Составление документов по учету движения производственных запасов

05 февраля 2010 Поступление МПЗ оформляется в следующем порядке.

Поступление МПЗ и их расход (отпуск в производство, реализация другим организациям и т. д.) подлежат немедленному и доброкачественному документированию. В настоящее время порядок документирования движения МПЗ определяется альбомами унифицированных форм первичной учетной документации (Постановление Госкомстата России от 30 октября 1997 года № 71 а).

Поступление МПЗ оформляется в следующем порядке. При приобретении МПЗ в отделы снабжения организаций со стороны, то есть от поставщиков, поступают документы внешнего оформления: счета — платежные требования или счета-фактуры и платежные требования, а также товаросопроводительные документы (транспортные или товарно-транспортные накладные). Счета-платежные требования выписывают поставщики материалов, а транспортные накладные — транспортные организации, принявшие груз для перевозки. При доставке продукции автотранспортом поставщик выписывает товарно-транспортные накладные.

Документы, поступившие от поставщиков, в отделах снабжения тщательно проверяются: устанавливается соответствие объема, номенклатуры, срока поставок, цен и качества МПЗ основным условиям поставок и заключенным между поставщиками и покупателями договорам. После проверки документов отдел снабжения их визирует, дает согласие на оплату, то есть акцептует, и регистрирует в Журнале поступающих грузов. Далее документы поступают в бухгалтерию организации, где устанавливаются наличие всех реквизитов и результаты их проверки в отделе снабжения. После этого они передаются на склад для руководства при приемке МПЗ. Для оплаты поступивших МПЗ на основе указанных документов бухгалтерия выписывает специальные расчетно-платежные документы (платежное поручение и др.).

При приеме МПЗ на складе организации материально ответственные лица составляют внутренние первичные документы:

приходный ордер (типовая межотраслевая форма М-4). Составляется кладовщиками после количественной и качественной приемки;

акт о приемке МПЗ (типовая межотраслевая форма М-7). Составляется при обнаружении повреждений тары, недостаче или порче грузов. При составлении акта должны присутствовать представители транспортных организаций. Акт является основанием для предъявления претензий к транспортной организации или поставщикам, а также для оприходования фактически принятых МПЗ; накладная на внутреннее перемещение МПЗ. Составляется при возвращении МПЗ из цехов на центральные склады.

Основными реквизитами приходных документов являются: наименование и код поставщика; код склада; дата составления документа и номер документа, номер сопроводительного и платежного документов; номенклатурный номер (код) МПЗ; наименование, сорт и размеры приходуемого МПЗ; количество, цена и сумма без учета НДС, сумма НДС, всего с учетом НДС; порядковый номер по складской картотеке; в акте отражаются данные по документам и фактические о браке, недостачах и излишках; подписи лиц, составивших документ.

В целях сокращения количества документов отдельные организации для оприходования МПЗ пользуются счетами-платежными требованиями поставщиков. В этом случае в них проставляются код и учетная цена МПЗ материально ответственным лицом, принявшим их (например, кладовщиком).

По отпуску МПЗ из кладовых и других мест хранения в производство на изготовление продукции или на хозяйственные нужды составляются следующие первичные документы.

Лимитно-заборные карты. Выписываются отделами материального снабжения на одно (форма М-8) или несколько наименований МПЗ и, как правило, на один код затрат на один месяц в двух экземплярах: один — для цеха-потребителя, другой — для склада (кладовой). Лимитно-заборные карты открываются на основании норм расхода МПЗ и производственной программы каждого цеха или другого производственного подразделения.

При автоматизированной системе управления организациями лимитные карты выписываются с использованием ЭВМ. При использовании лимитно-заборной карты отпуск МПЗ в производство должен осуществляться строго в пределах установленных лимитов и только при предъявлении представителем цеха своего экземпляра лимитно-заборной карты. Всякий сверхлимитный отпуск МПЗ на производство и замену МПЗ следует оформлять выпиской отдельного требования. При замене в лимитной карте заменяемого МПЗ делается пометка Замена, смотри требование № и соответственно уменьшается остаток лимита. При увеличении производственной программы или ее уменьшении изменения вносятся в ранее выписанную лимитно-заборную карту. Старый лимит зачеркивается и надписывается новый лимит за подписью ответственного за исправление лица. Следует отметить, что замена МПЗ должна происходить только с разрешения главного инженера организации или лиц, им на то уполномоченных. По окончании месяца либо после использования лимита лимитно-заборные карты вместе с другими приходно-расходными документами сдаются в бухгалтерию для учета движения МПЗ. Применение лимитно-заборных карт значительно сокращает число первичных документов и содействует оперативному контролю за соблюдением установленных лимитов и расходных норм.

Разовые требования (типовая межотраслевая форма № М-11). Выписываются на каждый расход конкретного предмета, применяются в основном для отпуска МПЗ, потребность в которых возникает периодически, а также в случаях отпуска МПЗ сверх лимита или при их замене. Требования выписываются также в двух экземплярах: один остается у получателя МПЗ с распиской кладовщика, другой — у кладовщика с распиской получателя. При выписке требований на сверхнормативный отпуск МПЗ в них необходимо указать причины допускаемого перерасхода и виновных в этом.

Накладные на отпуск МПЗ на сторону (типовая форма № М-15). Составляются при реализации излишних и неиспользуемых МПЗ другим организациям.

Эти накладные, кроме материально ответственных лиц, подписываются и главным бухгалтером организации. На основании этих накладных бухгалтерия выписывает счета-платежные требования на имя покупателя. 8].