Требования к оформлению реквизитов организационных документов

Реквизиты организационных документов При подготовке и оформлении организационных документов используют следующие реквизиты:

• 1)постоянные реквизиты:
  • · эмблема (03);
  • · наименование организации (06);
  • · наименование вида документа (08) (устав, положение, инструкция или правила);

переменные реквизиты:

• · дата (09);
• · регистрационный номер (10);
• · место составления или издания документа (12);
• · заголовок (17);
• · текст (19);
• · отметка о наличии приложения (20);
• · подпись (21);
• · гриф согласования (22) или визы (23);
• · гриф утверждения (15);
• · печать (24).

Эмблему организации помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации).

Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии — полное наименование вышестоящей организации. Наименование организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного, национальный язык, печатают на двух языках — русском и национальном. Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного. Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех случаях, когда оно закреплено в уставе (положении об организации). Наименование на иностранном языке располагают ниже наименования на русском языке. Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

Автором документа может быть должностное лицо, представляющее организацию.

Справочные данные об организации включают:

• · почтовый адрес;
• · номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, регламентируется уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным УСОРД. В письме наименование вида документа не указывают.

Дата официального документа — реквизит официального документа, содержащий указанное на документе время его создания и/или подписания, утверждения, принятия, согласования, опубликования.

При использовании цифрового способа элементы даты документа указываются в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год — четырьмя арабскими цифрами, например: 12.10.2012. Обозначения «год», «года», «г.» при этом способе оформления даты не проставляются.

При словесно-цифровом способе день месяца обозначают двумя цифрами, месяц указывают словом в родительном падеже, год — четырьмя цифрами, в конце пишут «г.», например: 12 августа 2012 г.

Заголовок официального документа — это реквизит документа, кратко излагающий его содержание.

Если заголовок составлен правильно, то после его прочтения можно получить первое общее представление о содержании документа, что значительно облегчает дальнейшую работу с ним.

Заголовок формулируется составителем документа. Он должен быть кратким, стилистически точным.

Заголовок должен грамматически согласовываться с названием документа. Заголовок устава отвечает на вопрос «Чего?», инструкции «О чём?», правила «О чём?», положения «О чём?».

Гриф утверждения — это реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию.

Утверждение — это особый способ удостоверения документа после его подписания. В отличие от реквизитов, обозначающих автора документа (реквизитов бланка), подписи, даты и индекса, которые применяются при оформлении всех организационно-распорядительных документов, гриф утверждения является дополнительным удостоверяющим реквизитом и применяется для придания юридической силы лишь отдельным видам и разновидностям документов.

Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования.

Согласование документа оформляют визой, которая включает подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату; при необходимости — должность визирующего. Визы проставляют на последнем листе подлинника распорядительного документа, на копии отправляемого документа (письмо). Возможно оформление виз распорядительного документа на отдельном листе.

Подпись — обязательный реквизит любого документа, как служебного, так и личного. Не подписанный документ не имеет юридической силы. Подписью удостоверяется подлинность и правильность документа, соответствие его содержания требованиям, намерениям организации — автора документа. Лицо, подписавшее документ, берет на себя персональную ответственность за его содержание.

Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД).

Наименование вида документа относится к реквизитам, используемым для изготовления бланков конкретного вида документа (кроме письма). Наименование вида документа пишется прописными буквами.

Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами. Документы заверяют печатью организации.