Организация специальных событий ФГБУ «УМСГ» в целях формирования его позитивного имиджа

В связи с уплотнением заселения студентов в сентябре 2010 г., повышением оплаты за проживание, недовольством студентов, появилось большое количество негативных публикаций о студгородке. Администрация столкнулась с проблемой негативного имиджа учреждения. Поэтому было принято решение о создании серий специальных событий, цель которых: формирование позитивного имиджа не только среди внешней аудитории, но и среди студентов.

План мероприятий в МСГ традиционно составляется на весь учебный год. Мероприятия бывают нескольких типов (по классификации Тульчинского Г. и Герасимова С.):

• · внутренние: День первокурсника, Новый год, Конкурс талантов, Мистер МСГ, Мисс МСГ, Масленица, Спартакиада, открытие объектов, встреча с почетными гостями, интеллектуальные игры;
• · внешние: мероприятия Московского района (возложения, праздники), мероприятия Студенческого совета Санкт-Петербурга, Дни ВУЗов, встречи студентов с губернатором, главой Московского района, прокуратурой, ГНК.

Также мероприятия бывают единовременными и цикличными. К единовременным относятся открытие бассейна, закладка нового корпуса общежития, празднование юбилеев МСГ. К цикличным относятся День первокурсника, Масленица, Новый год, Мистер и Мисс МСГ, возложения на 9 мая, Пулковский меридиан здоровья.

Одним из последних мероприятий, проведенных в студенческом городке, был праздник красоты «Мисс МСГ 2012». Для подготовки специального мероприятия была использована формула RACE.

Исследование Цели мероприятия:

• · Выявление среди участниц самой красивой, талантливой и умной девушки МСГ;
• · Формирование позитивного имиджа среди студентов, представителей ВУЗов, студенческих СМИ, широкой общественности;
• · Привлечение партнеров.

В связи с поставленными целями были обозначены задачи:

• · Отбор участниц конкурса;
• · Привлечение на праздник студентов, представителей ВУЗов, студенческих СМИ;
• · Поиск спонсоров.

В ходе исследования были выявлены следующие целевые аудитории специального события:

• 1. Студенты, проживающие в МСГ;
• 2. Представители ВУЗов;
• 3. Представители органов власти (администрация Московского района, Комитет по молодежной политике и взаимодействию с общественными организациями, Комитет по науке и высшей школе);
• 4. Общественные организации (Дом молодежи).

Далее был проведен анализ ресурсов, необходимых для проведения специального события:

• · была сформирована рабочая группа мероприятия, состоящая из председателей студсоветов, и культурно-массового комитета;
• · было принято решение о поиске спонсоров для предоставления призов участницам конкурса;
• · была собрана информация обо всех участницах конкурса;
• · был составлен список необходимого инвентаря, оборудования.

Планирование.

По итогам информации, полученной на первом этапе, был составлен план дальнейших действий, а именно:

• 1. Разработка сценария и концепции самого праздника;
• 2. Поиск спонсоров;
• 3. Календарное планирование по диаграмме Ганта;
• 4. Подготовка и рассылка пресс-релизов;
• 5. Подготовка и рассылка приглашений специальным гостям (ректорам ВУЗов, главам профильных комитетов);
• 6. Информирование студентов;
• 7. Проверка и подготовка концертного оборудования.

На собрании рабочей группы было принято решение о проведении праздника в стиле «Стиляги»: яркие платья и макияж участниц, музыкальное сопровождение (джаз, рок-н-ролл). Был проведен кастинг на роль ведущих. Было решено отказаться от традиционной схемы ведущих: «девушка + парень», и заменить ее на схему «парень + парень».

Студенческим советом был составлен список потенциальных спонсоров, затем оргкомитет лично встречался с представителями всех компаний. По итогам этих встреч спонсорами призов стали: компания «Буквоед», интернет-центр «Cafemax», Большой театр кукол. Информационным партнером стал студенческий журнал «Piter Students».

На организационных собраниях был составлен список конкурсов для участниц праздника:

• · Визитка — участница должна рассказать о себе: откуда она приехала, ВУЗ, курс, хобби, любую информацию, которая покажется ей важной. Рассказ может сопровождаться фото-слайдами или видеорядом. Время, отведенное каждой участнице — 1,5 минуты;
• · Творческий — девушки должны продемонстрировать свои таланты: вокал, танец, театральное искусство. Время — 5−6 минут;
• · Интеллектуальный — каждой участнице будет задан один вопрос на тему «Из жизни мужчин», далее будет предложено спародировать какого-либо певца, актера или телеведущего;
• · Дефиле — первое: купальники, второе: вечерние платья;
• · «Скопируй звезду» — девушки должны сделать свое фото максимально приближенное к фотографии известного лица на свой выбор.

Оргкомитет решил, что конкурсы «Визитка» и «Творческий» должны быть выполнены согласно концепции всего праздника («Стиляги»).

Во время подготовки и утверждения сценария события проходил поиск ведущих, музыки для праздника, а также хореографов, которые смогли бы поставить танец ведущим, участницам на общий выход, а также проход девушек во время дефиле. Был согласован график всех репетиций с хореографом и участницами.

Оргкомитет решил ввести в церемонию награждения номинации, которые будут присуждены каждой участнице по итогам конкурса: «Самая харизматичная», «Самая обаятельная» и т. д. Среди этих номинаций отдельно выделили «Приз зрительских симпатий». Фотографии всех участниц были выложены на официальный сайт учреждения, где проводилось он-лайн голосование.

Также были спроектированы пригласительные билеты ректорам ВУЗов, главе администрации Московского района, представителям профильных Комитетов.

Были решены трудности, связанные с печатью грамот: в подсобном помещении культурно-досугового центра был установлен компьютер и принтер.

Коммуникация.

После утверждения сценария в культурно-досуговом центре начались репетиции участниц и ведущих праздника. Был закуплен весь необходимый инвентарь. Были распечатаны и отправлены пригласительные билеты, оповещены студенческие СМИ. Также проходил отбор студентов, участвовавших в развлекательной части мероприятия. Была проведена генеральная репетиция мероприятия.

На мероприятии гостей и прессу встречали члены оргкомитета. Администрации жилых корпусов была ответственна за присутствие на мероприятии студентов. На самом событии велась фотои видеосъемка сотрудниками МСГ. После проведения праздника все фотографии были размещены на корпоративном сайте студенческого городка, а также была опубликована статья в корпоративной газете «Наш студенческий дом».

После мероприятия был проведен соцопрос студентов посредством социальной сети «ВКонтакте». 91% опрошенных ответили, что им понравилось мероприятие, и они хотят чаще бывать на подобных праздниках. Представители ВУЗов и комитетов тепло отзывались о проведенном событии, желали посещать студгородок чаще.

Таким образом, мероприятие «Мисс МСГ 2012» было тщательно спланировано согласно формуле RACE, были применены методы и инструменты ведущих специалистов в области событийного менеджмента. Однако, одно специальное событие не может достичь мгновенного результата, но может способствовать ему. Для достижения стратегических задач необходим каскад специальных событий и различных коммуникационных действий. Именно поэтому план мероприятий студгородка на 2012;2013 учебный год был пересмотрен и дополнен мероприятиями, призванными помочь в формировании позитивного имиджа МСГ.