Оценка эффективности деятельности гостиницы на основе применяемых информационных технологий

Одним из основополагающих факторов гостиничного бизнеса, требующих тщательного изучения и учета, являются внутриорганизационные процессы, которые должны быть основаны на принципах рационального ведения делопроизводства. Все основные аспекты строения и деятельности гостиницы определяет основная цель (или миссия), как главный системообразующий фактор, и ее подцели.

В современной социально-экономической обстановке в условиях поиска оптимальных путей информатизации общества и вхождения России в мировое информационное пространство первостепенное значение приобретает решение многоаспектной проблемы документационного обеспечения управления, при помощи которого процессы документирования, организации документов и документооборота приобретают нормативный или упорядоченный характер. Приоритетными следует сегодня признать документоведческие, правовые, экономические, организационные, кадровые и другие аспекты. С уверенностью можно констатировать нахождение в рассматриваемой проблеме как исторически унаследованных характеристик, так и новых, связанных с коренными техническими и социально-экономическими преобразованиями в сфере документации. В особом внимании нуждается исследование организации информационного взаимодействия государственных и негосударственных структур федерального, «субъектного» и других уровней управления.

Много внимания руководство вынуждено уделять вопросу оптимизации структур компании. Вместе с тем, для современного руководителя одинаково важен вопрос создания системы и технологии управления, которая обеспечивает эффективную операционную деятельность компании. Недостаточная научно-теоретическая разработанность и отсутствие должного государственного внимания к созданию концептуальной базы и выработке единых подходов к организации документационного обеспечения управления влекут за собой различные отрицательные последствия, в частности, отрыв от международных правил и технологий, неэффективность и недостаточную ценность сохраняемых информационных ресурсов и т. д. Гостиничный бизнес, являясь одной из самых личных сфер экономики, представляет собой высоко насыщенную информационную отрасль. Известно, что успех бизнеса некоторых отраслей экономики напрямую зависит от скорости передачи и обмена информацией, от ее актуальности, своевременности получения. Это касается и любого средства размещения, то есть успешное развитие гостиничного бизнеса предполагает широкое использование новейших технологий, как в области введения новых гостиничных услуг, так и в их продвижении на рынок услуг.

Совершенно очевидно, что введение инновационных технологий стало неотъемлемым условием повышения конкурентоспособности гостиничного предприятия, а также способствует улучшению качества обслуживания одновременно при сокращении персонала. Обеспечение оптимальной переработки документированной информации, повышение качества работы с документами имеют решающее значение в данной ситуации, а улучшение информационно-документационного обеспечения и делопроизводства выступает одним из главных направлений совершенствования управленческой деятельности в гостиничном бизнесе.

Сегодня применение системы автоматизации документооборота — важный фактор, способствующий повышению эффективности труда лиц, которые принимают решения и контролируют их исполнение, т. е. руководителей организации. Эффективность управления на предприятии зависит и от того, насколько разумно в нем организовано управление документооборотом. Важную роль в оптимизации деятельности предприятия любого размера и профиля деятельности играют современные автоматизированные информационные системы, а также системы электронного документооборота. Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом.

Рационализации документационного обеспечения управления в предприятиях любой формы собственности необходимо уделить большое внимание, потому, что недостатки в постановке этой работы приводят к серьезным трудностям в работе руководителя и предприятия в целом. За счет более совершенной системы документационного обеспечения управления достигается более быстрое движение и исполнение служебных документов, их сохранение, использование и правильный отбор на государственное хранение. Информационные процессы активно воздействуют на все стороны человеческой жизни. Использование новейших информационных технологий многократно усиливает это влияние. Чтобы реализовать свои потенциальные возможности, достичь профессиональных успехов, стать гармонично развитой личностью, современный человек должен обладать достаточно высоким уровнем информационной культуры. Между тем большая часть информации фиксируется на материальных носителях, содержится в разнообразных документах. Таким образом, знание информационнодокументационных процессов, основ работы с документами является неотъемлемой частью информационной культуры человека [1]. Особенно велика роль информации в процессе управления — на всех его уровнях и во всех сферах: политической, экономической, научной, культурной. Документирование информации, её поиск, обработка, хранение, передача требуют значительных финансовых, материальных, трудовых ресурсов и времени. Поэтому организация эффективной работы с документами, совершенствование всех информационно-документационных роцессов как в масштабе общества в целом, так и на уровне отдельных предприятий, организаций, учреждений является важнейшим направлением управленческой деятельности. Сегодня информационные технологии в индустрии гостеприимства применяются повсеместно.

В настоящее время на предприятиях индустрии гостеприимства широко распространены компьютерные системы на базе персональных компьютеров, объединенные в сети и позволяющие при минимуме занимаемого объема создавать мощную программную поддержку. Благодаря усовершенствованию компьютерных технологий информационные системы стали более точными, надежными, и многофункциональными. Компьютеры и компьютерные системы позволяют повысить эффективность системы управления, повысить безопасность гостей, расширить клиентскую базу гостиницы и решить ряд маркетинговых задач [3]. В управленческом менеджменте гостиничного бизнеса сегодня нужна кардинальная ломка прежних систем и замена их на более прогрессивные. Поэтому необходимым условием разрешения задач в области управления менеджментом является научный поиск, анализ, обобщение практики, выявление и обоснование системы управления предприятием, которая могла бы в сложных рыночных условиях обеспечить повышение эффективности его деятельности. Это особенно важно, так как до настоящего времени в данной подотрасли целостная теория структурного развития систем управления отсутствует.