Теоретические основы бизнес-планирования в работе спортивных организаций

Особенности функционирования спортивных организаций

Спортивная организация выступает первичным компонентом в системе физической культуры и спорта. В России таких организаций сегодня насчитывается более 160 тыс.

Понятие «организация» имеет несколько смысловых значений. Организациями являются государственные и частные учреждения, фирмы, объединения, их части или подразделении. Существуют понятия организация соревнований, митинга, субботника. В данном случае слово «организация» (означает процесс, в то же время организация — это и отдельный вид управления, его функция.

В теории управления в первом смысле этого слова организация рассматривается как группа людей, деятельность которых сознательно координируется для достижения общей цели. Другими словами, это двое или больше людей, работающих совместно, стремящихся к общей цели, специализирующихся в выполнении определенных функций. В спорте во многих Видах два человека являются командой, от взаимодействия, поддержки, правильного распределения полномочий которых зависит успех организации (фигурное катание, парусный спорт, бобслей и др.).

В общих чертах цель организаций — преобразование ресурсов для достижения результатов. Ресурсы — это люди (так называемые человеческие ресурсы), капитал, материалы, технология и информация. Этот процесс легче всего прослеживается в производственных организациях. В сфере физической культуры и спорта также используются все вышеперечисленные виды ресурсов. Одной из самых значимых характеристик организации является ее взаимосвязь с внешней средой. Организация полностью зависит от окружающего мира как в отношении своих ресурсов, так и в отношении потребителей, пользователей и т. д. Под «внешней средой» понимают внешние по отношению к организации силы, которые необходимо учитывать в практической деятельности.

Сюда относятся экономические условия, правительственные акты и законодательство, потребители и общественные организации (профсоюзы и т. п.), конкурирующие организации, система ценностей в обществе, общественные взгляды, традиции, техника и технологии, международная обстановка и др. Эти взаимосвязанные факторы оказывают влияние на все то, что происходит внутри организации.

Зависимость от внешней среды делает организацию открытой системой. Система представляет собой совокупность элементов, находящихся в отношениях и связях друг с другом, образующих определенную целостность и единство. Выделяют материальные и абстрактные системы. Первые разделяются на системы неорганической природы (физические, геологические, химические и др.) и живые системы (биологические системы, организмы, популяции, экосистемы); особый класс материальных живых систем — социальные системы (от простейших социальных объединений до социально-экономических структур общества). Абстрактные системы — понятия, гипотезы, теории и др.

Любая организация как открытая система обладает двумя основными свойствами — границами и окружающей средой, а также состоит из отдельных подсистем различных уровней, относительно обособленных и связанных между собой. В свою очередь, подсистема может быть рассмотрена как самостоятельная система. Так, спортивный клуб как открытая система может включать в себя следующие подсистемы: административный аппарат, тренерский состав, обслуживающий или технический персонал, команды спортсменов и т. д., каждая из вышеназванных подсистем, в свою очередь, может быть представлена в виде открытой системы, но уже другого уровня.

Таким образом, организация, как открытая система, вступает во взаимоотношения с окружающей средой.

Другими словами, любая организация осуществляет три взаимосвязанных процесса: получение сырья и ресурсов из (из окружающей среды, их переработку (преобразование) в проект и передачу продукта во внешнюю среду. Поскольку организация представляет собой систему, созданную людьми для достижения общих целей, то внутренняя среда, в основном, является результатом их управленческих решений и действий.

Под технологией понимают средство преобразования сырья будь то люди, информация или физические материалы, в продукты и услуги. Люди являются основой любой организации, они создают конечный продукт, от них зависит качество, они формируют культуру организации, ее климат. Организационная культура складывается из норм поведения, принципов менеджмента, используемых руководством организации, смысла ее деятельности. Носителями организационной культуры являются люди.

Составляющими параметрами внутренней среды организации являются ее миссия, цель, организационная структура.

Четко выраженная причина существования организации обозначается как ее миссия. Цели вырабатываются для реализации миссии и служат критериями для последующего процесса принятия управленческих решений. Миссия детализирует статус организации, обеспечивает направление и ориентиры для определения целей и стратегий на различных управленческих уровнях. Так, например, основной миссией спортивного клуба может быть удовлетворение потребности общества в подготовке спортсменов. Для ее выполнения руководство должно, прежде всего, подобрать квалифицированный тренерский состав, создать условия для подготовки атлетов высокого класса, обеспечить процесс их подготовки обслуживающим персоналом.

Выбор миссии находится в прямой зависимости от возможностей организации, ее ресурсов, внешних факторов. Опасность для организаций, особенно малых, заключается в выборе слишком сложных миссий. Учитывая, что генеральную цель организации формулирует высшее руководство, их личностные ценности и цели накладывают определенный отпечаток на выбор и формулировку миссии. Общие цели формируются на основе миссии организации и определенных ценностей, на которые ориентируется руководство. Эти цели должны обладать рядом характеристик, чтобы внести необходимый вклад в успех организации.

Во-первых, они должны быть конкретными и измеримыми. В сфере физической культуры и спорта такому требованию отвечают многие составляющие этой деятельности: количество видов спорта и объем упражнений, динамика количественных и качественных характеристик тренировочного процесса, спортивные результаты, материальное и социальное обеспечение тренеров, спортсменов и т. д.

Во-вторых, цели должны быть ориентированы во времени. Они могут быть долгосрочными (в спорте это, как правило, 4-летний цикл), среднесрочными — от 1 года до 4 лет — и краткосрочными — до 1 года.

В-третьих, цель должна быть достижимой, чтобы способствовать повышению эффективности организации. Установление цели, которая превышает возможности организации, может вызвать негативные последствия. Так, планирование неоправданно высокого рейтинга для спортивной организации (команды) может привести к блокированию стремлений спортсменов к успеху, и их мотивация значительно снизится.

Достижение главной цели организации невозможно без решения ряда текущих и оперативных целей, которые, как правило, открыто не декларируются. Их формирование предусматривает следующее. Во-первых, в совокупности они должны составлять главную цель организации и ни одна из них не должна вступать в противоречие с последней; во-вторых, несмотря на схожесть текущих целей, некоторые из них могут в конфликт друг с другом; в-третьих, решения, которые принимаются для реализации оперативных целей, оказывают влияние на сущность организации и отличают ее от других организаций с подобной миссией и целью.

Чтобы достичь стоящие перед ней цели, организация должна быть определенным образом структурирована, т. е. иметь организационную структуру, которая является отражением внутренней формы любой системы. Система, между элементами которой установлены связи, обеспечивающие их взаимодействие для достижения поставленной цели, называется организационной структурой. Решающим фактором формирования организационной структуры является разделение труда в управлении (вертикальное разделение) и появление функций управления. Структура организации, в основном, определяется ее стратегией, а поскольку последняя меняется с течением времени, может возникнуть необходимость и в соответствующих изменениях самой организационной структуры.

Традиционными структурами в современном менеджменте являются: бюрократическая, функциональная, дивизионная, проектная, матричная, конгломератная и ряд других. Черты, присущие вышеназванным организационным структурам, нашли свое отражение и в организациях сферы физической культуры и спорта. В теории менеджмента выделяют и другие структуры организаций. Например, к их числу принадлежат линейная организационная структура, которая основывается и на отношениях «руководитель — подчиненный», и функциональная, которая характеризуется отсутствием линейных отношений между высшим и низшим уровнем руководства и формированием лишь перекрестных функциональных связей. При функциональном управлении в линейную структуру входят квалифицированные, знающие конкретные функции и разделы работ специалисты. Так, в спортивной команде это тренеры, врачи, массажисты, административная группа и.т.д. Такая структура разгружает линейных руководителей, помогает более качественно осуществлять процесс управления. Но вместе с тем функциональная структура снижает роль руководства, так как исполнитель получает указания от нескольких руководителей.

Линейно-штабная организационная структура определяется тем, что при руководителях создаются исполнители штабных функций. В таких случаях и штабы, и исполнители подчиняются только вышестоящему руководителю. Характерным примером могут служить различные комитеты (комиссии) по отдельным направлениям деятельности спортивных федераций.

Универсальной организационной структурой является линейно-функциональная. Ее суть состоит в том, что постановка целей и распорядительство ресурсами входит в полномочия линейных руководителей (менеджеров), а достижение поставленных целей в рамках выделенных ресурсов возлагается на менеджеров функциональных подразделений. Эта структура широко распространена в настоящее время. Одной из ее модификаций является структура дивизионного типа, когда управленческий аппарат структурируется и дифференцируется не по функциям управления, а по выделению самостоятельных отделений в рамках органа управления. Особенностью дивизионных структур является формирование внутри каждого отделения собственного функционального аппарата управления, который связан с центральным. Так, в комплексной спортивной школе общее руководство, распределение финансов, целеполагание осуществляет администрация школы, а управление деятельностью спортивных отделений (гимнастика, спортивные игры и т. п.) — тренерский состав под руководством старшего тренера или завуча отделения. Этот тип структуры дает возможность всесторонне изучить проблему и принять решение, позволяющее достичь поставленной цели.

Координационные организационные структуры представляют собой специальные координационные органы, предусматривающие перераспределение функций менеджмента между сложившимися звеньями аппарата управления в действующей линейно-функциональной структуре (например, генеральная ассоциация международных спортивных федераций).

Приведенные выше типы организационных структур применяются в системе физической культуры и спорта в различных сочетаниях.