Формирование и распределение премиального фонда по проекту

Премиальный фонд по проекту формируется исходя из прибыли или достигнутой экономии затрат. Плановая прибыль по проекту закладывается на этапе планирования, на этапе завершения считается фактический размер прибыли. Экономия затрат возникает в процессе реализации проекта. Для ее определения первоначально необходимо рассмотреть процесс планирования затрат.

При планировании проекта рассчитывается сметная стоимость выполняемых работ (смета затрат) и определяются риски (рис. 1.1). Для их покрытия рассчитывается резерв, называемый также управленческим резервом.

Управленческий резерв — резерв ресурсов по проекту: временных, денежных, трудовых, заложенных менеджером в проект, распоряжаться которым может только он сам или с его согласия. На практике управленческий резерв составляет около 15% от всех ресурсов проекта. Управленческий резерв на проектах с высоким уровнем риска значительно выше указанной величины.

Далее смета затрат проекта и резерв согласуются с директором проектов. Исходя из типа проекта, истории отношений с заказчиком и других параметров, руководитель проекта определяет управленческий резерв. На основе сметы затрат и управленческого резерва формируется бюджет проекта, который представляет собой распределение затрат по периодам времени.

Пересмотр сметной стоимости, бюджета и резервов производится только при значительных изменениях в проекте. Критерии пересмотра устанавливаются при открытии проекта (например, изменение планируемых затрат более чем на 50% от управленческого резерва).

Величина премиального фонда (ПФ) может рассчитываться следующим образом:

ПФ = (смета затрат + резерв + управленческий резерв — фактические затраты) * (1 — задержка * коэф. задержки). [48].

Где: фактические затраты — затраты, фактически понесенные на проект; задержка — задержка сроков завершения проекта в периодах (например, в днях или педелях);

коэфзадержки — доля, на которую уменьшается премиальный фонд за один период задержки (например, 0,1).

Распределение премиального фонда проекта В зависимости от проекта и ситуации в компании, премиальный фонд распределяется между участниками команды проекта по решению руководителя проекта или директора проектов. При этом часть фонда может идти на премирование отличившихся в ходе выполнения проекта сотрудников. Эта часть фиксируется либо директором проектов, либо менеджером проекта. Схема разработки системы мотивации УКП представлена на рис. 1.2.

Рис. 1.2 — Схема мотивации УКП

Оценка вклада сотрудников Если целью программы мотивации УКП объявлено повышение эффективности при сохранении качества, то необходимо определить каким образом будет осуществляться оценка вклада УКП в достижение поставленных целей.

Измерение эффективности предусматривает вычисление соотношения результата и затрат. Затраты, контролируемые УКП, обычно выражаются в виде трудозатрат.

Критерии оценки могут быть сформированы в виде таблицы, корневой столбец которой содержит названия характеристик, корневая строка — оценки эффективности, а в клетках проставляются их возможные оценки (табл. 2).

Таблица 2 — Пример таблицы оценки эффективности деятельности УКП.

Такие таблицы не определяют формальную процедуру оценки, но будут полезны как сотрудникам, которые будут более четко представлять себе, что от них требуется, так и оценивающим их руководителям, которые смогут давать оценки более аргументировано.

Обычно характеристики имеют количественное выражение. Следует отметить, что в любой методике оценки персонала присутствует элемент субъективизма, а степень ее формализованности определяется тем, какими рамками этот субъективизм ограничен.

Поощрения и взыскания для сотрудников На основе оценки результатов деятельности в соответствии с программой мотивации каждому из сотрудников начисляется премия по каждому из проектов, отражающая вклад в его выполнение. Премия может быть определена исходя из двух факторов:

объем участия в проекте (может быть выражен в трудозатратах);

эффективность участия в проекте может рассчитываться как соотношение полученных выгод (возможно, в денежном выражении) и трудозатрат.

Премия по проекту для сотрудника (исполнителя работ по проекту) может быть рассчитана по формуле:

премия = чч * коэфоц * ставка Здесь:

чч — количество человеко-часов, затраченных сотрудником па выполнение своих задач по проекту;

коэфоц — коэффициент, присваиваемый каждому значению оценки результатов программы мотивации (например, для «минимальной» оценки — 0; для «плановой» — 1, для «максимальной» — 2);

ставка — ставка премирования за эффективно отработанный человеко-час.

Отметим, что для «минимальной» оценки может быть установлен отрицательный коэффициент, что будет соответствовать взысканию.

Такая схема расчета может привести к тому, что сотрудники будут завышать трудозатраты по проектам. Однако существуют факторы, препятствующие этому:

высокие трудозатраты могут свидетельствовать о недостаточной эффективности УКП;

оценку эффективности проводят руководители проекта, которые мотивированы к снижению затрат на проект.

Для УКП премии могут начисляться по завершении проектов/этапов. Такой механизм позволяет:

снизить риски, связанные с уходом сотрудников до завершения проекта (этапа);

стимулировать сотрудников не к демонстрации требуемого поведения в короткие периоды, а к внесению вклада в выполнение проекта (этапа) в целом.