Рекомендации по внедрению корпоративных информационных систем на ОАО «Объединенные телесистемы»

Можно выделить следующие основные факторы, повышающие вероятность успеха внедрения КИС:

1. Осознание руководством предприятия крайней необходимости внедрения корпоративных информационных систем и понимание основ их построения.

Ключевым фактором, без которого, фактически, не следует начинать проект, является поддержка внедрения со стороны высшего руководства (а лучше, собственников) компании. У руководства успешного предприятия, в большинстве случаев, четко определены стратегические и тактические цели его развития, в том числе, в области автоматизации.

Правильно внедренная КИС наряду с предоставлением возможности оперативного сбора, хранения и анализа производственных и финансовых данных способствует значительному повышению исполнительской дисциплины сотрудников предприятия и обеспечивает построение прозрачной для руководства структуры и последовательности процессов его деятельности.

В то же время перед внедрением КИС руководство обязательно должно получить максимально полное для себя представление о мировом (и российском) опыте в области информационного управления предприятиями. Имеются ввиду основные теоретические принципы управления, опыт внедрения корпоративных информационных систем на предприятиях отрасли, методики оценки эффекта внедрения КИС, полученный от внедрения корпоративных информационных систем эффект и т. д.

Без такого предварительного обследования руководству предприятием часто сложно составить для себя достаточно полное представление, что оно хочет получить от внедрения КИС и как им образом добиваться достижения эффективного внедрения.

2. Готовность руководства предприятия к четкой организации проекта обследования предприятия и внедрения на нем КИС.

Успешное внедрение корпоративных информационных систем невозможно без правильной организации всего процесса внедрения. При организации выполнения проекта внедрения необходимо учесть следующие основные моменты: определить структуру управления проектом; утвердить методику контроля хода и качества выполнения проекта; определить порядок планирования и выделения финансовых и человеческих ресурсов. Кроме того, в ходе выполнения проекта внедрения необходимо крайне скрупулезно вести всю проектную документацию и своевременно реагировать на невыполнение графика внедрения КИС.

3. Готовность руководства предприятия к выделению квалифицированных сотрудников для оказания помощи внешним специалистам.

Вследствие того, что руководство предприятия рассчитывает долго использовать внедренную КИС, в проекте внедрения (на всех его этапах) обязательно должны участвовать сотрудники предприятия с целью накопления опыта для последующего сопровождения корпоративных информационных систем. При этом уровень квалификации и способности привлекаемых сотрудников будут непосредственно влиять на успех всего проекта внедрения.

Проект выполняется намного эффективнее, если в него включены квалифицированные сотрудники ведущих функциональных подразделений (бухгалтерии, планового, производственного и других экономических отделов, отдела закупок и продаж, отдела маркетинга и финансового анализа).

Специалисты предприятия, входящие в группу внедрения, обязательно должны пройти обучение. Немаловажным фактором эффективной работы сотрудников предприятия, участвующих во внедрении КИС, является и их дополнительное материальное стимулирование (и перспективы дальнейшего служебного роста).

4. Готовность предприятия к внедрению и проведению неизбежных изменений в различных производственных и управленческих процессах, наличие корпоративных стандартов учета и отчетности.

При организации проекта внедрения необходимо четко разделять виды деятельности:

• — консультационное сопровождение внедрения КИС;
• — непосредственное внедрение корпоративных информационных систем.

Под консультационным сопровождением внедрения понимается обучение и консультации сотрудников предприятия по различным вопросам (настройке модулей КИС, особенностям их использования для решения конкретных задач на этапе обследования и внедрения и т. д.).

Консультационное сопровождение выполняется нанимаемыми предприятием внешними специалистами. Опыт внедрений корпоративных информационных систем (особенно западных) на российских предприятиях показывает, что «самовнедрение» часто приводит просто к потере времени (а, следовательно, и денег).

Таким образом, надо приглашать внешних специалистов. В России уже есть компании, специализирующиеся только на внедрении корпоративного ПО. И число таких компаний постоянно увеличивается.

Непосредственным внедрением (формированием базы нормативно-справочной информации, моделированием процессов деятельности, проведением опытной эксплуатации КИС и вводом ее в промышленную эксплуатацию) должны заниматься сотрудники предприятия, входящие в группу внедрения.

В процессе внедрения предприятие должно получить не только настроенную и функционирующую корпоративных информационных систем, но и профессионально подготовленных своих сотрудников, способных самостоятельно сопровождать КИС.

Внедрение корпоративных информационных систем всегда сопровождается определенной корректировкой (оптимизацией) как организационно-штатной структуры предприятия, так и процессов его деятельности.

При этом основным критерием необходимости изменений следует считать их целесообразность с точки зрения обеспечения эффективности процесса управления предприятия в целом. Руководство предприятия должно понимать, к чему приведут эти изменения и последовательно реализовывать их.

Таким образом, разработке информационных технологий управления предприятиями предшествуют, возможно, более детальное обследование и анализ управляемого объекта, задач и структуры управления, содержания и потоков информации. На основе анализа материалов обследования разрабатывается информационная модель управления предприятием, фиксирующая связь между задачами обработки данных и новыми потоками информации.

На основе информационной модели управления производится выбор технических средств и разрабатывается соответствующая информационная технология. Часто конкретная технология управления создается путем адаптации той или иной универсальной программной среды к условиям конкретного предприятия.

С учетом изложенного весьма рациональной представляется следующая схема поэтапной автоматизации управления предприятием.

Первый этап включает приобретение тиражного программного обеспечения с встроенными средствами развития или набора необходимых модулей комплексной ИС. На этом этапе также производится первичное обучение работников предприятия. Все это должно осуществляется в рамках единого договора на поставку, внедрение в опытную эксплуатацию, обучение и первичное сопровождение программного продуктов.

Этот этап предъявляет наименьшие требования к компьютерной грамотности сотрудников. Они могут быть начинающими пользователями. Под начинающими пользователями понимаются сотрудники, умеющие работать с текстовым редактором и электронными таблицами.

Второй этап связан с относительно быстрым (не более года) внедрением в эксплуатацию купленного программного обеспечения (собственными силами или, что чаще, с участием специалистов фирмы-разработчика) и первичной адаптацией программ к специфике конкретного клиента (возможны небольшие доработки на месте).

При этом вполне допустимо, что сразу начнут реально работать не все возможные функциональные подсистемы, а лишь их часть (ведение бухгалтерского и складского учета, кадры и т. д.). Важно лишь, чтобы необходимые в данный момент участки работы были автоматизированы в первую очередь.

На втором этапе сотрудники предприятия становятся пользователями автоматизированных рабочих мест (АРМ). Они должны выполнять расчеты с конкретными проблемными программами: расчет зарплаты, учет основных фондов и т. п.

Часто компании недооценивают время и средства, необходимые для интеграции программного обеспечения. Важно понимать, что корпоративная система должна быть так или иначе связана с первичным программным обеспечением бизнес-процессов, которое занимается предварительной обработкой данных. Иначе перенос информации будет занимать слишком много времени и обладать очень низкой эффективностью.

Скрытые издержки имею свойство проявляться и при начальной обработке системой реальных данных. Это связано с тем, что имеющуюся информацию необходимо конвертировать в формат новой системы. Однако в процессе конвертации данные могут устаревать, что требует дополнительных усилий для их обновления. Для минимизации таких издержек стоит заранее выделить кадры, в обязанности которых будет входить проверка оперативности внесенной информации, а при необходимости и ее обновление.

Еще одной статьей расходов станет оплата консалтинга. Не следует считать, будто справиться со столь объемным массивом работ можно, используя лишь собственные активы, так или иначе, даже самые толковые специалисты могут столкнуться с незнакомыми условиями и вопросами, для решения которых понадобится внешний специалист.

На третьем этапе постепенно идет наращивание информационной системы: компьютерная техника заменяется на более мощную, осуществляется автоматизация вспомогательных участков, разрабатываются специальные программные средства, в базах данных накапливается архивная и аналитическая информация. Этап может длиться от нескольких месяцев до нескольких лет и в его конце предприятие по сути уже имеет собственную комплексную ИС.

На данном этапе обязательно должны быть опытные пользователи. Они обязаны обладать следующими знаниями и навыками:

• — быстро освоить работу пользователя любого АРМа;
• — четко различать свои ошибки и сбои компьютера и программного обеспечения;
• — восстановить информацию после сбоев любого АРМа.

Немаловажно убедиться, что за руководство процессом отвечает специалист, хорошо разбирающийся не только в компьютерных технологиях, но и в бизнес-процессах, а также способный видеть проект в целом, а не его составляющие. В противном случае может оказаться, что временные задержки и отсутствие оперативного реагирования на изменения плана приведут к полному краху внедрения.

Четвертый этап — приобретение КИС при четком понимании целей и задач в бизнесе, стоящих перед корпоративной системой автоматизации.

Для внедрения КИС на предприятии необходима группа продвинутых пользователей. Данные пользователи должны уметь настраивать работу конкретного рабочего места на базе имеющихся возможностей конфигурирования ИС, уметь производить инсталляцию новых версий программ и баз данных, восстанавливать базы данных ИС после сбоев.

Тестировать систему следует до ее запуска. Лучше всего, если перед внедрением глава проекта некоторое время поработает с демоверсией данного продукта, примененного на узком, не особенно важном участке работы. Свое тестирование должны провести и сотрудники, обслуживающие специфические бизнес-процессы, так как после внедрения системы полностью поменять ее функциональность в любой из специализированных областей будет довольно сложно.

Весьма важным аспектом является обучение персонала. Неправильно думать, что кадры необходимо лишь научить пользоваться новой системой. Людей нужно подготовить к изменениям, которые несет глобальное внедрение, мотивировать их отдачу и принять новые формы контроля: ведь, сколько бы денег не было вложено в автоматизацию, она не достигнет цели, если будет отторгнута персоналом.

Данный алгоритм внедрения позволит сэкономить время и деньги, а также страхует от ошибок при построении КИС. Работая поэтапно, получая новые результаты каждый месяц, можно вовремя остановиться, и исправить возможные ошибки.

• 1. Для того чтобы иметь хорошую информационную систему, отвечающую требованиям бизнеса, необходимо планировать как ее создание, развитие, так и ее замену или модификацию. При этом, такая работа должна проходить постоянно, одновременно с развитием организационной и функциональной структуры организации. Вместе с тем, внедрение современных ИТ-решений, в том числе и корпоративных, как и любое серьезное преобразование на предприятии, является сложным, а зачастую и рискованным процессом.
• 2. Применение грамотной стратегии внедрения КИС, основанной на тщательном анализе всех возможных расходов и преимуществ, возникающих на предприятии в результате этого внедрения, позволит избежать ситуаций, когда на первый взгляд относительно не дорогая и устраивающая по всем параметрам КИС, при ее покупке и внедрении оборачивается большими затратами.