Теоретические и методические основы изучения проблемы разработки подсистемы управления исполнением договоров на предприятии ракетно-космической промышленности

Введение

в проблематику разработки подсистемы управления исполнением договоров на предприятиях

Любой экономический объект (предприятие, организация, фирма) является сложной, динамической и управляемой системой.

Система — это упорядоченная совокупность разнородных элементов или частей, взаимодействующих между собой и с внешней средой, объединенных в единое целое и функционирующих в интересах достижения единых целей.

Управление системой базируется на информации. В процессе управления возникают информационные потоки между объектом и субъектом управления предприятием, а также между ним и внешней средой. В процессе управления необходимая информация регистрируется, передается, хранится, накапливается и обрабатывается. Комплекс этих процедур составляет информационный процесс управления.

Информационный процесс — это процесс регистрации, передачи, хранения, накопления и обработки информации.

Информационная технология — совокупность чётко определённых целенаправленных действий персонала по переработке информации.

Информационная система — человеко-компьютерная система для поддержки принятия решений и производства информационных продуктов, использующая информационную технологию.

Информационная система — взаимосвязанная совокупность методов, персонала, используемых для хранения, обработки и выдачи информации в интересах достижения поставленных целей.

Информационные системы (системы информационного менеджмента — СИМ) имеют сложную структуру, используют ресурсы нескольких категорий, состоят из отдельных подсистем.

В составе системы информационного менеджмента предприятия принято выделять функциональные подсистемы, работу которых обеспечивают некоторые виды обеспечения.

Функциональные подсистемы выполняют основные функции управления объектом автоматизации. Необходимость выделения функциональных подсистем определяется сложностью управления современными производственными системами.

В соответствии с функциональной организацией системы управления предприятием выделяют следующие подсистемы:

управления контрактами;

управления персоналом;

управления финансами;

бухгалтерского учета;

логистики;

управления производством;

управления взаимоотношениями с клиентами;

информационного обслуживания высшего руководства.

Подсистема управления персоналом предназначена для автоматизации решения задач учета и анализа кадрового состава предприятия, оценки эффективности работы сотрудников, планирования их профессионального и карьерного роста, потребностей в специалистах разного профиля, а также выполнения вычислительных процедур, связанных с расчетом оплаты труда персонала предприятия.

Подсистема управления финансами должна обеспечивать автоматизацию решения задач учета денежных средств, финансового менеджмента, предоставлять набор средств для составления и контроля исполнения системы бюджетов предприятия, ведения платежного календаря и осуществления финансового анализа.

Подсистема бухгалтерского учета предназначена для автоматизации решения задач ведения бухгалтерского учета и составления регламентированной отчетности. Помимо этого здесь должно осуществляться решение тех задач управленческого учета, которые не охвачены средствами других подсистем. Для холдингов здесь должно обеспечиваться также решение задач составления консолидированной отчетности, а для предприятий с иностранным участием — составление отчетности по международным стандартам.

Подсистема логистики призвана автоматизировать решение задач управления коммерческой деятельностью предприятия: ведение данных о договорах, планирование и учет закупок и сбыта товарно-материальных ценностей, предоставления услуг, учета расчетов с контрагентами, ведения складского учета.

Подсистема управления производством предназначена для автоматизации решения задач производственного планирования и учета: ведения формализованного описания спецификации производимой продукции и технологий ее изготовления, объемно-календарного и оперативного планирования производства, учета движения материальных ценностей в производстве и трудозатрат, контроля выполнения заказов.

Подсистема управления взаимоотношениями с клиентами призвана обслуживать сотрудников отделов сбыта, технической поддержки, маркетинга, которые непосредственно взаимодействуют с клиентами, ответственны за регистрацию контактов с клиентами, продаж, исполнение сделок и договоров на гарантийное и абонентское обслуживание. Основными функциями подсистемы являются: накопление и анализ информации о контактах с клиентами, контроль исполнения сделок, анализ эффективности сделок и маркетинговых компаний по разным критериям.

Подсистема информационного обслуживания высшего руководства предназначена для формирования и предоставления топ-менеджерам сводной информации о деятельности предприятия. Она должна обеспечивать руководителей средствами мониторинга оперативной деятельности предприятия по выбранным ими показателям в любых интересующих их разделах, включать средства анализа данных, прогнозирования тенденций развития и моделирования последствий принятия альтернативных управленческих решений.

Подсистема управления исполнения договоров. На протяжении ряда лет достаточно четко прослеживается тенденция увеличения объемов информационных потоков, проходящих через современные учреждения. Характерно, что происходит рост не только документооборота на традиционных носителях, но и информации, проходящей по электронным каналам, а также документов, связанных с функционированием компьютерных систем. Работа по автоматизации делопроизводственных процессов началась в России ещё в начале 90-х годов. Существенным шагом в упорядочении работы со служебной документацией стало внедрение подсистемы автоматизации документооборота и контрактов — «УМКА». Подсистема была разработана по заказу Роскосмоса на базе типового программного продукта одной из фирм, специализирующейся на автоматизации работы с документами. Подсистема электронного документооборота («УМКА») — это подсистема автоматизации работы с документами на протяжении всего их жизненного цикла (создание, изменение, хранение, поиск, классификация и пр.), а также процессов взаимодействия между сотрудниками. Как правило, «УМКА» включает в себя электронный архив документов и систему автоматизации деловых процессов.

Эффективное управление документацией основано на трех составляющих подсистемы:

• · технология (на основе современных компьютерных комплексов);
• · корпоративные правила создания и использования информационных ресурсов (и их закрепление в распорядительных документах);
• · психология пользователей и их обучение (при необходимости индивидуальное).

В подсистемах документооборота осуществляется регистрация нормативных документов, контрактов, распорядительных документов (приказов, распоряжений), переписки с органами власти, учреждениями, кредитными организациями, другими учреждениями и предприятиями, а также гражданами. Помимо этого ведется работа с внутренней служебной перепиской и проектами организационно-распорядительных документов, создаваемых структурными учреждений. «УМКА» обеспечивает контроль за движением и исполнением документов, содержит полную информацию о поручениях, данных руководством и действиях исполнителей. Важным элементом является система формальных и семантических ссылок на взаимосвязанные документы и поручения. Поиск помимо традиционных делопроизводственных реквизитов базируется на системе классификаторов (в том числе тематических), позволяющих осуществлять контекстный отбор документов.

Процедура ведения классификаторов строго регламентирована. Часть справочников формируется специалистами, ведущими регистрацию (например, классификатор организаций — корреспондентов).

Внесение изменений в остальные — прерогатива администратора, кроме того, администратор осуществляет постоянный мониторинг новых позиций классификаторов и при необходимости корректирует их. Таким образом, устраняется возможное дублирование позиций справочников, и устраняются ошибки при регистрации документов. Эффективность работы подсистемы может быть обеспечена только при условии регулярного обучения пользователей и контроля за их действиями в системе (исправление ошибок, соблюдение требований по заполнения обязательных информационных реквизитов и т. п.).

Создание связано и с изменением роли службы документационного обеспечения: определяются единые технологические требования к организации документооборота с использованием «УМКА», устанавливает систему «административных рамок» в работе с документами, что фактически является методологической базой для организации работы с информацией. В целом установление четкого порядка использования подсистемы и правил работы с информацией является одним из основных факторов, обеспечивших успешное внедрение «УМКА» и её полноценное использование.