Учет затрат по заказам

Достоверность калькуляций во многом зависит от выбора методов сбора, группировки и учета статей расходов, распределения косвенных затрат.

Учетные записи при позаказном методе показывают материальные, трудовые и накладные расходы, а также распределение накладных расходов, производимое на требуемом уровне детализации. Данная детализация зависит от условий выполнения конкретного заказа, целей контроля и анализа затрат. Для надлежащей организации учета и контроля все учетные записи должны быть скоординированы со структурными подразделениями. В бухгалтерском учете на каждый заказ открывается отдельный субсчет.

Основным учетным регистром затрат является карточка учета затрат на производство. На основании договоров с покупателями на предприятии открываются заказы, каждому из которых присваивается номер.

Карточки учета затрат по заказу могут отличаться по форме и содержанию, однако во всех присутствуют следующие показатели: номер заказа, временной промежуток для выполнения заказа, количество продукции, которое необходимо произвести. Во многих случаях в карточку производственного заказа могут включаться дополнительные сведения (наименование покупателя, стоимость заказа и т. д.).

Карточка учета заказа выполняет контрольную функцию. Затраты отражаются по мере прохождения изделиями стадий производства, которые обычно осуществляются в определенных цехах, участках. В результате разграничивается персональная ответственность руководителей подразделений за выполнение заказа. Кроме того, по карточке учета заказа сравнивают планируемые и фактические затраты на заказ, выявляются отклонения и причины, их вызвавшие.

Прямые материальные и трудовые затраты учитываются в разрезе каждого заказа на основании первичных документов.

Величина материальных затрат базируется на нормах расхода материальных ресурсов и соответствующих им ценах.

Для заполнения необходимых граф карточки, аккумулирования материальных затрат для целей калькулирования себестоимости заказа служат лимитно-заборные карты, накладные-требования на отпуск (внутреннее перемещение) материалов. В данных первичных документах указываются тип и количество отпускаемых со склада сырья, материалов, покупных комплектующих изделий (количественные показатели); сумма, на которую материальные ценности списываются на производство конкретного заказа (стоимостные показатели); разрешение на их отпуск со склада (основание для передачи со склада в производство).

При систематическом отпуске в производство лимитируемых материалов экономический отдел выписывает лимитно-заборную карту формы М-8.

Один экземпляр карты передается потребителю (цех, участок), а второй — на склад. Отпуск материалов в производство осуществляется складом при предъявлении представителем цеха (участка) своего экземпляра лимитно-заборной карты. Кладовщик отмечает в обоих экземплярах дату и количество отпущенных материалов. В лимитно-заборной карте цеха (участка) расписывается кладовщик, а в лимитно-заборной карте склада — представитель цеха, что обеспечивает взаимный контроль за правильностью производимых записей. По окончании месяца выводится остаток лимита, оба экземпляра передаются в бухгалтерию. Лимитно-заборные карты значительно сокращают число разовых документов. Для упрощения процедуры идентификации прямых материальных затрат на конкретный заказ в данном документе целесообразно указывать номера заказов.

При разовом отпуске материальных ценностей внутри предприятия (внутреннее перемещение) применяется накладная-требование на отпуск (внутреннее перемещение) материалов формы М-10. Ее целесообразно использовать для покупных комплектующих изделий (ПКИ). На каждый заказ отдельно выписывается накладная-требование. При этом отдел главного конструктора на основании разработанной комплектовочной ведомости заполняет графу «Материальные ценности» и графу «Количество затребованных ПКИ». При изготовлении стандартных изделий вышеприведенные данные заполняются экономическим отделом.

Величина трудовых затрат определяется на основе трудоемкости изделий и цены труда (ставок заработной платы).

Наиболее распространенными формами учета труда являются наряды на сдельную работу, маршрутные листы, ведомости, акты о приемке работ и т. д. Наиболее приемлемым видом первичного документа в единичном и мелкосерийном производстве выступает наряд на сдельные работы.

Для обеспечения эффективной системы позаказного калькулирования наряд на сдельную работу должен содержать следующие данные: дату совершения работы, описание производственной операции, количество отработанных часов и расценки за труд.

Наряды заполняются для каждого рабочего отдельно. Совокупность нарядов за месяц является основой для учета трудовых затрат. При этом учетные записи должны обеспечивать накопление трудозатрат в рамках конкретных заказов.

Накладные расходы — это расходы, сопровождающие основное производство, которые не могут быть непосредственно отнесены на конкретный заказ. Распределение накладных расходов влияет на прибыльность подразделений и заказов. Нормативов, согласно которым можно было бы выбрать базу распределения, не существует. Решение зависит от специфики и целей предприятия.

При выборе базы распределения обычно учитывают:

причинно-следственными связи;

полезность;

способность нести затраты.

Базовый параметр, на основе которого распределяются накладные расходы, должен обеспечивать максимально точное отражение затрат на конкретный заказ, т. е. должен занимать значительный удельный вес в структуре общих затрат.

Распределение по полезности предполагает учет выгод, получаемых от данных затрат, и, соответственно, разделение ответственности. Способность нести затраты означает наличие достаточного уровня прибыли подразделения.

В соответствии с Методическими рекомендациями по планированию, учету и калькулированию себестоимости продукции (работ, услуг) на промышленных предприятиях, распределение вышеназванных затрат можно проводить пропорционально:

• -основной заработной плате производственных рабочих (накладные расходы относятся на конкретный заказ в таком же соотношении, как распределяется совокупный фонд заработной платы производственных рабочих по заказам);
• -прямым материальным и трудовым затратам (накладные расходы распределяются между заказами в тех же долях, в каких распределяются прямые издержки между отдельными заказами);
• -объему выпуска продукции по плану (накладные расходы распределяются между заказами в тех же долях, какие занимает объем производства в общем объеме выпуска).

Сведения, содержащиеся в формах по учету использования материалов и затраченного труда, регулярно обобщаются и включаются в карточку заказа. Таким образом, в карточке учета затрат отражаются все понесенные на выполнение конкретного заказа затраты, включая отнесенные на него накладные расходы.

Сумма затрат по незаконченным заказам, отраженная в карточке учета на конец отчетного периода, будет равна остатку по счету «Незавершенное производство».

Себестоимость заказа определяется после его выполнения в целом, что фиксируется накладной на передачу продукции на склад или актом о выполнении работы. После этого заказ считается закрытым и никакой выписки материалов или начисления заработной платы по нему не должно быть.