Понятие и бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами

Подотчетными лицами являются сотрудники организации, получившие авансом наличные суммы денежных средств на предстоящие административно-хозяйственные и командировочные расходы. 15 с.210].

Выдача наличных денежных средств сотрудникам из кассы организации может производиться:

• — под отчёт на хозяйственные и операционные расходы;
• — под отчет на командировочные расходы;
• — в порядке возмещения произведённых сотрудником из личных средств расходов на нужды организации (по решению руководителя организации).

При выдаче денежных средств организация обязана:

• · определить сумму подотчетных средств и срок, на который она выдается;
• · получить от подотчетного лица отчет о расходах в срок не позднее 3 рабочих дней по истечению срока, на который выданы средства;
• · выдать денежные средства работнику под отчет при условии полного отчета по ранее выданным авансам;
• · запретить передачу подотчетных денежных средств от одного работника другому; [25 с.51−52]

Право получать денежные средства под отчет имеют только те сотрудники, чьи фамилии есть в перечне подотчетных лиц. Этот перечень утверждается приказом руководителя предприятия. Как правило, сюда записывают водителей, работников хозяйственных служб, секретарей, а также тех лиц, кто часто бывает в командировках. Иначе говоря, работников, которым могут понадобиться наличные деньги для того, чтобы выполнить свои должностные обязанности: водителю — купить бензин, секретарю — отправить почту, командированному — заплатить за гостиницу.

В приказе нужно не только перечислять подотчетных сотрудников, но и указать, какую сумму каждый из них может получить за один раз, на какой срок и когда они должны сдавать авансовые отчеты в бухгалтерию.

Если надо выдавать деньги лицу, не указанному в приказе, можно составить отдельный приказ, где указывают фамилию и должность сотрудника, срок на который ему выдана сумма, дата, не позднее которой он должен сдать авансовый отчет в бухгалтерию. Неизрасходованные средства работник обязан вернуть в кассу организации (суммы, обоснованно истраченные сверх выданной подотчетной суммы, могут быть ему возмещены).

Каждого сотрудника, чья фамилия включена в перечень подотчетных лиц, нужно под расписку ознакомить с приказом, а при необходимости разъяснить правила, которые он должен соблюдать, получая наличные и отчитываясь за них.

Организация может выдавать денежные средства подотчетным лицам: на хозяйственные нужды; на командировочные расходы. 14 с.153].

Служебная командировка входит в состав трудовых обязанностей, возложенных трудовым договором (контрактом) на работника, и регулируется нормами трудового законодательства. Высшим нормативным правовым актом, регулирующим трудовые и иные, непосредственно связанные с ними отношения в организациях любой организационно-правовой формы собственности, является Трудовой кодекс Российской Федерации. 9].

Цель командировки определяет её классификацию и порядок распределения расходов, понесенных командированным работником. Исходя из этого командировки можно подразделить на служебные и непроизводственные.

В соответствии с главой 24, ст. 166 Трудового Кодекса РФ служебная командировка — это поездка работника в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы по распоряжению работодателя. При этом служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути или имеет разъездной характер, командировками не признаются. [9].

Под служебной командировкой, совершаемой в установленном порядке, понимается также поездки работника, которые связаны с:

• § покупкой товарно-материальных ценностей, расходы по которым учитываются в составе заготовительно-складских расходов и включаются в состав затрат по приобретению запасов;
• § осуществлением работ капитального характера, расходы по которым учитываются в составе прочих капитальных затрат и включаются в инвентарную стоимость объекта строительства;
• § подготовкой и повышением квалификации работников, расходы по которой учитываются в составе сметы на общехозяйственные расходы;
• § участия в общих собраниях акционеров обществ, в которых организация имеет акции, расходы по которой относятся к служебным командировкам и учитываются в составе сметы на общехозяйственные нужды;
• § другими аналогичными нуждами. [11,с. 114]

Командировки, целью которых является деятельность, не связанная с производством, являются непроизводственными. Расходы по данным командировкам списываются за счет целевых источников, относятся на финансовые результаты. К таким командировкам относятся поездки работников, связанные с лечением, обслуживанием, передачей объектов непроизводственного назначения.

Однако не все служебные поездки сотрудников организации могут считаться служебными командировками. К поездкам, не признаваемым служебными командировками, в частности относятся:

• o служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер согласно ст. 166 ТК РФ, — водителей, курьеров, работников почтовых вагонов, проводников пассажирских поездов;
• o поездки работников, выполняющих работы по гражданско-правовым, а не трудовым договорам, связанные с выполнением работ по заключенным гражданско-правовым договорам подряда, комиссии, перевозки.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективными договорами или локально-нормативными актами организации. При этом размеры возмещения расходов связанных со служебными командировками, не могут быть ниже размеров, установленных Правительством РФ.

При направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой:

• Ш Расходов по найму жилого помещения (кроме случая, когда направленному в служебную командировку работнику предоставляется бесплатное помещение) — в размере фактических расходов, подтвержденных соответствующими документами. При отсутствии документов, подтверждающих эти расходы , — 12 руб. в сутки;
• Ш Расходов на выплату суточных — в размере 100 руб. за каждый день нахождения в служебной командировке;
• Ш Расходов по проезду к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов, расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями) — в размере фактических расходов, подтвержденных проездными документами, но не выше стоимости проезда;
• Ш Иных расходов, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Дополнительные выплаты, связанные с командировками, сверх установленных норм относят на себестоимость продукции. Однако для целей налогообложения затраты на командировки принимаются в установленных пределах. [22 с.270].

В командировку может быть направлен только штатный работник предприятия, с которым заключен трудовой договор. Поездка в другую местность работника, с которым заключен гражданско-правовой договор (например, договор подряда или поручения), командировкой не считается. Если такому работнику возмещаются расходы по той или иной поездке, то сумма возмещения считается частью его вознаграждения по договору.

[14 с.359].

Работник отправляется в командировку на основании приказа руководителя фирмы. Приказ оформляется по форме № Т-9 (если в командировку направлен один работник) или Т-9а (если в командировку направлены несколько работников).

На основании приказа руководителя бухгалтерия рассчитывает сумму и выдает аванс на командировочные расходы. Счет 71-активно-пассивный, сальдовый, расчетный. При этом на сумму денежных средств, выданных под отчет, делается запись: Д-т 71 К-т 50. 12 c.62] На оплату расходов работнику перед его отъездом в командировку выдают аванс. При командировках по России аванс выдается в рублях. 14 с.156].

Сумму аванса, выдаваемого под отчет, определяют по предварительному расчету стоимости проезда, суточных, квартирных расходов. Полученные деньги разрешается расходовать подотчетным лицам только на цели, на которые они выданы. В установленные сроки подотчетные лица обязаны представить отчеты о действительно израсходованных суммах с приложением оправдательных документов. Отчеты о расходах по командировкам, например, должны быть представлены в течение трех дней по возвращении из командировки. Неизрасходованные суммы аванса подотчетные лица возвращают в кассу. Новый аванс подотчетным лицам выдают только после полного расчета по ране выданному авансу. В бухгалтерии авансовые отчеты проверяют и определяют расходы, подлежащие утверждению. Отчеты утверждает руководитель организации.

[21 с. 464−465].

Порядок оформления командировки и расчетов с работником определяется в, положении об особенностях направления работников в служебные командировки согласно которой:

ь для командировки работнику оформляется командировочное удостоверение;

ь наряду с командировочным удостоверением может быть издан приказ о командировке;

ь командировочное удостоверение может не выписываться на однодневные командировки, если по ним не выплачиваются суточные;

ь фактическое время нахождения работника в командировке отмечается в командировочном удостоверении печатью организации, отправляющей в командировку и принимающей, записями о днях отправления, прибытия, выбытия;

ь днем выезда считается день отправления соответствующего транспорта из мест постоянной работы до 24 часов, а днем возвращения — дата прибытия соответствующего транспорта;

ь перед командировкой работнику наряду с командировочным удостоверением также выдается денежный аванс в пределах сумм, причитающихся ему для выполнения установленного задания;

ь организации разрешается рассчитываться с командированным работником по предварительному расчету, если командировочные расходы заранее известны. В этом случае работник в составе авансового отчета не предоставляет документы, подтверждающие его расходы по командировке;

ь по возвращении из командировки работник обязан в течение 3 дней предоставить руководителю организации для утверждения авансовый отчет с приложением командировочного удостоверения и документов, подтверждающих достоверность производственных расходов. По утверждении отчета руководителем, он предается в бухгалтерию для отражения в бухгалтерском учете использованной суммы. 3].

Для правильного отражения организацией расчетов с подотчетными лицами при осуществлении ими командировок необходимо учитывать:

ь цель командировки;

ь кто направляется в командировку;

ь место командировки;

ь срок командировки;

ь какие расходы допускаются нести работнику в служебной командировке;

ь порядок оформления командировки;

ь порядок учета расходов по служебной командировке для целей налогообложения.

Состав затрат, включаемых в командировочные расходы, а также предельные их размеры, принимаемые при налогообложении прибыли, определяются Министерством финансов России.

В состав расходов по служебным командировкам включаются затраты:

• · по найму жилого помещения;
• · по бронированию гостиничных номеров и авиабилетов;
• · по проезду к месту командировки и обратно, к месту постоянной работы и размере стоимости проезда воздушным, железнодорожным и автомобильным транспортом общего пользования (кроме такси);
• · по уплате страховых платежей по государственному обязательному страхованию пассажиров на транспорте;
• · по оплате сборов за предварительную продажу билетов (проездных документов);
• · по оплате расходов за пользование в поездах постельными принадлежностями;
• · суточные за время нахождения в командировке (при однодневных командировках в пределах России право работника на суточные определяет руководитель организации);
• · по возмещению расходов на телефонные переговоры, если они связаны с производством и подтверждены соответствующими документами.

[12 c.63].

Сотруднику возмещают всю сумму расходов по найму жилого помещения. Также сотруднику нужно возместить расходы по оплате дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах и включаемых в счет за проживание. Кроме того, сотруднику возмещаются расходы по бронированию места в гостинице. Такие затраты оплачивают в пределах 50 процентов от стоимости проживания в гостинице в сутки.

Исключение из этого порядка предусмотрено для услуг по его обслуживанию в баре, ресторане, или номере и расходов на пользование «рекреационно-оздоровительными объектами» (например, бассейном, сауной, тренажерным залом). Такие расходы работнику не оплачивают.

Сумму расходов на проживание командированного работника, оплаченную предприятием, не облагают налогом на доходы физических лиц, ЕСН, взносом на пенсионное страхование и взносом на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний.

Сумму НДС по расходам, связанным с наймом помещения, принимают к вычету. Работник должен представить в бухгалтерию счет-фактуру и документы, подтверждающие оплату жилья (квитанцию к приходно-кассовому ордеру или бланк строгой отчетности).

К расходам по проезду относят:

ь стоимость билета на транспорт общего пользования (самолет, поезд);

ь оплату услуг, связанных с предварительной продажей (бронированием) билетов;

ь оплату за пользование в поездах постельными принадлежностями;

ь стоимость проезда транспортом общего пользования к станции (пристани, аэропорту), если она находится за чертой населенного пункта;

ь сумму платежей по обязательному страхованию пассажиров на транспорте.

Сумму расходов по проезду командированного работника, оплаченную предприятием, не облагают налогом на доходы физических лиц, ЕСН, взносом по пенсионному страхованию и взносом на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний.

Сумму НДС по расходам, связанным с проездом, принимают к вычету (при наличии проездных документов, в которых НДС выделен отдельной строкой). 14 с.157].

Расходы по проезду к месту командировки и обратно и оплата найма жилого помещения оплачиваются по фактическим расходам, подтвержденным соответствующими документами (с учетом установленных ограничений на использование соответствующего транспорта). [21 с.464].

Таким образом, НК РФ предоставляет возможность возмещения работникам расходов по проезду в полном объеме без каких-либо ограничений.

Срок командировки работников определяется руководителями предприятий, не должен превышать 40 дней, не считая времени в пути. Количество командировок не ограничено. 19].

По возвращению из командировки работник обязан в течении трех дней представить руководителю организации для утверждения авансовый отчет с приложением командировочного удостоверения и документов, подтверждающих достоверность произведенных расходов. По утверждении отчета руководителем он передается в бухгалтерию для отражения в бухгалтерском учете используемых сумм. [25 с.52−53].

Расходы работника отражают в бухгалтерском и налоговом учете только после того, как авансовый отчет будет утвержден руководителем предприятия.

Размер суточных определяется организацией самостоятельно. Максимальный размер суточных не ограничен; нижним пределом является норма, установленная в сумме — 100 руб. Конкретный размер суточных устанавливается в трудовом договоре либо внутренним положением о командировке или приказом руководителя. Суточные выплачиваются за каждый день нахождения в командировке, включая выходные дни и время в пути. Единый социальный налог, пенсионные взносы, взносы на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний с суточных не взимаются. [21,с.464].

Расчеты по командировке — казалось бы, обыденная работа бухгалтера, и все же это одна из самых наболевших проблем: слишком нечетко закон говорит командировочных расходах.

Предприятия в процессе финансово-хозяйственной деятельности могут своим работникам выдавать некоторые суммы в подотчет.

Подотчетными суммами называются денежные авансы, выдаваемые работникам организации из кассы на мелкие хозяйственные расходы, на расходы по командировкам, на приобретение горюче-смазочных материалов, лицам, пользующимся автомобильным транспортом для служебных поездок. Порядок выдачи денег под отчет, размер авансов и сроки, на которые они могут быть выданы, установлены правилами ведения кассовых операций. Выдача денежных средств в подотчет оформляется расходными кассовыми ордерами.

В начале года издается приказ руководителя об утверждении списка лиц, имеющих право на получение сумм под отчет, в котором оговариваются размер выдаваемых сумм, сроки на которые они выдаются. С работниками которые включены в список, должны быть заключены договоры о полной индивидуальной материальной ответственности.

Основанием для выдачи подотчетных сумм является заявление работника с разрешающей резолюцией руководителя организации. Выдача наличных денег в подотчет производится только при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному авансу.

Выдача наличных в подотчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели, на основании сметы командировочных расходов, составляемой в бухгалтерии организации.

Административно-хозяйственные расходы — это непроизводственные накладные расходы, связанные с содержанием административных служб и управлением предприятием в целом.

К административно-хозяйственным расходам относятся канцелярские, почтово-телеграфные расходы, приобретение материалов по мелкому опту в розничной торговле, закупки сельхозпродукции.

Под хозяйственными нуждами понимают затраты на покупку в розничной торговой сети канцелярских или хозяйственных принадлежностей, материалов, бензина на АЗС, оплате мелкого ремонта. 14 с.153].

Расходы на хозяйственные нужды можно учесть по двум основаниям:

• — пп.2 п. 1 ст.254 НК как материальные расходы;
• — пп.7 п. 1 ст.264 НК как прочие расходы, связанные с производством и реализацией.

В этом случае налогоплательщик решает сам, к какой группе он отнесет такие затраты (п. 4 ст.252 НК). 1].

Хозяйственные товары относятся к материально-производственным запасам и принимаются на учет по фактической себестоимости (в сумме фактических затрат на их приобретение) согласно п. 2,5,6 ПБУ 5/01. Они учитываются на счете 10 «Материалы» согласно Плану счетов:

Дебет 10 — Кредит 60 — поступили хозтовары от поставщика Дебет 10 — Кредит 71 — хозтовары приобретены за счет подотчетных сумм Стоимость затрат на хозтовары относится к расходам по обычным видам деятельности (п. 5, п. 7 ПБУ 10/99) и списывается в дебет счетов затрат 20, 23, 25, 26, 44. 4].

Первичными оправдательными документами, подтверждающими расходование подотчетных средств, являются: товарный чек магазина; накладные; кассовые чеки; квитанции к приходным кассовым ордерам; акты выполненных работ, оказанных услуг; счета-фактуры; проездные документы; акты закупки материальных ценностей у физических лиц.

При выдаче денег под отчет для приобретения ТМЦ у юридического лица нужно выдать доверенность и зарегистрировать ее в журнале выданных доверенностей. Выдача доверенностей лицам, не работающим в организации, не допускается.

Вывод по главе 1

Все предприятия, осуществляя производственную и хозяйственную деятельность, вступают во взаимоотношения с другими предприятиями, организациями, учреждениями, работниками предприятия и отдельными лицами. Эти взаимоотношения основаны на различных денежных расчетах в процессе заготовления, производства и реализации продукции, работ или услуг.

Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны, т.к. включают в себя: приобретение за наличный расчет запасных частей, материалов, топлива, канцелярских товаров; оплату мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств; расходы на командировки по территории Российской Федерации и за границу.