Автоматизация отдела кадров

Использование информационных технологий, благодаря универсальным возможностям различных программ и программного обеспечения позволяет решать вопросы повышения интенсивности процессов в бизнесе, разрешать проблемные ситуации в сфере управления и контроля над персоналом. При этом автоматизация бизнеса никак не зависит ни от направления деятельности, ни от уровня развития компании. Одной из составных частей автоматизации, в которой крайне нуждается бизнес, является структура кадрового управления [13−15].

При внедрении автоматизации в этом подразделении предприятия, появляется уникальная возможность точного учета сотрудников; оперативного решения таких повседневных задач, как: издание и регистрация приказов и других документов, отслеживание регламента предоставления отпусков, получение и систематизация различной исходящей и входящей информации, многие другие многочисленные заботы и вопросы отдела кадров. Соответствующие программы автоматизации оказывают помощь в умелом распределении трудовых ресурсов компании, а также являются средством получения необходимой индивидуальной информации и корпоративных сведений.

Вначале автоматизация бизнеса в кадровой сфере была узконаправленной и касалась исключительно расчетов заработной платы.

Постепенно бизнес претерпевал качественные изменения, а вместе с тем подпирала необходимость соответствующих пертурбаций в интенсификации работы отделов кадров. Спрос, как известно, рождает предложение. В связи с этим расширялись функциональные возможности имеющихся программ, параллельно разрабатывались новые программные продукты.

Актуальность автоматизации деятельности управления кадрами диктовалась и технологическими инновациями, когда бизнес развивается на новом уровне. Все насущнее становится потребность в оптимизации одной из главных составляющих успеха любого предприятия — удачной кадровой политики.

Большое значение имеют не только собственно кадры компании, но также их правильное перераспределение, своевременная корректировка трудовых ресурсов. Только автоматизация бизнеса способна обеспечить решения растущих кадровых задач на высоком уровне.

Обзор программных средств автоматизации отдела кадров.

1. Фараон Назначение: Автоматизирует управление персоналом: ведет учет личных дел, кадровых операций (приемы, переводы, увольнения, командировки, больничные, отпуска, обучение, аттестации), выводит приказы в соответствии с унифицированными формами, расчитывает остатки отпусков, ведет учет рабочего времени, выстраивает организационную структуру, организует делопроизводство и т. д.

Автоматизированная система управления персоналом «Фараон» — это современная компьютерная программа, сочетающая в себе функции автоматизации управления персоналом и кадрового делопроизводства. Главными особенностями системы Фараон являются ее наглядность, удобство, гибкая настройка, возможность вести несколько юридических лиц одновременно, а также интеграция с пакетом программ Microsoft Office.

Фараон представляет организационную структуру компании в виде иерархического «дерева», отражающего вложенность подразделений и должностей. Такое представление организационной структуры имеет следующие преимущества:

Графическое представление организационной структуры удобно тем, что дает возможность легко выполнять сложные структурные преобразования. Например, в случае поглощения одного подразделения другим, вам будет достаточно мышкой «перетащить» одно подразделение вовнутрь другого. При этом автоматически создастся приказ, изменится штатное расписание, а также внесутся соответствующие изменения в личные дела всех сотрудников данных подразделений.

Благодаря графическому представлению организационной структуры у пользователей Фараона развивается целостный взгляд на свою компанию и появляется возможность проводить кадровый анализ на любом ее уровне. Проще говоря, можно выполнять поиск или строить отчеты как по всей компании сразу, так и по отдельно взятым подразделениям.

Например, можно выбрать подразделение и вызвать список работающих в нем сотрудников или вызвать список командировок сотрудников этого подразделения, а также построить штатное расписание или табель учета рабочего времени или отчет с расчетом отпусков этого подразделения или всей компании.

2. 1С: Зарплата и Управление Персоналом 8.

Назначение: Программа массового назначения для комплексной автоматизации расчета заработной платы и реализации кадровой политики предприятий и организаций. Она успешно применяется в кадровых службах и бухгалтериях, а также в других подразделениях, в задачу которых входит организация эффективной работы персонала.

1С:Зарплата и Управление Персоналом 8 — это готовое к работе решение, в котором учтены требования законодательства, реальная практика работы предприятий и мировые тенденции развития методов мотивации и управления персоналом.

Программа позволяет вести учет в единой информационной базе от имени нескольких организаций — юридических лиц, а также индивидуальных предпринимателей, которые с точки зрения организации бизнеса составляют единое предприятие.

" 1С: Зарплата и Управление Персоналом 8″ создана на технологической платформе нового поколения «1С:Предприятие 8», которая обеспечивает высокую гибкость, настраиваемость, масштабируемость, производительность и эргономичность прикладных решений. В комплект поставки программного продукта входит типовая конфигурация «Зарплата и Управление Персоналом» .

3. DIRECTUM: Кадровые процессы Назначение: Решение задач, направленных на поддержку кадровых процессов и документооборота, реализацию кадровой политики, повышение прозрачности работы с персоналом.

Бизнес-решение «DIRECTUM: Кадровые процессы» позволяет решить следующие бизнес — задачи:

Организация процесса подбора кадров: сбор и утверждение заявок на персонал подразделений, формирование списка вакансий, публикация на сайте компании или передача в кадровое агентство, организация собеседований и оценка кандидатов до приема на работу.

Контроль завершения испытательного срока.

Организация процессов приема и увольнения персонала: контроль прохождения необходимых инструктажей при приеме сотрудников, выдача пропусков, создание учетных записей автоматизированных систем и т. п.; организация процесса увольнения: формирование обходного листа, контроль окончательного расчета с работником, передача полномочий, задач, документов.

Организация процессов перевода и назначения персонала: контроль изменения данных для расчета заработной платы, прав доступа к базам данных и программному обеспечению, организация нового рабочего места сотрудника.

Организация процессов согласования кадровых документов.

Согласование и учет командировок.

Создание и поддержание в актуальном состоянии на портале компании электронного справочника сотрудников, содержащего служебный телефон, местонахождение, фотографию сотрудника.

4. АСУПП «КАДРЫ» .

Назначение: Автоматизированная система управления персоналом предприятия.

Рисунок 1. Интерфейс программы АСУПП «КАДРЫ» предназначается для формирования организационной структуры предприятия и ведения профессиональной деятельности кадровой службы по учету, подбору, движению персонала работников, контроля и управления им с использованием системного анализа на предприятии (организации) любой формы собственности и хозяйственной деятельности, независимо от правового статуса, организационной структуры и численности, методов управления.

5. КИС «Трудовик» .

Назначение: комплексная автоматизация управления персоналом.

КИС «Трудовик» предназначен для автоматизации процессов управления персоналом и расчета заработной платы в крупных и средних компаниях и холдинговых структурах. Он решает весь спектр задач в области управления персоналом: описание структуры компании, учет личного состава, табельный учет, расчет заработной платы (в том числе сдельной), выплат и удержаний, предоставление налоговой отчетности, анализ затрат и многие другие.

Основная задача КИС «Трудовик» — повышение эффективности управления персоналом. Его внедрение позволяет упорядочить учетно-расчетные процессы управления персоналом, обеспечить их безошибность и соответствие законодательству, ускорить процесс формирования заработной платы и налоговых отчислений, предоставить руководителям бизнеса, бухгалтерам, кадровым инспекторам мощные средства аналитики.

6. Система ''КАДРЫ''.

Назначение: Система предназначена для автоматизации и оптимизации бизнес-процессов в области управления персоналом: ведение штатного расписания, личных карточек, командировок, отпусков, табельный учет рабочего времени, формирование и ведение приказов по личному составу и многое другое.

Система «КАДРЫ» реализована на базе новейших технологий, гибко настраивается, масштабируема и успешно используется как в небольших организациях на ограниченном количестве рабочих мест, так и в крупных компаниях, численность персонала которых достигает тысяч и десятков тысяч сотрудников.

Ведение штатного расписания.

Ведение личных карточек работников.

Ведение базы данных по командировкам.

Ведение приказов по личному составу.

Формирование отчетов, справок, выходных форм.

Поиск.

Выводы по анализу В настоящее время на рынке программного обеспечения представлено большое количество продукции автоматизации деятельности отдела кадров. Представленные системы обладают очень большим количеством функций, что является несомненным положительным моментом. Однако, после анализа описанных выше автоматизированных систем, был сделан вывод, что большинство программ предназначено для крупных предприятий и являются дорогостоящим ПО. Оплачивать необходимо не только сам программный продукт, но его поддержку и обновление. А для предприятия малого бизнеса это будет очень затратно. Исходя из этого, было принято решение о написании программы автоматизации делопроизводства отдела кадров ТОО «Технология связи».