Оформление служебных документов

Оформление распорядительных документов

Приказ по основной деятельности является основным распорядительным документом.

Приказ — это нормативный документ, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоначалия, для решения основных и оперативных задач организации.

Приказы издают только при необходимости. Изменения, дополнения к приказам, отмену приказов производят только на основании новых приказов.

Реквизиты приказа по основной деятельности:

• · наименование организации;
• · наименование вида документа — ПРИКАЗ;
• · дата, которая будет заполнена от руки после подписания приказа;
• · регистрационный номер, который заполняют после подписания, номер является порядковым с начала календарного года;
• · место издания — оформляют в том случае, если оно непонятно из наименования организации;
• · заголовок к тексту — отвечает на вопрос «О чем?»;
• · текст;
• · подпись;
• · гриф согласования — оформляют в случае необходимости, как правило, при внешнем согласовании;
• · отметка о контроле;
• · отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Текст приказа состоит из констатирующей и распорядительной частей. В констатирующей части излагают факты, раскрывают причины и цели, послужившие основанием для издания приказа. Если в основу издания приказа положен какой-то другой документ, нужно указать наименование этого документа, его автора, дату, регистрационный номер, заголовок. Констатирующая часть текста может отсутствовать, если причина издания приказа очевидна и не нуждается в разъяснении.

Распорядительная часть текста приказа начинается со слова ПРИКАЗЫВАЮ, которое пишут прописными буквами от 0-й позиции табуляции, после него ставят двоеточие. Дальнейший текст распорядительной части делят на пункты. В тексте каждого пункта должен быть указан исполнитель (наименование должности, фамилия и инициалы или структурное подразделение), предписываемое действие и срок исполнения (без употребления в тексте слова «срок»). Если одному исполнителю приписывают несколько действий, то каждое из них выделяют в подпункт.

Последний пункт приказа имеет формулировку «Контроль за исполнением приказа возложить на (наименование должности, фамилия, инициалы или наименование структурного подразделения)».

Подписывает приказ руководитель организации, а в его отсутствие — его заместитель или исполняющий обязанности. Если должностное лицо, подпись которого заготовлена в проекте приказа, отсутствует, приказ перепечатывают. Внесение изменений и дополнений в приказ после подписания допускается только с разрешения подписавшего документ.

Может осуществляться внешнее согласование приказа с различными организациями, если приказ затрагивает их интересы; органами государственного контроля; коллегиальными и общественными организациями.

После издания приказа необходимо ознакомить сотрудников организации с его содержанием. Для этого можно делать копии приказа и выписки из него. Подлинник приказа хранят в канцелярии.

Формуляр приказа по основной деятельности приведен в Приложении 3. Те реквизиты, которые в реальном документе, заполняют от руки, в этом и последующих формулярах выделены полужирным курсивом.

Выписка из приказа — это копия части документа. Реквизиты выписки из приказа:

• · наименование организации — перепечатывается из приказа;
• · наименование вида документа — ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА;
• · дата — перепечатывается из приказа;
• · регистрационный номер — перепечатывается из приказа;
• · место составления — перепечатывается из приказа;
• · заголовок к тексту — перепечатывается из приказа;
• · текст — полностью перепечатывается констатирующая часть приказа, а из распорядительной части перепечатывают только тот пункт, ради которого делают выписку;
• · подпись — без личной подписи;
• · отметка о заверении копии.

Формуляр выписки из приказа представлен в Приложении 4.

Распоряжение — правовой акт управления государственного органа, имеет обязательную силу для граждан и организаций, которым оно адресовано. Этот документ издают предприятия, организации, министерства, правительство, администрации городов, районов и т. д.

Распоряжения могут быть рассчитаны на длительный срок действия или быть кратковременными, касаться быстрого решения конкретного вопроса.

Реквизиты распоряжения аналогичны реквизитам приказа, распорядительная часть текста начинается со слова ОБЯЗЫВАЮ.

Указание — документ организационно-методического характера, издаваемый органами государственного управления; министерствами; ведомствами; организациями по вопросам, связанным с процессом исполнения приказов, инструкций и других документов.

Реквизиты указания аналогичны реквизитам приказа. Распорядительная часть начинается со слова ОБЯЗЫВАЮ или ПРЕДЛАГАЮ (если согласно законодательству исполнителя нельзя обязать выполнить действия, так как они не входят в его должностные обязанности).

Постановление — документ, который издают высшие органы государственной власти, — комитеты и комиссии, образуемые при органах власти.

Реквизиты постановления аналогичны реквизитам приказа. Распорядительная часть текста начинается со слова ПОСТАНОВЛЯЕТ.

Подписывает постановление председатель коллегиального органа и секретарь.

Решение — распорядительный документ коллегиального органа управления. Документ издается министерствами, ведомствами, научными советами.

Реквизиты решения аналогичны реквизитам приказа. В распорядительной части текста указывают наименование органа, принимающего решение, затем пишут слово РЕШИЛ (на новой строке от 0-й позиции табуляции).

Решение подписывают председатель и секретарь коллегиального органа.

Приказ по личному составу. Приказами по личному составу оформляют прием на работу, перемещение по работе, увольнение с работы, предоставление отпусков, командировки, поощрения, наказания работников и т. д.

Приказы по личному составу являются основанием для внесения записей в другие документы (трудовые книжки, личные карточки, финансовые документы).

В настоящее время разработана унифицированная система документации по труду, основанная на применении специальных бланков для приказов по личному составу. В случае их отсутствия приказы можно оформлять на персональном компьютере по приведенным ниже правилам.

Реквизиты приказа по личному составу:

• · наименование организации;
• · наименование вида документа — ПРИКАЗ;
• · дата, которую заполняют после подписания документа;
• · регистрационный номер, который является порядковым с начала календарного года, номер имеет буквенное наращение «к» (кадры) или «лс» (личный состав);
• · место составления;
• · заголовок к тексту — отвечает на вопрос «О чем?»;
• · текст;
• · основание;
• · подпись;
• · визы согласования;
• · гриф согласования — оформляют при необходимости;
• · подпись сотрудника об ознакомлении с приказом;
• · отметка о направлении документа в дело.

Заголовок к тексту может быть сформулирован следующим образом: «О приеме на работу», «Об увольнении», «О предоставлении отпуска», «Об объявлении благодарности». В конце заголовка рекомендуется указывать фамилию и инициалы сотрудника, в отношении которого издан приказ.

Текст приказа по личному составу, как правило, не имеет констатирующей части. Распорядительная часть в зависимости от содержания приказа начинается с одного из следующих слов: ПРИНЯТЬ, УВОЛИТЬ, КОМАНДИРОВАТЬ, ПЕРЕВЕСТИ и т. д. Эти слова пишут прописными буквами от 0-й позиции табуляции, затем ставят двоеточие. Далее с красной строки прописными буквами пишут фамилию, а затем строчными буквами имя и отчество сотрудника, в отношении которого издается приказ. Затем описывают действия, предпринимаемые в отношении работника.

При приеме на работу в тексте следует указывать дату приема, наименование подразделения, должность, размер заработной платы, вид работы (постоянная, с испытательным сроком, со стажировкой, временная, по совместительству), особые условия работы (материальная ответственность, сокращенный или неполный рабочий день). Основанием для издания такого приказа является заявление сотрудника и трудовой договор.

При переводе на другую должность в тексте надо указать должность, занимаемую сотрудником в настоящий момент, новую должность, причину перевода, размер заработной платы на новой должности, длительность работы на новой должности в случае временного перевода. Основанием для издания такого приказа может являться заявление сотрудника, представление руководителя структурного подразделения при переводе на вышестоящую должность, докладная записка руководителя структурного подразделения при переводе на нижеоплачиваемую работу и изменения к трудовому договору.

При поощрении работника в тексте указывают должность работника, вид поощрения, основанием является представление руководителя структурного подразделения.

При наложении взыскания в тексте указывают фамилию работника, вид взыскания, основание — докладная записка руководителя структурного подразделения.

При предоставлении отпуска в тексте указывают должность работника, вид отпуска, дату его начала и продолжительность. Основание — заявление сотрудника и график отпусков при предоставлении очередного отпуска.

При командировании указывают должность работника, дату начала и окончания командировки, ее цель, организацию, в которую командируется работник. Основание — распоряжение руководителя организации.

При увольнении указывают фамилию работника, дату увольнения и причину увольнения со ссылкой на статью Трудового Кодекса РФ. Основание — заявление сотрудника или докладная записка руководителя структурного подразделения при увольнении по инициативе администрации.

Приказы по личному составу, как правило, визируют начальник отдела кадров, руководитель структурного подразделения, главный бухгалтер.

Если заявление сотрудника, послужившее основанием для издания приказа, оформлено на трафаретном бланке, содержащем визы руководителей различных служб, то эти визы не дублируют в приказе, но дают на них ссылку в тексте основания. Например:

Основание: заявление Петрова Н. К. от 12.04.2005 с визами начальника ОК, начальника отдела сбыта и главного бухгалтера.

В том случае, если на предприятии действует профсоюзная организация, с ней надо согласовать увольнения по инициативе администрации и наложение взысканий. Как правило, согласовывают с помощью протокола. Работник должен ознакомиться с приказом по личному составу и поставить на документе свою подпись.

Формуляр приказа по личному составу представлен в Приложении 5.