Методы исследования информационных потоков

Информационный поток представляет собой совокупность циркулирующих внутри экономической системы или между экономической системой и внешней средой сообщений, необходимых для управления и контроля за экономическими процессами.

К элементам информационных потоков относятся:

• — телефонограммы и факсы;
• — накладные, поступающие с товаром;
• — информация о поступлении и размещении грузов на складе;
• — данные о транспортных тарифах и типах транспорта;
• — изменения в состоянии запасов;
• — нормативно-справочная производственная информация;
• — текущие сведения о производственных мощностях;
• — данные о финансовых потоках и т. д.

Для обеспечения адекватного формирования информационных потоков необходимо соблюдать следующие принципы:

• — данные должны собираться максимально близко к тому месту производственносбытовой деятельности, где происходят события, являющиеся их источником;
• — данные должна быть представлены в виде, пригодном для их преобразования и сопоставления.

Проведение исследования потоков информации предпроектного обследования системы управления предусмотрено методическими материалами по разработке организационных систем управления. Целью такого исследования является изучение и формализация информационных процессов. Исследования проводятся по заранее разработанной программе.

В программе указывается, что и в какой последовательности необходимо выполнить.

Объектами исследования являются документированные и недокументированные сообщения, отражающие процессы производственно-хозяйственной деятельности и управленческих работ, а такжесвязанные с ними процессы формирования показателей и документов и маршруты их движения.

При исследовании процесса обработки данных в управляющей системе и ее подразделениях различаются процессы расчета показателей и процессы формирования документов. Расчет показателей осуществляется на основе определенных правил — процедур с исходными данными, которыепроявляются в виде последовательности их обработки. Формирование документов производится наоснове определенных правил подбора источников исходных показателей, самих данных и последовательности записи в форму документа.

Далее уточняются маршруты движения документов по подразделениям органа управления, начиная с момента их формирования до передачи на хранение или выхода за пределы управляющейсистемы.

Для обследования входящих и исходящих документов применимы два основных метода. Методинвентаризации и метод типических групп. При методе инвентаризации собираются сведения о всехдокументах. Он позволяет получить наиболее исчерпывающие сведения о потоках информации. Однаков силу большой трудоемкости метод инвентаризации применяется очень редко.

Для обследования систематизированных массовых и регулярно повторяющихся документов болеечасто используется метод типических групп, когда регистрации подлежит не каждый документ, аопределенный тип однородных документов.

Наиболее распространенным является анализ потоков информации с помощью графическогометода. Графический метод используется для описания потоков информации (главным образомдокументопотоков) небольшой размерности на макроуровне, для выявления общей структуры ифункций системы управления, а также для совершенствования существующих потоков информации.

Основные элементы потока — документы. Отношение между ними изображаются в видеграфической схемы. Процедуры преобразования моментов потока (обработки документов) записываются в виде кратких пояснений на схеме потока. Система координат графика двумерная. Взаголовках столбцов записываются наименования структурных подразделений конкретной организации, в заголовках строк — наименования моментов или промежутков времени. Шкала может быть равномерной или неравномерной. Каждый документ на схеме изображен в виде прямоугольника с указаниемномера документа. Стрелка, идущая к документу (от документа), показывает направления движения информации. Под документом даются краткие пояснения:

• * какие процедуры осуществляются при обработке документа;
• * какая информация из документа используется в данный момент в данном месте;
• * как используется эта информация;
• * какая информация записывается или изменяется в документе и почему;
• * где можно найти подобные пояснения.

Анализ схемы позволяет проследить пути документов, выявить моменты их образования, операции, которые с ними осуществляются, порядок, в котором документы объединяются или расчленяются. Врезультате анализа схемы потока можно выявить объем, характер и сроки выполнения работ длякаждого подразделения данной организации; излишний контроль за работой; полное отсутствиеконтроля; применение различных документов вместо одного, составленного в нескольких экземплярах; излишне длительное хранение документов; неоправданные задержки в обработке документов, а также иизлишние передачи документов, вызванные плохим распределением обязанностей между различнымиподразделениями.

Графический метод является простым, наглядным, универсальным и экономичным методомописания потоков информации на макроуровне. Однако при увеличении размерности потока схемаможет стать настолько велика, что, потеряет свою ценность как средство анализа, или будет настолькоповерхностна в деталях, что не окажет помощи при анализе потоков информации.

Таким образом, данный метод целесообразно использовать для анализа организации исовершенствования существующей схемы потоков информации на макроуровне.

Информационная модель позволяет символически выразить технологию подготовкиуправленческих решений, а также информационные взаимосвязи между сотрудниками конкретногоподразделения, подразделениями предприятия и внешней средой.

Основное назначение информационной модели заключается в том, что она характеризуетсуществующие потоки документированной информации, отражающие процессы управленческойдеятельности.

Информационные модели характеризуют также последовательность управленческих работ в системе управления.