Этапы деятельности по проекту

Деятельность по разработке проекта начинается с разработки концепции проекта, продолжается при выборе стратегических решений выполнения проекта и разработке его деталей, включая составление контрактных предложений, заключение контрактов, выполнение работ, и заканчивается при завершении проекта.

Первый этап деятельности по проекту — его инициация.

Инициация проекта — убеждение руководства организации в необходимости выполнения проекта (перехода к следующей фазе проекта), то есть обеспечение принятия соответствующего решения.

Инициация проекта обычно базируется на следующей исходной информации или документах:

• * Описание продукта.
• * Стратегический план.
• * Критерии выбора проекта.
• * Историческая информация.

Средствами, позволяющими успешно пройти стадию инициации проекта, обычно являются:

• * Методы выбора проектов.
• * Экспертные оценки.
• * Процедуры инициации.

В некоторых организациях проект не подлежит формальной инициации до тех пор, пока не проведён анализ его осуществимости, не составлен бизнес-план проекта, его технико-экономическое обоснование или не выполнена какая-то иная форма предварительного анализа. Такой предварительный анализ зачастую является самостоятельным проектом.

Методы выбора проектов обычно попадают в одну из следующих категорий:

• * методы измерения предполагаемой прибыли (экономические модели, сравнительные оценки и т. д.);
• * оптимизационные методы (математические модели, использующие линейное, нелинейное, целочисленное, динамическое и проч. программирование).

К процедурам инициации проекта относятся:

Демонстрация необходимости проекта и его осуществимости.

Получение одобрения проекта в целом Решение о начале работ.

В результате деятельности по инициации проекта появляются первоначальные распоряжения, документы и вырабатывается общее видение имеющихся возможностей и путей реализации проекта. Формальные результаты инициации проекта следующие:

• * Формулирование допущений проекта. Допущения проекта — исходные данные, которые считаются известными при планировании, но достоверность которых не является стопроцентной.
• * Выявление всех ограничений проекта. Ограничения проекта — факторы, ограничивающие возможности команды проекта.
• * Утверждение Устава проекта.
• * Назначение руководителя проекта.

В результате инициации должен быть выпущен Устав проекта (Project Charter), который должен включать либо непосредственно, либо посредством ссылок на другие документы следующие положения:

• * описание потребностей бизнеса, на которые ориентирован проект;
• * описание продукта проекта.

Основная цель планирования состоит в построении модели реализации проекта. Она необходима для координации деятельности участников проекта, с её помощью определяется порядок, в котором должны выполняться работы.

Процесс планирования начинается до утверждения объёма работ и продолжается в ходе выполнения проекта и внесения изменений. Каждая фаза жизненного цикла проекта предусматривает определённый вид планирования с присущими ему методиками и инструментами.

Планирование представляет собой совокупность процедур, связанных между собой взаимными отношениями. Первый этап планирования проекта — разработка первоначальных планов, являющихся основой для разработки бюджета проекта, определения потребностей в ресурсах, организации обеспечения проекта, заключения контрактов и проч.

Определение уровней планирования — также предмет планирования и проводится для каждого конкретного проекта с учётом его специфики, масштабов, географии, сроков и т. д.

Уровни планирования и система планов должны строиться с использованием принципов «обратной связи», обеспечивающей постоянное сравнение фактических данных с плановыми.

Планирование представляет собой циклический процесс. Он начинается с наиболее общего определения целей, движется к более детальному описанию того, когда, как и какие работы должны быть выполнены для достижения поставленных целей. По мере продвижения проекта от концепции к завершению появляется дополнительная информация об условиях, влияющих на ход работ. Применение средств планирования и управления проектами позволяет членам команды более чётко описывать проблемы и контролировать изменения по проекту более эффективно.

Для руководства проектом каждый шаг планирования подразумевает необходимость ответа на некоторый обобщённый вопрос.

Конкретная структура планов, применяемых на разных уровнях и стадиях планирования проекта, зависит от стандартов и подходов, принятых в отрасли и в организациях, осуществляющих проект.

В общем виде на уровне управления проектом можно выделить следующие виды планов:

• * Концептуальный план проекта.
• * Стратегический план реализации проекта.
• * Тактические (детальные) планы реализации проекта.

Исходными данными для разработки плана проекта являются:

• * Договорные требования.
• * Описание доступных ресурсов.
• * Оценочные и стоимостные модели.
• * Документация по аналогичным разработкам.

Процедура планирования проектов достаточно универсальна, а потому и последовательность шагов планирования является общей для широкого спектра разнообразных проектов. Эта последовательность шагов вместе с краткой характеристикой содержательной сущности каждого шага приведена в табл. 1.

Таблица 1. Последовательность шагов планирования проекта.

Управление исполнением проекта — определение и применение необходимых управляющих воздействий с целью успешной реализации проекта. Если исполнение проекта происходит в соответствии с намеченным планом, то управление фактически сводится к простому исполнению плана, то есть доведению до участников проекта плановых заданий и контролю их реализации.

Другое дело, если в процессе исполнения проекта возникли отклонения, анализ которых показал, что появилась необходимость выработать и применить определённые корректирующие воздействия.

Обычно вследствие непредсказуемых изменений внешнего окружения проекта и непредвиденных внутренних обстоятельств длительность выполнения проекта и фактическая его стоимость отличаются от запланированных. Кроме того, с течением времени могут измениться и потребности, для удовлетворения которых разрабатывался проект. Первоначальный план может оказаться несостоятельным из-за различных факторов, например, из-за пересмотра условий финансирования, изменения потребностей. Однако многие отклонения от плана могут быть сглажены своевременным эффективным руководством.

Таким образом, все основные элементы проекта должны контролироваться руководством. Менеджер должен определить процедуру и установить последовательность сбора данных через определённые интервалы времени, анализировать полученные данные, текущие расхождения фактических и плановых показателей и прогнозировать влияние текущего состояния дел на выполнение оставшихся объёмов работ.

Система руководства проектом должна обеспечивать корректирующие воздействия там и тогда, где и когда они необходимы. Коррекция плана может быть ограничена пересмотром параметров задач, а может потребовать разработки совершенно новой сетевой модели, начиная с текущего состояния и вплоть до момента окончания проекта.

Построение эффективной системы контроля исполнения проекта основывается на соблюдении четырёх основных принципов.

• 1. Наличие чёткого плана проекта.
• 2. Наличие ясной системы отчётности.
• 3. Наличие эффективной системы анализа фактических показателей и тенденций.
• 4. Наличие эффективной системы реагирования.

Таким образом, в процессе управления исполнением проекта можно выделить три основных шага:

• 1. Мониторинг фактического выполнения работ — сбор и документирование фактических данных.
• 2. Анализ состояния работ и их результатов — оценка текущего состояния работ и сравнение достигнутых результатов с запланированными.
• 3. Корректирующие действия — планирование и осуществление действий, направленных на выполнение работ в точном соответствии с планом или минимизацию возможных несоответствий.

Завершение проекта включает в себя следующие виды деятельности:

• * сдачу в эксплуатацию результатов работ по проекту;
• * закрытие контрактов;
• * гарантийное обслуживание продукции проекта;
• * анализ и оценку достигнутых результатов;
• * накопление данных для осуществления последующих проектов.

Одним из вариантов завершения проекта является выход из проекта, который предполагает отказ от дальнейшей реализации проекта по тем или иным причинам.

Формами выхода из проекта могут быть:

• * отказ от реализации проекта до начала работ;
• * продажа частично реализованного проекта;
• * привлечение на любой стадии реализации проекта постороннего капитала для минимизации собственного участия.