Принцип автоматизации документооборота и единой информационной базы

С целью повышения точности, объективности, согласованности управленческих решений они должны вырабатываться на единой информационной базе. Исходная информация, в свою очередь, формируется, пополняется на основе автоматизированного сбора и переработки исходных данных. При этом следует придерживаться правила об однократном вводе данных и многократном их использовании.

Принцип модульности и типизации.

Сводится к выделению относительно самостоятельных частей ОСУ (модулей), разработке системы автоматизированных процессов, протекающих в них, и затем широкому использованию таких модулей в любых подсистемах, где их применение обосновано.

Принцип согласованности пропускных способностей отдельных частей системы.

Учитывая, что при автоматизации процессов управления используются технические средства (ЭВМ, кабельные сети, оргтехника и т. п.), процесс управления становится все более похожим на производственный процесс. В организации производственных процессов принцип «узкого места» является тривиальным и обязательно должен учитываться. Он сводится к тому, что производительность производственной цепи определяется производительностью ее наименее производительного звена. Поэтому для рационального использования возможностей всех элементов системы при ее построении следует согласовывать их производительности.

Однако В. М. Глушковым системы управления исследовались в основном с точки зрения автоматизации процесса управления различными объектами, что и наложило на их состав и формулировки совершенно отчетливый специфический отпечаток.

Имеются и другие работы, в которых делаются попытки сформировать системы основных принципов построения ОСУ.

Не отвергая предложенные системы принципов, дополним их следующими важнейшими, на наш взгляд, принципами построения ОСУ.

• 1. Принцип иерархичности — построение многоуровневой организационной структуры управления с рациональным распределением исполняемых функций и задач по элементам ОСУ, соответствующих им властных полномочий. Такие сугубо иерархические структуры, как армия и церковь существуют тысячелетия, оставаясь практически неизменными. Этот принцип проявляется в специализации подразделений и должностных лиц, когда исполняемые в организации функции распределяются между отдельными службами (горизонтальная специализация), каждая из которых имеет свою внутреннюю иерархическую структуру (вертикальная специализация).
• 2. Принцип координации. Этот принцип основывается на целевой направленности деятельности организации и ее системности. Принцип координации — это определение и распределение согласованных целей по подразделениям и должностным лицам и четкий контроль за их достижением, так как достижение целей нижестоящего уровня обеспечивает достижение целей более высокого уровня и целевых установок организации в целом.
• 3. Принцип минимально необходимого и достаточного разнообразия, который состоит в необходимости определения рационального состава функций и задач определенного объема, закрепляемого за подразделением, должностным лицом в рамках организационной структуры управления.

Узкая специализация (одна или малое число взаимосвязанных функций, задач, закрепленных за управленческим подразделением или должностным лицом), повышая профессионализм в данной области, сужает кругозор специалиста, лишает его масштабного подхода к решению организационных задач. Широкая специализация, наоборот, часто не позволяет специалисту достичь высоких результатов в реализации конкретных функций и задач.

4. Принцип рационального сочетания целостности и обособленности организационной системы управления. Этот принцип реализует системный подход к формированию ОСУ, когда каждое подразделение или должностное лицо действуют в рамках своей компетенции самостоятельно (обособленность элемента системы), но его действия во взаимосвязи с реализацией других функций, дополняя друг друга, создают полноценные условия для целенаправленного функционирования организации (целостность ОСУ).

Оптимальным, видимо, следует считать такое сочетание целостности и обособленности ОСУ, когда реализуется принцип Парето, сводящийся к тому, что любое изменение в любом элементе ОСУ приведет к снижению эффективности ее функционирования.

• 5. Принцип синергии. Любой набор элементов может считаться системой только тогда, когда элементы специализированы, действуют взаимосвязанно и согласованно по достижению единой для них цели (или системы целей), а их функционирование органично дополняет друг друга. Таким образом, принцип синергии в построении ОСУ сводится к следующему: техника, технологии, структуры и т. д., применяемые в процессе управления различными звеньями ОСУ, должны, органично дополняя друг друга, исключать дублирование и при использовании единой информационной базы обеспечивать наибольшую эффективность деятельности организации, т. е. при минимальном количестве используемых ресурсов обеспечивать макси мал ьн ы й резул ьгат.
• 6. Принцип подчиненности ОСУ структуре производственной системы. ОСУ должна быть ориентирована на достижение целей и решение задач организации. Цели организации достигаются через ее производственную деятельность. Следовательно, ОСУ должна быть подчиненной производству. Изменение производственной системы неминуемо влечет за собой необходимость изменения организационной структуры.
• 7. Принцип первичности функциональной системы предприятия по отношению к его ОСУ. Цели организации достигаются через функционирование ее производства. Такое функционирование возможно при успешном исполнении полного комплекса взаимосвязанных функций, образующих функциональную модель организации. Таким образом, проектирование ОСУ должно вестись на базе сформированной функциональной модели организации, каждый элемент которой исследован, и имеется полная информация о его характеристиках (периодичность исполнения, объем исполнения (трудоемкость), очередность в технологическом процессе управления, процедуры реализации и т. д.).
• 8. Принцип полноты исполнения функции. Функция представляет собой полный комплекс взаимосвязанных, однородных по характеру работ, решаемых задач и целей. Исполнение функции предполагает использование специфических методов и инструментов менеджмента. Дробление функции, но нескольким подразделениям предприятия, как правило, связано с необоснованными издержками на согласование, дублирование и т. п. Таким образом, рациональным следует признать полное закрепление функции за одним подразделением (должностным лицом).