Проверка обоснованности выдачи и своевременности возврата денежных средств выданных под отчет

На начальном этапе ревизии необходимо убедиться в наличии распорядительных документов, отражающих информацию о расчетах с подотчетными лицами в организации. Проверяющему лицу следует запросить приказ об учетной политике организации, приказы (распоряжения) руководителя организации о назначении лиц, уполномоченных получать наличные деньги под отчет, о сроках отчетности, о командировочных расходах. Фактически произведенные операции сверяются с положениями, отраженными в приказах руководителя.

Особое внимание в ходе ревизии расчетов с подотчетными лицами уделяется наличию на предприятии списка работников, которым могут выдаваться наличные деньги на хозяйственные и операционные нужды. В данный список обычно включают сотрудников, которые постоянно работают на предприятии или лиц, выполняющих разовые работы по договорам подряда. В обязательном порядке список утверждает руководитель организации путем издания приказа.

Большое значение при ревизии подотчетных сумм уделяется порядку выдачи денежных средств подотчетным лицам. Наиболее распространенным нарушением при ревизии данного вопроса является выдача наличных денег лицам, имеющим задолженность по ранее полученным средствам.

По выданным в подотчет суммам ревизор устанавливает, нет ли превышения предельных размеров аванса. А именно:

• — не превышают ли расходы, производимые в месте нахождения организации, трех рабочих дней;
• — не превышают ли расходы, производимые вне места расположения организации, десяти рабочих дней;
• — соблюден ли тридцатидневный рабочий срок при расходе сумм, не превышающих одной базовой величины, в целом по организации.

Далее осуществляется проверка документального оформления авансовых отчетов. В ходе проверки обращается внимание:

• 1) на порядок оформления авансовых отчетов;
• 2) на порядок оформления командировочных расходов (в том числе за рубеж);
• 3) на случаи передачи подотчетных сумм другому лицу;
• 4) на факты несвоевременности возврата подотчетных сумм и сдачи авансовых отчетов в бухгалтерию;
• 5) на порядок отражения в учете операций с подотчетными лицами.

Документальная проверка авансовых отчетов предусматривает проверку по форме и по существу отраженных операций.

При проверке авансовых отчетов по форме осуществляется тестирование авансовых отчетов организации по признакам соответствия унифицированной форме и правилам заполнения документов. При этом анализируются: наличие номера и даты составления документа; факт указания подотчетного лица и суммы полученного аванса, израсходованной суммы, суммы остатка и перерасхода; факт указания назначения аванса; наличия подписей; порядок заполнения оборотной стороны авансового отчета.

Методика документальной проверки авансовых по существу заключается в проверке законности отраженных в учете операций с подотчетными лицами.

При этом необходимо проконтролировать соблюдение сроков предоставления авансовых отчетов в бухгалтерию и их оформление. Сроки отчетности подотчетных лиц аудитор проверяет путем сверки дат в расходных кассовых ордерах на выдачу денег под отчет и в авансовых отчетах.

Срок отчетности не может превышать трех рабочих дней по истечении срока, на который выданы деньги, или со дня возвращения из командировки. При этом ревизор должен убедиться в наличии приказа руководителя организации об установлении подотчетных лиц, которым могут выдаваться деньги под отчет, и о сроках отчетности. Параллельно проверяется наличие значительной дебиторской задолженности подотчетных лиц и сроки ее отражения в бухгалтерском учете, а также причины непогашения дебиторской задолженности.

Лица, получившие наличные деньги под отчет на расходы, связанные со служебными командировками и на предстоящие расходы, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения из командировки, исключая день прибытия, предъявить в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах и возвратить в кассу неиспользованные наличные деньги, за исключением случаев, установленных в пункте 1 части второй статьи 107 Трудового кодекса Республики Беларусь.

Документами, подтверждающими расходы по приобретению (поступлению, изготовлению, выполнению) продукции (товаров, работ, услуг), являются:

• 1) кассовый ордер формы КО-1, квитанция формы КВ-1, квитанция формы 20-фс, другие приходные документы, утвержденные в соответствии с законодательством;
• 2) кассовый чек, содержащий номер, наименование юридического лица, инициалы, фамилию индивидуального предпринимателя, дату продажи (выполнения работы, оказания услуги), наименование, количество и цену товара (выполнения работы, оказания услуги), сумму, идентификатор кассира.

При использовании корпоративной карточки работник предъявляет отчет об израсходованных суммах с приложением к нему карт-чеков и иных документов не позднее 15 рабочих дней со дня возвращения из служебной командировки либо со дня расходования денежных средств на иные цели в соответствии с законодательством, исключая день прибытия из служебной командировки либо день расходования денежных средств на иные цели. При использовании личной карточки работник предъявляет отчет об израсходованных суммах с приложением к нему карт-чеков и иных документов не позднее 15 рабочих дней со дня возвращения из служебной командировки, исключая день прибытия.

В случае если денежные средства для оплаты командировочных расходов выдавались работнику частично наличными и путем зачисления на карт-счет, отчет об израсходованных суммах представляется работником не позднее 15 рабочих дней со дня возвращения из служебной командировки, исключая день прибытия.

Работники, не отчитавшиеся в установленные сроки за полученные денежные средства на командировочные расходы, считаются лицами, не возместившими предприятию полученные суммы.

Суммы, за которые работники не отчитались перед бухгалтерией, плюсуются к сумме заработной платы и облагаются подоходным налогом.

За суммы полученных денежных средств на хозяйственные нужды ответственные работники отчитываются так же, как за суммы, полученные на командировочные цели.

При приеме авансовых отчетов за израсходованные денежные средства по покупке ценностей на хозяйственные цели бухгалтер в первую очередь просматривает приложенные товарные чеки по приобретенным ценностям. Не допускается прием авансовых отчетов, к которым приложены товарные чеки, где не расписаны купленные хозяйственные товары.