Разработка рекомендаций по совершенствованию расчетов с подотчетными лицами в ООО «Астра»

Проверка наличия распорядительных документов, отражающих информацию о расчетах с подотчетными лицами в организации. Аудитор запросил приказ об учетной политике организации, приказы (распоряжения) руководителя организации о назначении лиц, уполномоченных получать деньги подотчет, о сроках отчетности, о командировочных расходах — приказы предоставлены не были.

Проверка документального оформления авансовых отчетов. В ходе работы аудитор проверял: оформление авансовых отчетов, оформление командировочных расходов своевременность возврата подотчетных сумм и сдачи авансовых отчетов в бухгалтерию. На данном этапе было выявлено, что в организации из-за низкого уровня системы внутреннего контроля были допущены нарушения:

— отсутствие письменных заявлений на выдачу денежных средств подотчет.

Документальная проверка авансовых отчетов предусматривает проверку по форме и по существу отраженных операций. Оформление первичной документации соответствует требованиям, предъявляемым к заполнению и оформлению первичной документации.

Проверка обоснованности выдачи денежных средств подотчет исключительно сотрудникам организации.

Все расходные кассовые ордера оформлены правильно, средства выданы подотчет лицам, являющимся работниками организации и отданными приказом № 5 «О порядке выдачи денежных средств подотчет».

Фрагмент рабочего документа по регистрации фактов нарушений в оформлении ПКО.

На основании этого документа можно составить рабочий документ по анализу фактов нарушений в оформлении первичных кассовых документов.

Фрагмент рабочего документа по анализу фактов нарушений в оформлении первичных кассовых документов.

С помощью данного рабочего документа можно сделать вывод о существенности искажения отчетности в отношении расчетов с подотчетными лицами. Также можно сделать вывод о степени контроля за кассовыми операциями руководством ООО «Астра». Вследствие ослабления контроля возможны злоупотребления и хищения, а также иные факты мошенничества на предприятии.

Операции с подотчетными лицами отражаются в учете на основании и в порядке, установленном законодательством. Параллельно проверяется наличие значительной дебиторской задолженности подотчетных лиц и сроки ее отражения в бухгалтерском учете, а также причины непогашения дебиторской задолженности.

При проверке было установлено, что подотчетные лица, оформляющие авансовые отчеты, отражают израсходованные суммы верно.

В процессе документальной проверки авансовых отчетов детальному аудиту подлежат командировочные расходы. При их проверке необходимо проконтролировать наличие документов, подтверждающих командировочные расходы: приказ о направлении работника в командировку по форме №Т-9 и командировочное удостоверение по форме №Т-10. В ООО «Астра» соблюден весь порядок.

Проверяется наличие оправдательных документов, подтверждающих командировочные расходы (счет-фактура гостиницы, кассовый чек, квитанция к ПКО об оплате услуг гостиницы, авиабилеты, талоны об оплате постельных принадлежностей и др.).

При проверке авансовых отчетов обращается внимание на соблюдение установленного предельного размера расчетов наличными денежными средствами, осуществляемых от имени организации. Аудитору следует проконтролировать не только лимит суммы платежа, но и платежные условия договоров. Сумму платежа подтверждают кассовые чеки и квитанции к ПКО, прилагаемые к авансовым отчетам подотчетных лиц.

Проверка аналитического учета расчетов с подотчетными лицами осуществляется по подотчетным лицам. Учет ведется без нарушений.

Пересчет заключается в проверке арифметической точности источников документов и бухгалтерских записей, и в выполнении независимых подсчетов. Поскольку организация ведет бухгалтерский учет с применением компьютерных средств, аудитор может осуществлять проверку расчетов, применяя ЭВМ.

В связи с небольшим объемом расчетов в ООО «Астра» в 2013 году: 2−3 авансовых отчета в месяц по средствам, выданным на хозяйственные нужды; 1−2 авансовых отчета по командировкам в месяц, проводилась аудиторская проверка предоставленных предприятием документов.

В результате проверки может быть выдано безусловно-положительное аудиторское заключение, состоящее в том, что был проведен аудит правильности отражения в бухгалтерском учете расчетов с подотчетными лицами за 2013 год.

Аудит планировался и проводился таким образом, чтобы получить достаточную уверенность в том, что бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами в ООО «Астра» соответствует действующему законодательству и не содержит существенных искажений. Аудит включал проверку на сплошной основе первичных документов и регистров бухгалтерского учета в разрезе расчетов с подотчетными лицами. Проведенный аудит дает достаточные основания для того, чтобы высказать мнение о достоверности предоставленных документов, отражающих учет на предприятии.

В результате совершенствования бухгалтерского учета при расчетах с подотчетными лицами уточняется и убыстряется порядок учета подотчетных сумм. Если раньше подотчетное лицо могло забыть о том, что ему нужно отчитаться по подотчетным суммам, то теперь данная программа оповестит о том, что остался один день или сегодня необходимо сдать авансовый отчет со всеми приложенными документами. А при установлении правовой системы бухгалтер в любое время и безошибочно сможет найти ту или иную информацию, связанную с выдачей денежных средств подотчет. Но так как организация небольшая, то целесообразно сохранение существующего состояния учета в будущем году, для повышения оперативности поучения информации об изменениях в законодательстве приобрести электронную правовую систему.