Документальное оформление, аналитический и синтетический учет основных средств

Формы первичных документов для оформления операций с основными средствами и краткие указания по их заполнению утверждены постановлением Государственного комитета Российской Федерации по статистике от 21.01.2003 г. № 7 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету основных средств» .

Акты утверждаются руководителями организации-получателя и организации-сдатчика и составляются в количестве не менее двух экземпляров. К акту прилагается техническая документация, относящаяся к данному объекту.

Рассмотрим акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений) № ОС-1 [ см приложение 2].

Акт о приеме-передаче содержит следующие данные об объекте основных средств: наименование объекта (Проектор BenQ MS 504, 3000 ansi Im, 800Ч600,13 000: 1), инвентарный номер (889).первоначальная стоимость, дата ввода в эксплуатацию, дата изготовления и поступления в организацию, срок полезного использования, способ и норма амортизационных отчислений.

В формах №ОС-1 и №ОС-1а раздел 1 заполняется на основании данных передающей стороны (организации-сдатчика), имеющих информационный характер для объектов основных средств, бывших в эксплуатации.(В нашем примере объект был приобретен через сеть розничной торговли, раздел 1 не заполняется.).

Раздел 2 заполняется организацией-получателем только в одном (своем) экземпляре и содержит сведения: первоначальная стоимость (26 940,00), срок полезного использования (10 лет), способ и норма амортизационных отчислений. (100% при вводе в эксплуатацию) В разделе 3 «Краткая индивидуальная характеристика объекта» указывается содержание драгоценных материалов, а также основные качественные и количественные показатели объекта, относящиеся к нему важнейшие пристройки, приспособления и принадлежности; при этом следует ограничиваться двумя-тремя наиболее важными для данного объекта качественными показателями, исключая дублирование сведений в имеющейся в организации технической документации на этот объект. В случае группового учета основных средств краткая индивидуальная характеристика дается не по каждому объекту отдельно, а в целом по всей группе объектов, учитываемых в инвентарной карточке.(проектор, номенклатурный номер 9).

В актах предусмотрен реквизит «Государственная регистрация прав на недвижимость», который заполняется при оформлении прав на недвижимое имущество и сделок с ним.

В случаях приобретения объектов основных средств, бывших в эксплуатации, в формах № ОС-1 и № ОС-1а предусмотрен разд. 1, в котором указываются сведения о состоянии объекта на дату передачи. Данный раздел заполняется на основании данных передающей стороны (организации-сдатчика), имеющих информационный характер.

В акте данные об объекте основных средств, находящемся в собственности двух или нескольких организаций, записываются соразмерно доле организации в праве общей собственности. При этом на первой странице в раздел «Справочно» заносятся сведения об участниках долевой собственности (с указанием их доли в праве общей собственности), а также в случае, если стоимость приобретения объекта основных средств была выражена в иностранной валюте (условных денежных единицах), — сведения о наименовании иностранной валюты, ее сумме по курсу Центрального банка РФ на дату, выбранную в соответствии с требованиями, действующими в системе бухгалтерского учета.

Рассмотрим акт о списании объекта основного средства (кроме автотранспортных средств) № ОС-4 [ см приложение 3].

Для осуществления процедуры списания основного средства директором назначается комиссия, в задачи которой входит осмотр и оценка состояния объекта. Если комиссия решит, что к дальнейшей эксплуатации основное средство не пригодно, ремонту и восстановлению не подлежит, то составляется акт списания по форме ОС-4.

Раздел 1 «Сведения о состоянии объекта основных средств на дату списания» включает в себя информацию: название и марка объекта (Сканер ЗТ 3215 на кассу), номера: по инвентарной карточке (250) и по заводскому паспорту (R-50−534), даты выпуска (2000) и принятия к учету (01.12.2000), период, в течение которого объект эксплуатировался с начислением амортизации. То есть периоды, когда амортизация не начислялась не учитываются, например во время модернизации или консервации (12 лет 5 мес.), стоимость, по которой основное средство было принято к бухгалтерскому учету, если проводилась переоценка, то здесь пишется восстановительная стоимость, полученная в результате переоценки.(10 814,70), величина начисленной амортизации с начала использования.(10 814,70), остаточная стоимость.

Раздел 2 «Краткая характеристика объекта основных средств» содержит информацию: наименовании объекта (Сканер ЗТ 3215 на кассу), количество (1), содержание драгоценных материалов (данные отсутвуют).

По итогам заполненных разделов формы ОС-4 и на основании осмотра и оценки основного средства комиссия пишет свое заключение о необходимости списать актив по определенной причине.

В нашем примере было сделано следующее заключение комиссии: 1) Выход из строя блока питания и элементов платы управления; 2) Износ соединений и деталей механической части. В связи с длительной эксплуатацией и износом основных комплектующих деталей, узлов и механизмов вышеуказанное выработало свой ресурс, восстановительный ремонт экономически нецелесообразен. Рекомендуется списать указанное оборудование с баланса учреждения.

Вся сопровождающая документация прикладывается к оформленному акт списания ОС-4, перечень прилагаемых документов приводится в одноименном поле.

Председатель комиссии и все его члены подписывают составленный акт.

Раздел 3 оформляется, когда при списании объекта основных средств проводится демонтаж, этот процесс может сопровождаться определенными затратами, которые следует отразить в третьем разделе бланка акта ОС-4.

В нашем примере демонтаж оборудования не производился.

Данные результатов списания вносятся в инвентарную карточку (книгу) учета объекта, объектов и группового учета объектов основных средств Аналитический учет основных средств в организации ведется по отдельным инвентарным объектам основных средств. Основным регистром аналитического учета основных средств являются инвентарные карточки.

Рассмотрим инвентарную карточку учета основных средств № 250 от 21 июля 2014 г. [ см приложение 4]. На лицевой стороне инвентарных карточек указывают: номер объекта (R-50−534); год выпуска (2000); дату и номер акта о приемке (01.12.2000,№ 8; первоначальную стоимость (10 814,70); норму амортизационных отчислений; сумму начисленной амортизации; величина начисленной амортизации с начала использования.(10 814,70) (10 814,70), дата начисления (01.12.2000)(31.12.2011), реконструкция модернизация оборудования (не производилась), результаты переоценки.

Оборотная сторона инвентарных карточек содержит: отметку об оприходовании объекта (дата 01.12.2000), внутреннее перемещение объекта (дата 31.12.2011, 23.05.2013, номер 8, номер ж/0 7, местонахождение объекта: учебная часть, отделение бытовых и торговых профессий, материально ответственное лицо: Кулагина Ольга Александровна, Зайцева Татьяна Александровна), отметка о выбытии объекта (дата 21.07.2014, номер ж/о 7), причина выбытия (Моральный и физический износ).

Далее дается краткая индивидуальная характеристика объекта.

В соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета для обобщения информации о наличии и движении основных средств организации предназначен балансовый счет 01 «Основные средства». Так же используется счет 08 «Вложения во внеоборотные активы». Синтетический счет 01 «Основные средства» является активным инвентарным счетом и предназначен для обобщения данных о наличии и движении основных средств, находящихся в эксплуатации, запасе, на консервации, в аренде, доверительном управлении, залоге. Синтетический счет 08 «Вложения во внеоборотные активы» необходим для сбора всех расходов по созданию основного средства.

Приведем пример:7 апреля 2014 года был введен в эксплуатацию объект основных средств (принтер) стоимостью 5213 рублей. Составим проводку по синтетическому учету основного средства: Д 01 К 08.

Другой пример: 20 мая 2014 года организация безвозмездно от юридического лица получило основное средство (компьютер) стоимостью 27 000 рублей. Безвозмездное получение от юридических лиц отражается в составе добавочного капитала по рыночной стоимости: Д 08 К 98.

Первичным документом, который применяется для оформления продажи (отпуска) товарно-материальных ценностей сторонней организации является Унифицированная форма товарной накладной (форма № ТОРГ-12) утверждена постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 № 132. [ см приложение 5].

Организация может не пользоваться унифицированной формой ТОРГ-12, а составить собственный вариант товарной накладной. В данном случае в накладной должны быть обязательно прописаны следующие реквизиты: наименование документа и наименование организации, от имени которой составлен документ; дата составления документа; наименование товара, его количество и стоимость; должности лиц, ответственных за данную хозяйственную операцию; личные подписи этих лиц; печати организаций.

Факт осуществления деятельности и проведения предприятием хозяйственных операций, согласно, законодательству должен быть непременно подтвержден путем надлежащего оформления первичных документов. Опираясь на данные внесенные в соответствующую форму, компания ведет свой бухгалтерский учет. Основные требования к утвержденному оформлению первичной документации заключаются в том, что они должны содержать исключительно достоверные данные, их создание осуществляется непосредственно в момент совершения операции, если заполнение не представляется возможным, оно производится непосредственно по окончании той или иной операции. Первичная документация «Учебного центра» оформлена в соответствии со всеми установленными требованиями. Организация неоднократно проходи проверки, никаких ошибок в составлении документов выявлено не было.