Особенности работы в текстовом редакторе

2. Совместная подготовка документов

Подготовка документов — одни из наиболее острых проблем во многих организациях. Система электронного документооборота помогает автоматизировать процесс работы с проектами документов — от подготовки до дальнейшего согласования и последующей регистрации документа. Использование решения Подготовка документов дает возможность существенно повысить эффективность работы сотрудников организации с документами и неструктурированной информацией, а также поможет организовать взаимодействие сотрудников различных подразделений, в том числе территориально распределенных. Любой документ вне зависимости от его структуры или содержания проходит через пять этапов. Документы создаются, рецензируются и исправляются, формально или неформально утверждаются, распространяются или публикуются для более широкой аудитории, выполняют свою основную функцию и попадают в архив. Во втором этапе документ еще не является официальным. В этот период идет усиленная работа над текстом документа, и вне может принимать участие достаточно большое количество сотрудников. Выработка бумажного документа может идти двумя разными способами:

• 1. Участники процесса документа вписывают свои замечания от руки в исправляемый текст, секретарь переписывает документ.
• 2. Участники пишут свои замечания на специальном листе согласования, автор сам вносит изменения в текст. Подготовленный документ отправляется на согласование всем, кто высказал замечания, чтобы все замечания были учтены.

Но даже если все участники будут быстро выполнять свои действия, процесс затянется на продолжительное время, поскольку документ в течение длительного периода будет перемещаться от одного участника к другому. По имеющимся наблюдениям, обычно на предприятиях путь бумажного документа от одной стадии подготовки до другой, занимает один рабочий день. Посчитаем сколько рабочих дней займет согласование очень простого документа, предполагающее одну стадию внесения исправлений и наличие исполнителей: 3 дня на подготовку + 2 дня на передачу от одного участника другому + 3 дня на согласование + 2 дня на перемещение. Итого 10 рабочих дней. А если взять подготовку более сложного документа, когда соавторы не согласились с правками других участников и не могут договорится? После двух-трех стадий переработки документа уже трудно вспомнить, каков был его изначальный вариант и что добавил каждый соавтор. При увеличения числа соавторов (а в подготовки договора могут участвовать восемь или более специалистов) разобраться в ходе процесса становится все более сложно. А когда одновременно идет работа над целой серией примерно похожих документов, качественно подготовить их становится очень сложно. Появление текстовых редакторов произвело резолюцию в деле совместной подготовки-правки стало возможно вносить непосредственно в текст документа. Наличие режима их просмотра добавило возможность отслеживать, кто и какие исправления внес.

Пересылка документа по электронной почте ускорила процесс передачи документов от одной стадии к другой. Но по прежнему оставался нерешенным вопрос об отслеживание хода подготовки документа: сложно в короткие сроки определить тех, кто в данный момент работает с документом; есть ли необходимость вмешаться в процесс; тяжело проконтролировать, сколько времени каждый участник продержал документ у себя; вспомнить, что было в исходном тексте документа, и кто какие правки вносил. Именно по этому одним из наиболее востребованных сервисов системы электронного документооборота стали процессы согласования и совместной подготовки документов. Совместная подготовка — процесс предполагающий внесение участниками изменений в текст документа. Новая версия документа появляется после каждой его правки. Согласование — процесс предполагающий не изменение исходного текста, а внесение участниками замечаний, которые потом вносит в текст документа инициатор согласования, в результате чего получается новая версия документ. А как процесс совместной подготовки выглядит, когда его проводят с использованием систем электронного документооборота? Инициатор процесса создает электронную регистрационную карточку документа и «прикрепляет» к ней файл, содержащий текст. Для запуска процесса совместной подготовки ему нужно нажать специальную кнопку экранной формы «Лист совместной подготовки».

В ней инициатор набирает список участников совместной подготовки и определяет время, за которое каждый должен успеть поработать с документом. Когда список готов, инициатор нажатием кнопки «Начать процесс подготовки» отправляет документ участникам. Каждый, кто был внесен в список, получает уведомление по электронной почте о том, что ему направлен документ для совместной подготовки. По ссылке из этого уведомления можно перейти на регистрационную карточку документа и начать с ним работать. Совместная Сложность заключается в том, что нельзя допустить ситуацию, когда с одним и тем же файлом работают два разных человека, поскольку каждый из них делает свои исправления в исходном тексте, в результате чего получаются два разных файла, когда нужно чтобы правки были сделаны в одном тексте. Чтобы избежать тупиковой ситуации, в системах электронного документооборота существует механизм блокировки доступа — если с документом работает один человек, другие уже не могут вносить в него поправки. На экране это отображается надписями «Документ заблокирован» и указывается, кем именно. Каждый следующий участник перед началом своей работы имеет возможность охранить предыдущий документ как версию. Когда документ наконец готов, можно посмотреть, как происходил процесс и понять, на какой стадии появились те или иные изменения в документе. Возникает резонный — вопрос если есть такой прекрасный механизм, как совместная подготовка, зачем нужно согласование. Согласование удобно использовать на заключительной стадии подготовки документа, когда необходимо собрать окончательное мнение участников. Причем важно, чтобы участники уже не могли внести в документ изменения. В реальной практике необходимы механизмы как совместной подготовки, так и согласования, причем при работе с одинаковыми типами документов. Например, согласование и совместная подготовка используется для подготовки договоров. Но согласование «работает», если исходный документ поступил от контрагента и в текст нельзя вносить изменения, необходимо подготовить протокол разногласий. Его легко составить из замечаний, которые сделают участники согласования. Если же текст договора готовится внутри организации «своими» специалистами, удобнее использовать совместную подготовку, чтобы в конце процесса получить готовый документ.

Сколько времени займет процесс совместной подготовки при тех же условиях, которые рассматривались при подготовке документа в бумажном виде? Как показывает практика, каждому участнику выделяют по два часа. Времени на перемещение не требуется — оно происходит практически мгновенно. 6 часов + 6 часов = 12 часов или полтора рабочих дня! Причем стоит отметить, что система электронного документооборота позволяет каждому участнику работать эффективне — у него гораздо меньше времени уходит на поиск всех необходимых документов, требуемых для подготовки нового. Работа с документами не должна тормозить работу других подразделений. Нельзя допускать, чтобы клиент отказался работать с вашей организацией только потому, что договор слишком долго согласовывался. Не удивительно, что все больше компаний и организаций берут на вооружение системы электронного документооборота. Возможности и преимущества совместной работы: Создание общего пространства взаимодействия сотрудников, вовлечения их в бизнес — процессы и обеспечения единого порядка работы с документами и исполнения поручений. Создание централизованного хранилища документов и неструктурированных информационных ресурсов и организации общего доступа пользователей к хранящимся в системе данным. Если организация не использует специальные решения для проведения совместной работы, то в большинстве случаев общие документы хранятся в выделенном файловом каталоге с определенной внутренней структурой. В ходе работы этой структуры зачастую не придерживаются, и многие из сотрудников создают собственные копии рабочих документов, что в результате может привести к различным ошибкам (например, отправили заказчику «неправильную» копию документа), случайному или преднамеренному уничтожению данных и другим негативным последствиям. Система позволяет структурировать и формализовать стандартные процессы работы с документами. Быстрый доступ сотрудников к необходимой информации (благодаря гибко настраиваемой структуре метаданных, хранимых по каждому документу, а также механизмам рубрикации и широким поисковым возможностям). Контроль версий (все сотрудники организации работают с одним и тем же актуальным вариантом документа), возможность возврата к предыдущим версиям. Подробное разграничение прав доступа и ведение протокола действий всех пользователей уменьшает вероятность случайного или преднамеренного удаления или подмены информации. Механизмы структурированного (поручения — отчеты) и неструктурированного (форумы, обсуждения) взаимодействия значительно повышают эффективность работы над документом, особенно для организаций с территориально распределенными подразделениями. Отличительной особенностью подготовки документов является возможность в кратчайшие сроки и с минимальными затратами времени сконфигурировать решение в соответствии с актуальным положением дел и спецификой организации. Корпоративная совместная подготовка документов помогает создать единое информационное пространство для сотрудников, обеспечить оперативный доступ к необходимой информации, отследить историю изменений документов и исключить вероятность удаления или подмены данных.

В чем состоят особенности технологий подготовки текстовых документов на основе использования настольных издательских систем? Особенности технологий на основе настольных издательских систем проявляются через характеристики их программного обеспечения. Мощность при верстке сложной страницы. Пакет должен обладать широким набором свойств, существенных для объединения текстовых и графических компонентов:

• — иметь средства управления координацией взаимного расположения этих пункта; - иметь средства для размещения текста в оборку графической иллюстрации неправильной формы;
• — иметь средства управления для обработки иллюстраций, на пример, возможность поворачивать изображение в рамках отведенного для него места;
• — иметь широкий диапазон средств для управления набором стилей шрифтов, точно соответствующих требованиям цветовых и специальных эффектов;
• — сюда же можно отнести простоту абсолютно точного размещения элементов страниц пользователем на завершающих стадиях верстки.