Документальное оформление торговых операций

Первичные документы по поступлению товаров являются основой организации материального учета, так как непосредственно по ним осуществляется предварительный, текущий и последующий контроль за движением, сохранностью и их рациональным использованием.

В розничную торговлю товары для продажи поступают от производственных предприятий, оптовых организаций, от фирм, ведущих внешнюю торговлю, со складов и т. д.

Товары, поступающие на предприятия розничной и оптовой торговли, должны иметь сопроводительные документы (счета-фактуры, товарно-транспортные накладные, накладные и др.), предусмотренные условиями поставки товаров, а также правилами перевозки грузов. Если товар поступил на предприятие розничной оптовой торговли без сопроводительных документов или с их частичным отсутствием, то он принимается комиссией и оформляется приемным актом. Основание для расчетов за поступившие ТМЦ или авансовых платежей является счет.

В учете товарных операций важно обеспечить контроль за своевременным и полным поступлением товаров, а также за правильным их оприходованием со стороны материально ответственных лиц.

Доверенность оформляется по типовым формам. Учет доверенностей как бланков строгой отчетности (ф № М-2, М-2а) производится либо по корешку доверенности, который хранится в бухгалтерии с отметкой о ее получении и использовании, либо в книге доверенностей, либо в журнале регистрации [22].

Доверенность содержит следующие реквизиты:

• — номер и дату выдачи;
• — срок действия (возможный срок получения и вывоза товара);
• — наименования и адреса плательщика и потребителя (получателя доверенности), а также банковские реквизиты плательщика; кроме того, указывается наименование поставщика (должность, фамилия, имя, отчество, сведения о паспорте материально ответственного лица, на имя которого выдается доверенность);
• — номер и дату документа, являющегося основанием для отпуска товаров.

Указывается также наименование и краткое описание товаров, подлежащих получению, с указанием единиц измерения и количества.

Подпись получателя в доверенности должна быть удостоверена руководителем торгового предприятия и главным бухгалтером, а также заверена круглой печатью предприятия. После получения товара в бухгалтерию предприятия представляются документы, подтверждающие совершение торговой операции, и в книге (журнале) учета доверенностей проставляются номер и дата сопроводительных документов.

Получение товара оформляется по-разному в зависимости от близости офиса к месту нахождения склада. Если склад фирмы-поставщика расположен в одном помещении с местом оформления документов на отпуск товара, то оформление документов и выдача товара происходит фактически одновременно. Документом на отпуск в данном случае является накладная.

Если склад фирмы-поставщика расположен на значительном расстоянии от офиса, то материально ответственному лицу в представительстве фирмы выдается документ на получение товара, по которому ему на складе могут быть выданы данные ценности. В случае отсутствия затребованного товара на складе в необходимом количестве выписывается новый документ — расходная накладная (ф №М-15, утв. Госкомстатом РФ 71а), в которой указывается фактически отпущенное количество товара. Кроме того, также возможно в накладной, оформленной покупателю в офисе, наряду с количеством товара предназначенного для отпуска, на складе отражать также фактически выданное количество товара [22].

В накладной указывается:

• — номер и дата выписки;
• — наименование поставщика и покупателя;
• — наименование и краткое описание товара;
• — количество товара (в единицах);
• — цена и общая стоимость отпускаемого товара (с учетом налога на добавленную стоимость), при этом НДС выделяется отдельной строкой.

Накладная выписывается в четырех экземплярах, первый и второй из которых остаются у предприятия-поставщика (в бухгалтерии предприятия и на складе), а третий и четвертый передаются вместе с товаром покупателю (в бухгалтерию предприятия-покупателя и лицу, отвечающему за хранение товара). Данный документ подписывается материально ответственными лицами, один из которых отпустил товар, а другой — принял, и заверяется печатями поставщика и получателя.

Представитель предприятия-покупателя проверяет товар, наличие полной документации к нему, сертификатов качества и т. п., комплектацию в соответствии с данными сопроводительных документов и расписывается в получении ценностей на накладной. Если товар принимается в закрытой таре, то необходимо сделать запись: «Товар принят по массе нетто (количеству мест) без фактической проверки». После этого материально ответственное лицо доставляет товар на территорию склада своей организации и передает его кладовщику.

Поставщик может оформить сопровождение товаров счетом-фактурой, а не накладной, при этом в счете-фактуре, так же как и в накладной, отдельной строкой выделяется сумма НДС.

Счет-фактура имеет следующие реквизиты:

• — номер и дату выписки счета-фактуры;
• — наименование и банковские реквизиты грузоотправителя и плательщика;
• — наименование грузополучателя;
• — наименование и краткое описание товара, его количество, цену и сумму;
• — стоимость доставки;
• — сумму к оплате получателем;
• — фамилии, инициалы и подписи лиц, отпустивших и принявших товар.

Счет-фактура выписывается, как правило, в трех экземплярах. Первый остается у поставщика товара, два других направляются покупателю вместе с товаром [23].

Получаемые покупателем товаров счета-фактуры относятся к первичным бухгалтерским документам. При этом учет их поступления будет лишь дублировать книгу покупок. Покупатель заинтересован в полной сохранности счетов-фактур, их своевременном и достоверном отражении. Счета-фактуры, принятые к исполнению, должны быть пронумерованы и подшиты в журналы учета счетов-фактур, причем хранение получаемых и выдаваемых счетов-фактур осуществляется раздельно. Составленные и полученные счета-фактуры регистрируются в установленном порядке в книгах покупок и продаж. Книга покупок ведется получателями товаров, она предназначена для регистрации счетов-фактур, предоставляемых поставщиками, в целях определения сумм налога, подлежащих зачету. После получения сопроводительных документов материально ответственное лицо должно проверить исправность вагона, контейнера или упаковки, в которой был доставлен товар. Затем в присутствии представителей станции (пристани, аэропорта) он должен принять товар по количеству мест, а в необходимых случаях — по массе. Станция (пристань, аэропорт) назначения делает отметку об исправности вагона (контейнера, упаковочной тары) в соответствующей накладной.

При обнаружении при перевозках недостачи в пределах норм естественной убыли сотрудники станции назначения (пристани, аэропорта) должны произвести необходимую запись на обороте накладной.

В случае обнаружения неисправности вагона, контейнера или повреждения упаковочной тары, отсутствия или повреждения пломбы, неясности оттиска на ней (или наличия пломбы промежуточной станции), а также во всех случаях повреждения, недостачи груза по количеству или массе материально ответственное лицо обязано потребовать от станции (пристани, аэропорта) назначения составления коммерческого акта и получить его копию. При отказе станции назначения составить коммерческий акт покупатель должен принять груз с участием представителя отдела оптовой торговли органа местной исполнительной власти или железнодорожной милиции и составить акт о результатах приемки. Отказ сотрудников станции назначения составить акт следует обжаловать в установленном порядке. Коммерческий акт при этом является юридическим основанием для предъявления претензий к транспортным компаниям или поставщику [19].

При поставке товаров автотранспортом сопроводительным документом служит товарно-транспортная накладная (ф. Т-1, утв. Госкомстатом № 78).

Товарно-транспортная накладная составляется поставщиком и является первичным приходным документом при поступлении товаров на торговое предприятие. Она состоит из двух разделов — товарного и транспортного.

Товарный раздел товарно-транспортной накладной заполняется поставщиком товара и содержит сведения о поставщике и плательщике (наименования, адреса и банковские реквизиты), сведения о товаре и таре (артикул), наименование и краткое описание товара, количество мест, масса брутто. Здесь же указываются суммы налога на добавленную стоимость (18 или 10% от суммы поставки), а так же фиксируются подписи лиц, разрешивших отпуск товара, и подписи лиц отпустивших и принявших товар [20].

Кладовщик, принявший товар, передает в бухгалтерию копию приходной накладной и сопроводительные документы, выданные ему представителем поставщика. В случае несоответствия сумм между представленными документами и фактически принятым количеством товара на склад должен быть составлен соответствующий акт за подписями обеих сторон.

При рыночных отношениях резко повышается роль договоров купли-продажи, поставки товаров, реализации и бартера. Это обусловлено тем, что при равноправных хозяйственных связей поставщиков и покупателей товаров, их полной хозяйственной самостоятельности договор является основным документом, определяющим права и обязанности сторон по организации купли-продажи и поставок товаров и продукции материально-технического назначения [13].

Гражданский кодекс определяет понятие договора как соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей [2].

По договору поставки лицо — поставщик обязуется передать в определенные сроки или срок лицу — покупателю в собственность определенную продукцию (товар), лицо — покупатель обязуется принять продукцию и оплатить ее по установленным между поставщиком и покупателем ценам.

Наилучшей формой организации хозяйственных отношений предприятий с обслуживающими торговыми предприятиями по продаже товаров являются договоры купли-продажи товаров.

По договору купли-продажи продавец обязуется передать товар в собственность покупателю, а покупатель обязуется принять этот товар и уплатить за него определенную денежную сумму (цену).

В договоре купли-продажи следует предусматривать количество, ассортимент и сроки поставки товаров, порядок поставки, качество и комплектность товаров, имущественную ответственность сторон.

Договор реализации продавец передает посредники товар для его реализации. Оплата осуществляется после продажи указанного товара.

Договор бартера представляет собой договор обмена по согласованной оценки обмениваемого имущества.

Рассмотрим особенности ведения бухгалтерского учета на примере торгового предприятия ООО «Фокус».