Распределение функций управления

Функции управления классифицируются, во-первых, по уровням управления и, во-вторых, с точки зрения носителя функций управления.

Рассмотрим деление функций в зависимости от уровней управления. В настоящее время в России можно выделить три основных уровня управления: первый — федеральный, второй — региональный (органы управления субъекта РФ), третий — уровень предприятий (объектов, организаций).

На первом уровне управления основными функциями являются прогнозирование развития министерства, координация и финансирование научных отраслевых исследований и подготовки кадров для отрасли, разработка и контроль за соблюдением и выполнением нормативноправовых документов, инспекция деятельности органов управления и др.

На втором уровне управления основными функциями являются планирование, координация и контроль в регионе, разработка и контроль нормативно-правовой базы с учетом местных условий.

На третьем уровне управления, который составляют как отдельные подразделения, так и их объединения, функции управления связаны с решением конкретных задач по материально-техническому обеспечению деятельности подразделений, трудовым и финансовым ресурсам и др.

В соответствии со вторым признаком классификации носителями функций управления являются конкретные работники, аппарат управления. В частности, в отдельных органах управления и объединениях предприятий можно выделить три основные группы работников: руководители, специалисты, вспомогательные работники.

Руководители выполняют общие функции по управлению подразделением, центром, организацией, к которым можно отнести такие функции как планирование (в том числе постановка целей), организация, координация, мотивация и контроль.

Специалисты подразделений выполняют частные (специальные, специфические) функции управления, которые во многом определяются видом деятельности подразделения. Однако можно выделить ряд частых функций, которые характерны для специалистов почти всех подразделений — это финансы, учет, кадры, инновационная деятельность и др.

К вспомогательным работникам относятся специалисты и технические работники, которые выполняют функции обслуживания подразделения, такие, как материально-техническое снабжение, обеспечение связи, инженерно-техническое обслуживание, делопроизводство и т. п.

Как уже отмечалось, по содержанию функции управления можно разделить на три основные группы: общие, частные, вспомогательные.

Каждая из общих функций управления связана с принятием важных решений в деятельности подразделений (табл. 6.1).

Функции управления лежат в основе формирования организационных структур управления и позволяют рациоТаблица 6.1

Функции управления и решения, принимаемые на уровне подразделений.

нально организовать сам процесс управления путем последовательного выделения более конкретных относительно самостоятельных видов работ. Данный перечень видов работ не является исчерпывающим и может быть уточнен и дополнен. В этом проявляется динамичность функций управления.

Содержание и характер функций управления существенно влияют па организационную структуру управления предприятия. Организационная структура управления, в свою очередь, определяет состав, соотношение, расположение и взаимосвязь функций управления. Таким образом, функции и организационная структура управления представляют взаимоопределяющие и взаимовлияющие элементы системы управления.

Одним из показателей, определяющих эффективность управляющей системы, является степень дублирования функций управления. Дублирование функций управления — это выполнение одинаковых частных и вспомогательных функций специалистами различных структурных подразделений (отделов, служб) аппарата управления предприятия или организации.

Можно отметить объективные и субъективные причины возникновения дублирования функций управления. Объективные причины возникают на основе координации работы различных отделов по одному и тому же виду деятельности, заранее планируются руководством предприятия и закреплены в должностных инструкциях. Субъективные причины связаны в основном с просчетами при проектировании организационной структуры управления подразделением, при распределении функций управления между отдельными структурными подразделениями и при составлении должностных инструкций и положений об отделах, в которых нет четкой регламентации функциональных и информационных связей подразделений системы. Все это ведет к нерациональному использованию специалистов, увеличивает периоды выполнения той или иной работы.

Следовательно, руководители подразделений и организаций должны постоянно держать в иоле зрения проблему совершенствования организационной структуры управления и координации функций управления ее структурных подразделений.

Для изучения функций управления подразделения или организации можно использовать следующие приемы: сравнение закрепленных за каждым работником функций с фактической сто деятельностью в исследуемом подразделении; проведение самофотографий, фотографий рабочего дня и хронометражных наблюдений; проведение интервью и социологических опросов работников аппарата управления; технический анализ функций управления; сравнительный анализ функций управления аналогичных структурных подразделениях.

Руководитель подразделения или отдела должен стремиться к тому, чтобы подчиненные были загружены работой в течение всего рабочего дня. Для этого линейные и функциональные руководители разрабатывают перечень работ (должностные инструкции), выполняемых подчиненными. Сопоставление перечня работ с фактической работой специалиста дает достаточно полное представление о выполняемых им функциях, плотности рабочего дня и позволяет руководителю своевременно вносить уточнения, корректировку в перечни работ.

Для проведения самофотографий рабочего дня требуется предварительная подготовка, состоящая в том, что руководитель проводит совещание подчиненных ему работников, на котором сообщается цель мероприятия, вручает бланки самофотографий и поясняет систему их заполнения. В самофотографий основными данными являются дата и день самофотографий, наименование выполняемой работы и время (в часах и минутах), затраченное на выполнение той или иной работы.

Фотографии рабочего дня в отличие от самофогографий проводятся одним или несколькими экспертами (специалистами), которые фиксируют на бланках те же данные, что и в самофотографий. Может изучаться деятельность одного или нескольких сотрудников. Обследование нс должно мешать работе сотрудников аппарата управления. Однако эксперт может при необходимости задавать вопросы, связанные с деятельностью того или иного сотрудника.

Как правило, самофотографий и фотографии рабочего дня проводятся в течение одной — двух недель в типичные рабочие дни, г. е. исключаются периоды повышенной интенсивности деятельности сотрудников и всего коллектива в целом. Завершается данное мероприятие анализом результатов и выявлением резервов повышения интенсивности деятельности работников, установлением основного перечня работ исполнителей, определением приоритетных видов деятельности того или иного исполнителя, устранением дублирования функций управления специалистов разных структурных подразделений.

Хронометражные наблюдения могут проводиться в период фотографии рабочего дня либо в специально отведенное время. Цель хронометражного наблюдения состоит в том, чтобы выявить затраты времени на отдельные виды работ руководителей и специалистов; определить время на основные, вспомогательные и технические операции; определить периоды интенсивной работы и спада деятельности работников; создать оптимальный режим рабочего дня; установить перерывы в работе и т. д.

Хронометражные наблюдения, таким образом, значительно дополняют материал, полученный в результате самофотографий и фотографий рабочего дня специалистов аппарата управления предприятия.

Интервью требует подготовительной работы и предполагает знание экспертом основных функций отдельных работников аппарата управления предприятия. Интервью осуществляется на основе заранее подготовленных вопросов, касающихся в основном выполняемых работником функций и времени, которое требуется па их выполнение. В процессе интервью важно создать доброжелательную, деловую обстановку и расположить к себе опрашиваемых для получения достоверных данных.

Социологические опросы могут проводиться в том случае, если возникает вопрос о целесообразности выполнения той или иной функции в данном структурном подразделении, о передаче функций другому отделу, о слиянии отделов, об изменениях в организационной структуре управления предприятия или организации в целом и т. д.

Социологические опросы, как правило, проводят специалисты в этой области. Результаты опросов должны быть репрезентативными и служить объективным материалом при принятии решений, связанных с изменением функций управления и организационной структуры управления предприятия или организации.

При методе технического анализа функций управления объектом изучения является информация в виде какого-либо документа (распоряжение, приказ, заявление, договор, счет и т. п.). Специалисты определяют путь прохождения документа, точно фиксируют все, что с ним происходит на отдельных этапах движения. На основании полученных данных выясняются недостатки в прохождении документов, и предлагается более эффективный путь.

Сравнительный анализ функций аналогичных предприятий и организаций базируется на методе сравнения. Для этого руководители и специалисты предприятия или организации осуществляют сравнение функций аппарата управления двух или нескольких аналогичных предприятий или организаций и определяют оптимальный вариант, который в дальнейшем может быть положен в основу формирования организационной структуры управления предприятия или организации и определения основных, частных и вспомогательных функций управления.