Организация кадрового документационного обеспечения системы управления персоналом
Подсистема информационного обеспечения системы управления персоналом выполняет следующие функции: ведение учета и статистики персонала, информационное и техническое обеспечение системы управления персоналом, обеспечение персонала научно-технической информацией, организация работы органов массовой информации организации, проведение патентно-лицензионной деятельности. Гладкова Ю. А. указывает на то… Читать ещё >
Организация кадрового документационного обеспечения системы управления персоналом (реферат, курсовая, диплом, контрольная)
Выполнение обеспечивающих функций системы управления персоналом отмечали многие авторы, так, например, Кибанов А. Я. отмечает, что выполнение обеспечивающих функций возложено на подсистемы информационного и правового обеспечения.
«…Подсистема правового обеспечения системы управления персоналом осуществляет: решение правовых вопросов трудовых отношений, согласование распорядительных и иных документов по управлению персоналом, решение правовых вопросов хозяйственной деятельности, проведение консультаций по юридическим вопросам.
Подсистема информационного обеспечения системы управления персоналом выполняет следующие функции: ведение учета и статистики персонала, информационное и техническое обеспечение системы управления персоналом, обеспечение персонала научно-технической информацией, организация работы органов массовой информации организации, проведение патентно-лицензионной деятельности [17, с. 121].
Крымов А.А. также вводит в число обязательных функций по управлению персоналом «…Ведение кадрового делопроизводства и документооборота в соответствии с установленными стандартами. Информационное обеспечение управления персоналом: ведение внутренней системы учетов и баз данных…» [13, с. 26].
Дайнека А.В. в своей работе выделяет ряд обеспечивающих управление персоналом функций [5, с. 121]:
Под кадровым обеспечением системы управления персоналом понимается необходимый количественный и качественный состав работников кадровой службы организации.
Цель делопроизводственного обеспечения — организация работы с документами, обращающимися в системе управления персоналом. Делопроизводство составляет полный цикл обработки и движения документов с момента их создания работниками кадровой службы (или получения ими) до завершения исполнения и передачи в другие подразделения.
Основными делопроизводственными функциями системы управления персоналом являются:
- — своевременная обработка поступающей и передаваемой документации;
- — доведение документации до соответствующих работников системы управления персоналом для исполнения;
- — печатание документов по кадровым вопросам;
- — регистрация, учет и хранение документов по персоналу;
- — формирование дел в соответствии с номенклатурой, утвержденной для данной организации;
- — копирование и размножение документов по кадровым вопросам;
- — контроль за исполнением документов;
- — передача документации по вертикальным и горизонтальным связям.
Информационное обеспечение системы управления персоналом представляет собой совокупность реализованных решений по объему, размещению и формам организации информации, циркулирующей в системе управления при ее функционировании. Информационное обеспечение включает оперативную, нормативно-справочную информацию, классификаторы технико-экономической информации и системы документации (унифицированные и специальные).
Иванова Е.И. указывает на то, что од системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению (п. 34 ГОСТ Р 51 141−98).
В соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации ОК 011−93, утвержденным Постановлением Госстандарта Российской Федерации от 30 декабря 1993 г. N 299, кадровое делопроизводство должно включать две системы документов:
- — унифицированную систему организационно-распорядительной документации;
- — унифицированную систему первичной учетной документации (группа документации по учету труда и его оплаты).
Нормативно-методическое обеспечение системы управления персоналом — это совокупность документов организационного, организационно-методического, организационно-распорядительного, технического, нормативно-технического, технико-экономического и экономического характера, а также нормативно-справочные материалы, устанавливающие нормы, правила, требования, характеристики, методы и другие данные, используемые при решении задач организации труда и управления персоналом и утвержденные в установленном порядке компетентным соответствующим органом или руководством организации (табл. 1.5).
Таблица 1.5 — Основные нормативно-методические документы системы управления персоналом.
Содержание документов. | Примеры норм, нормативов и документов. | Наименование документов. |
Нормативно-справочные документы. | ||
Включают нормы и нормативы, необходимые для решения задач организации и планирования труда в сфере материального производства и управления. | Первичные операционные нормы времени и расценки Производные нормы и нормативы, полученные на основе первичных Нормы, установленные вышестоящими организациями или в централизованном порядке. | Маршрутно-технологнческая н операционно-технологическая карты, оперограмма Программа выпуска продукции, сменно-суточные задания Инструкция Государственной налоговой службы РФ по применению Закона РФ «О подоходном налоге с физических лиц». |
Документы технического, технико-экономического и экономического характера. | ||
Содержат правила, нормы, требования, регламентирующие стандарты всех категории и видов. | Нормы планировки помещения и рабочих мест. Стандарты качества. ТУ на продукцию. Часовая тарифная ставка. Коэффициенты отчислений в фонд социального н медицинского страхования. Коэффициент доплаты за сверхурочные работы. Нормативы организации труда руководителей подразделении. | Временные санитарные нормы н правила работников ВЦ. бизнес-план, смета затрат на производство, отчет о численности работников организации, система стандартов по ТБ. типовые нормы времени на разработку конструкторской документации. |
Документы организационного, организационно-распорядительного и организационно-методического характера. | ||
Регламентируют задачи, функции, права, обязанности подразделений и отдельных работников системы управления персоналом, содержат методы и правила выполнения работ по этому управлению. | Законодательные акты по вопросам труда и кадров Указы Президента РФ. постановления и распоряжения Правительства РФ по вопросам труда, оплаты труда, охраны труда, занятости и т. п. Руководящие документы (положения, инструкции, методические указания, правила) и другие документы Минтруда, государственных органов Приказы, положения, инструкции; методические указания, правила и другие документы министерства, госкомитета, ведомства, если им подчиняется организация Приказы, положения, правила и другие документы, издаваемые руководителем организации или соответствующими подразделениями по вопросам труда, численности, оплаты труда и т. п. | Гражданский кодекс РФ. Трудовой кодекс РФ. Закон «О занятости населения РФ» Указ Президента РФ «О привлечении и использовании в РФ иностранной рабочей силы». Постановление Правительства РФ «О мерах по социальной защите инвалидов» Постановление Минтруда РФ «Об утверждении тарифно-квалификационных характеристик по общеотраслевым должностям служащих», общеотраслевые методические указания «Нормативный метод планирования численности служащих предприятий и организаций отраслей материального производства». Инструкция Министерства экономики об улучшении условий труда работников. занятых на тяжелых и вредных работах Правила внутреннего трудового распорядка, коллективный договор, положение о подразделении, должностные инструкции, штатное расписание. |
В трудовом законодательстве преобладающее место занимают акты централизованного регулирования — Трудовой кодекс РФ, постановления Правительства РФ, акты Минтруда РФ (например, Постановление «Об утверждении тарифно-квалификационных характеристик по общеотраслевым должностям служащих», Общеотраслевые методические указания «Нормативный метод планирования численности служащих предприятий и организаций отраслей материального производства» и т. д.).
Требования к оформлению документов базируются на государственных стандартах унифицированных систем документации. Основные действующие государственные стандарты в области документов и делопроизводства: ГОСТ 16 487–83 «Делопроизводство и архивное дело.
Термины и определения", ГОСТ 6.38−90 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», ГОСТ 6.10.1−88 «Унифицированные системы документации. Основные положения», ГОСТ Р 6.30−97.
«Унифицированная система организационно-распорядительной документации» и др.
Гладкова Ю.А. указывает на то, что оформление кадровой документации продолжает занимать большую часть рабочего времени специалистов отдела кадров и нередко доставляет серьезные неприятности при проверках и конфликтных ситуациях. Анализ состояния работы с кадровой документацией в организациях показывает, что наиболее распространенными ошибками в этой области являются [7, с. 76]:
- — отсутствие предусмотренных действующим законодательством в обязательном порядке видов документов;
- — неверное оформление документов;
- — незнание правил придания документам юридической силы;
- — неправильное документирование управленческих ситуаций, выражающееся в отсутствии необходимых документов или в непонимании того, какой вид документа должен подтверждать происходящие события;
- — организация хранения и уничтожения кадровой документации с грубыми нарушениями установленных правил.
Для построения так называемой идеальной системы кадрового делопроизводства необходимо осуществить поиск и применение действующих унифицированных форм документов. Они позволят избежать ошибки как при разработке содержательной части документа, так и при его оформлении.