеет свой регистрационный номер, свидетельство о государственной регистрации и является юридическим лицом, подотчетным налоговым, статистическим органам.

Основной целью хозяйственной деятельности предприятия является — получение прибыли в результате своей хозяйственной деятельности. В соответствии с определяемой целью предприятие стремится выполнить поставленные задачи:

• — повышать объем реализации услуг;
• — повышать эффективность использования ресурсного потенциала;
• — минимизировать издержки по оказанию услуг;
• — максимизировать прибыль;
• — повысить рентабельность своей деятельности, платежеспособность, финансовую устойчивость.

Предприятие удовлетворяет потребности населения при высокой культуре обслуживания.

OOO «Областная продовольственная компания» реализует продукты питания, бытовую химию и товары хозяйственно-бытового назначения. Источниками поступления потребительских товаров на данном предприятии являются оптовые и оптово-розничные склады, индивидуальные производства.

Предприятие старается налаживать договорные связи с предприятиями-изготовителями, что является наиболее рациональной и экономически целесообразной формой организации хозяйственных связей, позволяющей сократить расходы по закупке товаров. Большинство предприятий-изготовителей работают на условиях предоплаты.

Товары в OOO «Областная продовольственная компания» завозятся централизованной доставкой и децентрализованной, т. е. доставка осуществляется автотранспортом поставщика. При организованной централизованной доставке товаров эффективней используется рабочая сила и транспорт, снижаются издержки обращения.

Предприятие стремится быть ближе к покупателям: постоянно внедряемые клиентские программы, ассортиментные решения, привлекательные оптовые цены, инициативы в области профессиональных услуг являются подтверждением этому. Основной принцип работы — это индивидуальный подход к каждому клиенту. Не зависимо от местоположения и формата торговой точки, любой покупатель сможет выбрать для себя удобную программу сотрудничества.

Организация контроля и учета за закупками на предприятии осуществляется ежедневно с помощью специальных компьютерных программ. Реализация товара производится через магазин.

Режим работы магазина: 8:00 — 21:00. Режим работы позволяет охватить довольно широкий сегмент потребителей.

Предприятие имеет свой кадровый потенциал и материально-техническую базу. На предприятии постоянно развивается система управления кадрами. Руководство OOO «Областная продовольственная компания» направляет свою деятельность в сторону повышения эффективности отдачи трудовых ресурсов, повышения их квалификации и профессионализма, сохранения морального климата в коллективе.

В обстановке всеобщей конкуренции от руководства предприятия требуется наиболее эффективная и производительная работа, чем у конкурентов.

В OOO «Областная продовольственная компания» линейная структура управления. Директор координирует, контролирует и отвечает за результаты выполнения всей работы предприятия.

Преимущества линейной структуры: четкая система взаимных связей функций и подразделений, четкая система единоначалия — один руководитель, сосредотачивает в своих руках руководство всей совокупностью процессов, имеющих общую цель, ясно выраженная ответственность; быстрая реакция исполнительных подразделений на прямые указания вышестоящих.

Недостатки данной организационной структуры заключаются в большой загруженности высшего руководства; малой гибкости при изменении ситуации; задержке решений вопросов, касающихся нескольких подразделений.

В практике управления предприятием используются административные и экономические методы управления:

• — административные: распределительное воздействие (приказы, распоряжения, устные указания), регламентированные распределения (распределение прав, обязанностей), нормирование (правила внутреннего распорядка, инструкции: должностные, технологические);
• — экономические: это приемы и способы воздействия путем использования таких экономических категорий, как заработная плата, материальное стимулирование и санкции.

На предприятии применяется повременно-премиальная оплата труда, помимо заработной платы предприятие предоставляет своим работникам оплачиваемые отпуска, больничные листы.

OOO «Областная продовольственная компания» располагает комплексом помещений для рационального функционирования торгового процесса, которые находятся в аренде. Все помещения предприятия расположены с учетом обеспечения рациональной взаимосвязи между ними.

Далее рассмотрим систему управления товарными запасами торгового предприятия.

Для этого подробнее рассмотрим деятельность логистического отдела OOO «Областная продовольственная компания».

Функционал отдела логистики. Структура отдела представлена в прил. А. Следует отметить, что департамент логистики делится по функциям:

• — Импорт продукции;
• — Работа в ERP (системы для автоматизации оптовой торговли);
• — Координация работы склада, обработка заявок клиентов.

Далее подробнее о каждой функции.

Специалисты по импорту контролируют весь процесс поставки товаров с консолидационных складов. При этом ведется анализ и мониторинг местонахождения груза, оцениваются примерное время прибытия товара на контрольные пункты, а также фиксируется фактическое время прибытия. Также специалист по импорту ответственен за предоставление всех необходимых документов перевозчикам и таможенным органам для организации бесперебойного процесса и во избежание простоев транспорта с грузом. Специалист по импорту также ответственен за организацию и контроль предоплаты услуг таможенных органов.

Помимо поставок продукции для продажи, специалисты по импорту ответственны за организацию поставок образцов продукции посредством курьерских служб, своевременное предоставление документов для таможенной очистки груза и контроль за оплатой счетов, выставленных посредниками за предоставление услуг. В зоне ответственности специалистов по импорту лежит и отслеживание сроков действия сертификатов и деклараций. Данные документы должны быть всегда в электронном и заверенном нотариально виде в таможенных органах. Кроме того, комплекты сертификатов и деклараций отгружаются клиентам вместе с товаром и отправляются во все розничные магазины, поэтому необходимо также следить за наличием комплектов документов на складе.

Таким образом, можно сделать вывод, что нет конкретного человека, ответственного за сертификацию продукции компании, что является минусом.

Специалисты по работе со складом ответственны за занесение необходимых данных в SAP, исправление ошибок при сканировании товаров, а также за мониторинг товаров для клиентов компании, их резервирование в системе, оповещение отдела продаж о прибытии продукции.

Руководитель складского хозяйства ответственен за склад и логистический процесс на складе. Менеджеры по входящим потокам ответственны за прием машин, разгрузку, складирование товаров. Менеджеры по выходящим потокам ответственны за комплектацию товаров и отгрузку продукции в розничные магазины, а также клиентам.

При реализации логистических функций, которые связаны со складированием или транспортировкой, OOO «Областная продовольственная компания» предпочитает прибегать к услугам логистических операторов/провайдеров.

Закупки новых товаров происходят после того, как в главный офис компании привозятся образцы этих товаров, и проходят показы для оптовых клиентов компании. Клиенты формируют портфель заказов, а после все заказы консолидируются с заказами для собственной розницы (которыми занимаются категорийные менеджеры) и размещаются отделом продукта в системе SAP до определенной даты, которую устанавливает OOO «Областная продовольственная компания».

Продукция отгружается со складов-консолидаторов и отправляется на склады OOO «Областная продовольственная компания», которые являются распределительно-подсортировочными. На складах товары консолидируются по направлениям. Далее происходит отгрузка товаров оптовым клиентам и в собственную розницу. Почти все клиенты (за исключением крупных) осуществляют забор груза со склада своими силами. Отправка товаров в магазины собственной розницы осуществляется транспортными компаниями по направлениям.

По признаку прямолинейности система является смешанной, так как товар реализуется как через собственную розничную сеть, так и посредством оптовиков. Также, сбытовая система компании является сочетанием независимой (преимуществами которой являются низкие затраты на продвижение товара, отсутствие инвестиций) и собственной (преимуществами которой являются возможность регулировать цены, оптимизировать уровень обслуживания, контролировать продажи).

Логистическая инфраструктура компании: компания не владеет какими-либо логистическими активами. Транспортировка отдана на аутсорсинг, компания арендует складские мощности. Данному складскому комплексу присвоен класс В.

Размер арендуемой площади составляет 8 250 кв. м, что соответствует 3000 паллето-местам. Помимо складских мощностей, арендуется еще и оборудование. В распоряжении компании — 5 фронтальных электроштабелеров, 2 комплектовщика, 5 гидравлических тележек, 2 полоуборочных машины, 2 паллетайзера. Товар хранится на 6 ярусах, всего 15 рядов стеллажей.

На складе осуществляется хранение продукции, а также хранение оборудования для магазинов, рекламных материалов и возвращенных товаров, а именно — бракованной продукции и продукции, которая не была распродана во время сезона и в последствие отправится на прилавки в сезон.

Информационная поддержка компании до 2010 года была установлена единая корпоративная информационная система SAP, которая пришла на смену Microsoft Dynamics Navision и система 1С: «Бухгалтерия», также модулю «Управление складом».

Изначально продуктовый отдел консолидирует все полученные заказы оптовиков (включая заказы продукции для собственной розничной сети компании) и заводит их в систему с указанием требуемой даты поставки. Система каждому заказу присваивает номер, называемый purchase order (PO). Занесенные данные выгружались из Navision одним файлом и отправлялись в главный офис компании, что было большим минусом, так как не было возможности передавать информацию в главный офис через ERP и зачастую на этом этапе возникали ошибки, которые позже приводили к тому, что поставлялся не тот ассортимент продукции, который был изначально заказан. Параллельно с этим, отдел продаж вводил в систему информацию о продукции, заказанной каждым отдельным клиентом. Внедрение системы SAP во многом упростило описанный процесс.

Отдел продукта по-прежнему вносит заказы в систему на основе того, что будут заказано клиентами, а также прогнозирует спрос по объемам продаж продукции в собственной рознице, при этом закладывая в запас ту часть продукции, которая, как предполагается, будет пользоваться наибольшим спросом. С внедрением системы SAP стало возможным корректировка заказа и заведение заказов по рознице и оптовикам отдельно.

Работа в системе Navision характеризовалась отсутствием автоматизации процессов и трудоемкостью работы. Работа в системе SAP значительно упростила данные процессы. Занесение документов возможно не только вручную, но и методом копирования и вставки, что не было доступно в системе Navision.

Таким образом, в компании была оптимизирована работа в информационной системе посредством внедрения SAP и, что самое главное, интеграцией с главным офисом компании, что позволило улучшить показатели эффективности использования информационной системы и упростить процессы.

Важным этапом характеристики предприятия является анализ финансово-хозяйственной деятельности. Поэтому далее рассмотрим основные экономические показатели деятельности компании.

Анализ основных экономических показателей деятельности ООО «Областная продовольственная компания»

Отобразим динамику основных экономических показателей OOO «Областная продовольственная компания» (табл. 6). Для этого необходимы бухгалтерские балансы за период 2011;2013 гг. (прил. Б).

По активу баланса можно сделать следующие выводы:

— Внеоборотные активы выражены только в основных средствах, причем в 2011 году сумма внеоборотных активов больше, чем в 2012, что связано с выбытием компьютерного оборудования. По сравнению с 2012 годом, сумма основных средств в 2013 году увеличилась на 185 тыс. руб. (+24,69%), что связано с приобретением более …

2,20.

1,04.

0,86.

— 76.

— 9,21.

24,70.

Основные средства.

2,20.

1,04.

0,86.

— 76.

— 9,21.

24,70.