Порядок проведения, документальное оформление и учёт инвентаризации товаров

Инвентаризация — это способ проверки соответствия фактического наличия числящихся на балансе организации ценностей, их сохранности и правильности хранения, обязательств и прав на получение средств данным бухгалтерского учета.

При подготовке и проведении инвентаризации следует руководствоваться следующими документами:

• 1. Приказ Минфина России от 28 декабря 2001 г. № 119н «Об утверждении Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов»;
• 2. Приказ Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49 «Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств»;
• 3. Постановление Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации»;
• 4. Постановление Госкомстата России от 27 марта 2000 г. № 26 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации N ИНВ-26 «Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией» .

Цель проведения инвентаризации — обеспечение достоверности данных бухгалтерского учета и отчетности. Кроме того, это один из наиболее действенных механизмов внутреннего контроля за сохранностью имущества организаций, полнотой и своевременностью осуществления расчетов по хозяйственным договорам и обязательствам по уплате налогов и сборов, соблюдением требований законодательства при осуществлении и учете финансово-хозяйственной деятельности, своевременным выявлением ошибок в учете и внесением исправлений в данные бухгалтерского учета и отчетности.

Многие организации обязаны проводить инвентаризацию ежемесячно, но все предприятия должны проводить инвентаризацию ежегодно. Согласно 25-й главе Налогового кодекса РФ, невыполнение этого требования приравнивается к отсутствию бухгалтерского учёта. Серьёзные последствия может повлечь за собой также и неправильное оформление результатов инвентаризации.

В исследуемой организации инвентаризация проводится с периодичностью 1 раз в год. Инвентаризационная работа начинается с начала отчётного года формированием различных графиков, состава комиссии и открытием соответствующих регистров.

Порядок проведения инвентаризаций в организации предполагает создание инвентаризационной комиссии в составе руководителя предприятия (председателя комиссии), главного бухгалтера, начальников структурных подразделений (служб). Также в состав комиссии исследуемой организации включаются представители службы безопасности. Отсутствие хотя бы одного члена инвентаризационной комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.

Персональный состав постоянно действующей инвентаризационной и рабочих (счетных) комиссий утверждает руководитель предприятия, о чем должен издаваться распорядительный документ — приказ по форме ИНВ-22 о проведении инвентаризации. Документ о составе комиссии должен регистрироваться в Журнале учета контроля над выполнением приказов (постановлений, распоряжений) о проведении инвентаризации по форме ИНВ-23.

Однако в нарушение методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, проведение инвентаризации не оформляется приказом руководителя. [16].

В соответствии с этим руководителю организации рекомендуется издавать данный приказ и регистрировать его в Журнале учета контроля над выполнением приказов. При не устранении этих недостатков в дальнейшем материально-ответственное лицо может поставить под сомнение результаты инвентаризации и обжаловать их в судебном порядке, что повлечет за собой возникновение дополнительных расходов у организации.

Перед началом инвентаризации операции с товарно-материальными ценностями прекращаются, все подсобные помещения пломбируются. Инвентаризация товаров начинается с установления наличия денежных средств на руках у продавцов, что оформляется актом снятия остатков кассы в магазине. Кассир составляет кассовый отчет и передает его председателю комиссии для проверки. В случае обнаружения расхождений результат проверки кассы отражается в акте инвентаризации.

Председатель комиссии вместе со счетным работником проверяют и визируют товарные отчеты с приходными и расходными документами к нему, ставят штамп «До инвентаризации».

С материально-ответственного лица отбирается расписка о том, что к началу проведения инвентаризации все расходные и приходные документы на товарно — материальные ценности сданы в бухгалтерию, и все товарно-материальные ценности, поступившие на его ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход.

Инвентаризация начинается с подсобных помещений, члены комиссии перевешивают, пересчитывают все товары. И установленное фактическое наличие товара отражается в инвентаризационной описи по форме № ИНВ-3 (приложение П).

Инвентаризационная опись составляется в двух экземплярах и подписывается ответственными лицами комиссии. Один экземпляр передается в бухгалтерию для составления сличительной ведомости, в случае её необходимости, второй — остается у материально ответственного лица.

Анализируя инвентаризационную опись, составленную во время проведения инвентаризации в ООО «Алви» были выявлены следующие недочёты:

• 1. Отсутствуют номер, дата составления документа и подпись материально — ответственного лица;
• 2. Нет точного указания на основание проведения инвентаризации;
• 3. В графе 2 «Счет, субсчет» не указаны наименования счетов, субсчетов бухгалтерского учета, на котором учитываются ТМЦ.

На основании указанных выше недочетов рекомендовано:

• 1. Провести разъяснительную работу с материально-ответственными лицами по ознакомлению с нормативными требованиями к оформлению инвентаризационной описи;
• 2. Указывать основание проведения инвентаризации;

В графе «Итого по описи» суммируются данные по всем страницам и заполняют эту графу лица из инвентаризационной комиссии. Ниже, все лица, участвовавшие в инвентаризации, расписываются и ставится дата.

Далее, после сопоставления данных инвентаризации с данными по бухгалтерскому учету, проверяющий бухгалтер делает соответствующие отметки, ставит дату и расписывается.

Если при инвентаризации обнаружены расхождения между показателями по данным бухгалтерского учета и фактическим наличием товарно-материальных ценностей, необходимо составить сличительную ведомость результатов инвентаризации ТМЦ (форма ИНВ-19).

В исследуемой организации необходимость составления сличительной ведомости до настоящего времени, отсутствовала. Поскольку за 15 лет работы в ходе инвентаризации недостач и излишек выявлено не было.

Результаты инвентаризации отражаются в учете и отчетности того месяца, в котором она была закончена, а по годовой инвентаризации — в годовом бухгалтерском балансе.

Таким образом, отсутствие расхождений между показателями по данным бухгалтерского учета и фактическим наличием товарно-материальных ценностей является положительным моментом для организации.

Однако при проведении самой инвентаризации организация допускает следующие ошибки:

• 1. В нарушение Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств руководителем не составляется приказ о проведении инвентаризации товаров;
• 2. В нарушение требований по заполнению форм первичной учетной документации (Альбом форм первичной учетной документации в торговле и общественном питании, утвержденного приказом Минторга РСФСР от 28.11.88 г.) результаты инвентаризация товаров оформляются в инвентаризационной описи в которой не заполняются следующие реквизиты: отсутствуют дата составления документа, его номер, подписи материально-ответственных лиц.

Отсутствие этих реквизитов может привести к тому, что материально-ответственное лицо может поставить под сомнение результаты инвентаризации и обжаловать их в судебном порядке.

Для устранения выявленных нарушений можно порекомендовать:

• 1. Руководителю в обязательном порядке издавать приказ на проведение инвентаризации;
• 2. Заполнять все необходимые реквизиты в документах, необходимых для проведения инвентаризации;
• 3. Заполнять все необходимые графы в этих документах.