Программное обеспечение управления проектами

Негосударственное образовательное учреждение высшего профессионального образования МосковскИЙ финансово-ПроМЫШЛЕННАЯ уНИВЕРСИТЕТ «СИНЕРГИЯ»

ФАКУЛЬТЕТ МЕНЕДЖМЕНТА

Курсовая работа

На тему: программное обеспечение Управления проектами

Студент Тищенко Кирилл Викторович

Руководитель Дмитриев Антон Геннадьевич

Москва 2012 г

• Введение
• Глава 1. Программное обеспечение управления проектами 1.1 Информационные системы управления проектами
• 1.2 Классификация программного обеспечения управления проектами
• 1.3 Программное обеспечение управления проектами. Краткий обзор
• Глава 2. Внедрение специализированного программного обеспечения под проект
• 2.1 Описание проекта
• 2.2 Расчет расхода денежных средств
• 2.3 Программное обеспечение управления проекта
• Заключение
• Приложение
• Список использованных источников

Проект — объект управления, который обладает таким набором особенностей, требующих использования специальных приемов и методов управления ими «Системное представление Управления проектами» В. И. Воропаев, Г. И. Секлетова (СОВНЕТ), гл. 1. В течение примерно 40 последних лет управление проектами сформировалось как профессиональная область деятельности и самостоятельная дисциплина, вооружающая руководителей

проекта технологиями и инструментами планирования, контроля и координации осуществления различных проектов.

Современная техника управления проектами начала формироваться в Америке во время работы над такими проектами, как «Манхэттан» (атомная бомба) и «Поларис» (создание подводных лодок с баллистическими ракетами).

В конце 50-х годов в числе первых методов управления проектами были разработаны методы сетевого планирования и управления:

· Диаграмма Ганта-разделение всего проекта на определенную последовательность составных частей.

· PERT (Program Evaluation and Review Technique) - техника оценки и обзора проектов.

· CPM (Critical Path Method) - метод определения критического пути.

В 60-е годы начался поиск новых методов управления и организации проектов, способных приспосабливаться к изменениям условий.

В 70-е годы широкое внедрение компьютерных систем обработки информации, растущие масштабы и сложность деятельности предприятий в условиях жесткой конкуренции поспособствовало тому, что всё больше компаний стало развивать и использовать разные виды программного для обеспечения управления проектами.

В настоящее время уже и малые фирмы, осуществляющие небольшие проекты, начинают все чаще систематизировать подход к подготовке, планированию и контролю осуществления своих проектов с использованием разнообразных программ.

Мы живем в эпоху инноваций. Окружающий нас мир постоянно меняется. Экономика, масштабные социальные и политические изменения, демографическая ситуация, высокие технологии, появляющиеся на мировом рынке, а также развитие теории организации систем, все это способствует появлению инновационных программ.

Предприятия должны уметь прогнозировать изменения и реализовывать инновации, таким образом, который позволит им извлекать преимущества из происходящих изменений. Именно поэтому наличие программного обеспечения управления проектами играет ключевую роль в успешности проекта.

Глава 1. Программное обеспечение управления проектами

1.1 Информационные системы управления проектами

В сложных проектах, для успешной реализации необходимо постоянное управление людскими, финансовыми и материальными ресурсами, сопряженное с обработкой информации.

Для этой цели используют программы управления проектами. В основе этих программ, независимо от их уровня и стоимости заложены методы сетевого планирования и управления.

Методы сетевого планирования базируются на методе критического пути (CPM — Critical Path Method) и методе анализа и оценки планов (PERT — Performance Evaluation and Review Technique). Метод «критического пути» заключается в нахождении самой длительной продолжительности проведения работ (критического пути) и согласование его с главным графиком постройки здания, если получается резерв, то «критический путь» корректируется (например: если продолжительность «критического пути» меньше чем на главном графике, тогда требуется добавить недостающее время на какие-либо работы в этом «критическом пути»). Метод анализа и оценки планов заключается в оценке работ за определенный период и сравнении их с планом. Если получается резерв, то происходит корректировка работ (например: часть работ перекидывается на следующий период, если больше чем по плану).

Сложные представляются в виде сетевой модели. Сетевая модель — это комплект материалов, в состав которого входят: сетевой график, описание сетевого графика, расчет параметров сетевого графика.

Сетевой график — это графическое отображение логической связи и последовательности выполняемых действий или процессов и их результатов при достижении цели (Приложение 1, рис.1). Сетевые графики предназначены для организации и управления процессом постройки здания на уровне руководства предприятия и отображает весь комплекс работ по постройке. В сетевом графике показываются взаимосвязи и результаты всех работ, необходимых для достижения конечной цели. В графике также указывается продолжительность и последовательность выполнения работ.

Работа — это любые процессы, действия, приводящие к достижению определенных результатов

Событияэто результаты произведенных работ. Событие, за которым непосредственно начинается данная работа, называется начальной для этой работы. Обозначается символом «i». Событие, которому предшествует данная работа называется конечной для этой работы. Обозначается «j». Событие, располагающееся в сети непосредственно перед данным событием так, что между ними нет никаких промежуточных событий, называется предшествующим. Событие, располагающееся в сети непосредственно после данного события так, что между ними нет никаких промежуточных событий, называется последующим. Первоначальное событие в сети обозначается символом «I». Событие, которое не имеет последующих ему событий и отражает конечную цель называется завершающим и обозначается символом «С». Управление проектом. Основы проектного управления. М. Л. Разу, А. М. Лялин, «КноРус», 2010.

В сетевом графике события изображаются кружком, работы — стрелкой. Любая стрелка, кроме пунктирной, означает затрату времени, необходимого для выполнения соответствующей работы.

Управление проектами является сложнейшим и трудоемким процессом управленческой деятельности. Это объясняется сложностью развития процесса и реализации проекта с вытекающими отсюда изменениями взаимозави различных его элементов. Невозможно не только удерживать в памяти, отслеживать, анализировать и корректировать на бумаге.

Поэтому, если говорить в целом о программах управления проектом, то их основное назначение — это повышение производительности труда, связанного с процессами: сбора, обработки, анализе данных о ходе реализации проекта и проведения необходимых прогнознов, а также выработке вариантов для принятия управленческих решений.

Собранные в единый комплекс технические и программные средства, совместно с методами управления проектами, обеспечивающими его функционированиепрограммное обеспечение управления проектом. Основные направления управленческой деятельности:

— планирование работ;

— оперативный контроль за ходом работ;

— анализ хода выполнения плана;

— внесение корректировок в план работ.

Чем более сложным и более крупным является проект, тем более значительными будут получаемые выгоды. К числу таких выгод относятся следующие:

— способность обрабатывать большие объемы информации;

— быстрая корректировка планов работы над проектом как на этапе планирования, так и на этапе осуществления проекта;

— способность составлять отчеты о состоянии дел для руководителей различного уровня;

— возможность сравнения различных сценариев

Программное обеспечение управления проектом позволяет пользователям формировать планы работ с различной степенью детализации и определять взаимосвязи между ними.

Для решения проблем перегрузки и перераспределения ресурсов в программах существует набор инструментов, позволяющих производить автоматическое и ручное выравнивание загрузки ресурсов, что особенно важно для больших проектов с количеством работ, достигающим десятков тысяч единиц.

В ходе выполнения проекта с помощью данных программ значительно облегчается получение оперативной оценки состояния дел: процента готовности, отставания или опережения графика выполнения работ по времени, затраченной трудоемкости, производительности труда, объема и т. д.

В случае отклонения реального хода выполнения работ от планируемого, включая автоматическую перепланировку невыполненных задач от любой назначенной даты с сохранением всех связей и ограничений. При этом есть возможность сохранять промежуточные планы для последующего анализа всех принимаемых решений уже после выполнения проекта.

Отличительными свойствами современных программ — это появление информационного обмена между предприятиями. Подобные программы будут иметь важное значение для развития методов управления проектами, поскольку зарубежные исследования показали, что наличие программы связи оказывает существенное влияние на процесс принятия решения и особенно на непрограммируемые виды деятельности.

1.2 Классификация программного обеспечения управления проектами

Основу программного обеспечения любой автоматизированной системы управления проектами составляют специализированные пакеты (комплексы) программ. Эти пакеты образуют отдельную и довольно значительную часть рынка программного обеспечения.

Рынок довольно насыщен — по меньшей мере 30 различных пакетов имеют устойчивый сбыт. На этом рынке доминируют американские фирмы, хотя и английские пакеты тоже продаются довольно успешно, особенно в Европе.

Как дорогие, так и дешевые пакеты составляют одинаковые расписания для одних и тех же проектов. Тем самым, основное возможное различие между пакетами — по составленному расписанию — нивелируется, и пакеты различаются и оцениваются по другим параметрам: по возможности расчета больших проектов, по качеству документации, сервису, удобству работы и т. д.

Еще недавно можно было отличить дорогие и дешевые пакеты по количеству операций и ресурсов, для которых пакет способен составить расписание. Но эволюция рынка такова, что дешевые пакеты по своим возможностям все более приближаются к дорогим, и уже появились версии недорогих пакетов, способные составлять расписания для очень больших проектов. Например, одним из важных отличий дорогих пакетов было количество используемых календарей (для проектов, операций, ресурсов), но и здесь возможности дешевых проектов непрерывно растут.

В новых версиях практически всех пакетов помимо традиционных связей «финиш-старт» (следующая операция может начинаться лишь после завершения предыдущей) используются связи типа «старт-старт» и «финиш-финиш», что раньше характеризовало лишь дорогие пакеты.

В результате оказывается, что основными отличиями дорогих пакетов являются удобство работы с данными, использование графического интерфейса, качество документации и поддержки, наличие большого количества различных форм отчетности и возможность создания пользователем собственных форм вывода информации, поддержка всевозможных устройств вывода информации и большие возможности обмена данными между различными пакетами программ.

1.3 Программное обеспечение управления проектами. Краткий обзор

Отметим лидеров программного рынка.

Среди пакетов проектного назначения наиболее популярными являются Time Line и Microsoft Project for Windows, которые используются обычно совместно с дорогими, такими как Primavera. Пакеты Time Line и Microsoft Project способны составить планы для небольших проектов и передать информацию «наверх» для обобщения и дальнейшей обработки.

Пакет СА — Superproject несколько уступает предыдущим в популярности, в основном, из-за того, что он несколько сложнее в работе.

Пакет Project Workbench существенно превосходит перечисленные выше по своим возможностям, но и дороже их, примерно, в 2−3 раза. Он занимает как бы промежуточное положение между дорогими и дешевыми и является лидером в своем классе. На английском рынке с этим пакетом успешно конкурирует пакет Pert Master Advance.

Еще недавно большой популярностью пользовались пакеты «Artemis», но в последнее время они не смогли выдержать конкуренции и отстали.

Если иметь ввиду простоту работы, пакет View Point — вне конкуренции. Кроме того, у этого пакета наиболее быстрый алгоритм расчета расписания.

Элитным пакетом является самый дорогой и несколько старомодный английский пакет Cresta.

Среди дорогих проектов наиболее популярным пакетом является Primavera, за которым следуют View Point, Open Plan и Prestige. Гультяев А. К. Microsoft Project. Управление проектами: Русифицированная версия. — М. Переиздание Короны в 2010 году

Primavera — это мощный пакет программных продуктов, разработанных для управления проектами в организациях, которые ведут большое количество проектов одновременно. Этот проект программ используется для управлениями проектами по всем направлениям, на различных участках и на различных уровнях предприятия. Primavera предлагает комплексное решение по управлению проектами, состоящее из продуктов, направленных на удовлетворение потребностей каждого участника команды проекта. Карпова В. С. Опыт использования Primavera на фазе инициации проекта. Журнал по управлению проектами для профессионалов. 2011 год.

проект программный автоматизация клуб

Глава 2. Внедрение специализированного программного обеспечения под проект

2.1 Описание проекта

Задачей проекта является автоматизация управления Фитнес клубом с выкупом территории. Для осуществления проекта потребуется выкупить площадь, размером 30 000м и площадь рядом с самим зданием 2619 м, для парковки. Полное оснащение техническим оборудованием. Найм персонала и обучение (при необходимости). Также Бассейн, душевые, залы для разной физической нагрузки (йоги, аэробики и т. д.)

Внешний вид комплекса в стиле хайтек (Приложение 1, рис.2)

Полная автоматизация процессов :

· Клиентская базы.

· Абонементной системы.

· Клубной системы.

· Бар

· Кассы.

· Бронирования и Расписания.

· Дисконтирования.

· Депозитариев клиента.

· Учет посещений.

· Карточек персонала.

· Учета рабочего времени.

· KPI. Ключевых показателей эффективности персонала.

· Контроля доступа.

· Биометрического контроль.

· «SMS» Рассылки.

· Управление взаимоотношениями с клиентами CRM.

· Отчета и статистики.

Сроки проекта: 12 месяцев (55 рабочих недель), начиная с 1 ноября 2013 года, с учетом всех выходных и праздников. Дата начала 1 ноября 2013 года, предположительное время окончания 10 марта 2015 года. Максимально достижимое растяжение сроков выполнения проекта — 8 мая 2015 года (допустимое растяжение проекта на 8 недель).

В настоящий момент можно говорить об устойчивой тенденции роста конкуренции среди Фитнес клубов. Основным сдерживающим фактором развития фитнес индустрии, является ценовой диапазон.

Современный рынок требует высокотехнологичного оснащения Фитнес клубов, с высоким уровнем предоставляемых услуг. По статистике, Фитнес клубы разделены на 2 сегмента рынка. Элитный сегмент, и дешевый сегмент. В Элитном сегменте, в котором как раз и будет позиционироваться наш Фитнес клуб, уровень оснащенности и сервиса на высоком уровне. Соответственно, уровень цен будет предельно высоким.

Конечно, чтобы опередить конкурентов, разработано множество специальных программ привлечения клиентов, а также заложен внушительный бюджет на маркетинг и рекламу.

Немало важный аспект, расположение. Помещение подобрано в пешей доступности, от метро Аэропорт, от жилого комплекса элитного класса «Триумф-Палас». Также рядом расположены 2 бизнес центра. Наши клиенты, которые будут посещать клуб-люди с высоким материальным достатком.

Риски, связанные с организацией и исполнением проекта Руководители и исполнители проекта имеют успешный и продолжительный опыт в проектной сфере деятельности.

Технические риски. Работы по выбору технологического оборудования осуществлялись сотрудниками различных предприятий, имеющих большой опыт работы на рынке и изучавших опыт других предприятий, в т. ч. зарубежных (Германии).

Работы будут проводиться работниками предприятий — изготовителей оборудования, которые также проведут обучения персонала со сдачей экзаменов.

Все указанные факторы максимально снижают технические риски.

Неустойчивость спроса. С целью компенсации возможных колебаний спроса (сезонность) предполагается привлечение клиентов из различных областей (медицина, арт-дизайн, предпринимателей, корпораций и компаний, а точнее их сотрудников). В связи с этим также ожидается устойчивое повышение спроса на услуги.

2.2 Расчет расхода денежных средств

Для реализации проекта необходимо выполнить:

Общая стоимость проекта: 161 млн. рублей

Предпроектные работы

Под предпроектными работами понимается:

· проектные исследования;

· разработка предпроектной, проектной и сопутствующей документации;

· ведение переговоров с поставщиками, заказчиками, инвесторами и т. д.;

· заключение договоров;

Общая сумма — 200 000 рублей.

Покупка производственных площадей и строительно-монтажные работы

Покупка производственных площадей и строительно-монтажные работы:

Покупка и монтаж оборудования

Затраты на оборудование, включая таможенные платежи, доставку, установку и шеф-монтаж:

Обучение и подготовка персонала

Затраты на обучение и подготовку персонала работе на высокотехнологичном оборудовании входят в затраты на оборудование.

Внедрение процессов

Под внедрением производственных, учетных и административных процессов, понимается:

· разработка и внедрение внутренних стандартов и регламентирующей документации;

· организация системы контроля за исполнением внутренних и внешних стандартов;

· создание системы автоматизации процессов, включая приобретение компьютерной техники и программного обеспечения.

Общая сумма — 800 000 рублей.

Расчет расходов

Эксплуатационные расходы

Цены указаны с НДС.

Амортизационные отчисления

Расходы на заработную плату

Средняя заработная плата указана после вычета ЕСН и подоходного налога.

Расходы = Затраты на Материалы + Эксплуатационные расходы + ЗП + Амортизация

Прибыль = Доход — Расходы — НДС

Чистая Прибыль = Прибыль — Налог на Прибыль

2.3 Программное обеспечение управления проекта

Предполагается использовать архитектурно-технологическую систему «Девпарк-Фитнес». Поскольку эта система Российского производства, и не нуждается в локализации, то обойдется в 128 000р. Система Автоматизации легка и прозрачна (Приложение 2, рис1.)

Ее преимущества:

Учет выручки из различных источников

· Продажа контрактов, абонементов, клип карт.

· Продажа разовых посещений, гостевых визитов, персональных тренировок.

· Обслуживание корпоративных контрактов.

· Продажа товаров и дополнительных услуг (массаж, сауна, солярий и т. д.).

· Фитнес-бар.

· Продажа заморозок абонемента.

· Продление контрактов.

Возможности для привлечения клиентов

· Гибкая система скидок.

· Возможность автоматических и ручных скидок.

· Проведение акций.

· Поддержка дисконтных и бонусных карт,, подарочных сертификатов.

· Поддержка депозитов клиентов.

· Поддержка различных видов абонементов (разовых, по времени, по количеству посещений).

· Ведение клиентской базы.

· CRM-система. Настройка оповещений для менеджера по различным параметрам.

· E-mail и SMS-рассылка.

· Печатные формы расписаний.

Управление работой персонала

· Отдельные учетные записи для каждого сотрудника с различными уровнями доступа.

· Составление графика работы инструкторов и административного персонала.

· Формирование электронного расписания занятий.

· Учет фактически отработанного времени.

· Расчет заработной платы инструкторов.

· Разграничение контроля доступа в различные помещения, учет посещения данных помещений.

· Оценка популярности занятий различных инструкторов.

· Управление мотивацией с помощью КПИ модуля и системы начислений бонусов.

· Система напоминаний и уведомлений.

Удобство использования

· Интуитивно понятный интерфейс рабочего места сотрудника ресепшн/бармена, возможность использования обычного и сенсорного экрана.

· Современный наглядный интерфейс программы для управляющего/менеджера.

· Возможность контроля сети клубов (подключение нескольких рабочих мест сотрудников ресепшн и администраторов). Настройка уровней доступа, дизайнер форм программы, дизайнер отчетов и печатных форм.

· Прикрепление к каждой личной карточке (сотрудника или клиента) фото с веб-камеры.

· Dashboard интерфейс — возможность собрать на одном экране сразу несколько ключевых отчетов по работе клуба для отслеживания показателей в реальном времени.

Контроль товарных и денежных потоков в реальном времени

· Учет выручки по клиенту, организации, персоналу, сменам, кассовым отделам.

· Возможность просмотреть баланс по каждой кассе в реальном времени с историей формирования остатка.

· Отчеты по движению товарных и денежных потоков с отображением остатка по складу или кассе после каждого движения — набегающий итог.

· Возможность автоматической аккумуляции выручки в кассу наличных средств для инкасации после закрытия касс фискальных с формированием приходных ордеров в системе, доступных для печати.

· Учет каждой продажи с сохранением детализированной информации.

· Полный складской учет: приход, списание, инвентаризация. Поддержка нескольких штрих кодов на один товар. Формирование накладных и инвентаризации по штрих коду. Автоматическая коррекция остатков по итогам инвентаризации.

· Готовые печатные формы накладных, ордеров, прайсов, ценников, актов инвентаризации.

· Управление закупочными и розничными ценами. Официальный сайт программы «Девпарк» http://devpark-systems.ru/products/fitness/.

Заключение

Любой процесс требует контроля и проведения разнообразных расчетов, проведения анализа и т. д. Чтобы все эти процессы осуществлялись с минимальными временными задержками, разрабатывают разнообразные программы для обеспечения управления проектами. Из всего плюрализма программных обеспечений необходимо выбрать, больше всего подходящее под функционал выполняемого проекта. Поскольку большинство зарубежных программ обладает огромным функционалом, а нам, по сути, большинство из этого функционального ряда-не нужно. Мы воспользовались разработкой отечественного производства, которая имеет, может быть, более скудный функционал, но зато обладает большим потенциалом. Из преимуществ можно выделить, то что «Девпарк-Фитнес» разработана специально для работы с Фитнес-клубами. Т. е. успешное использование гарантируется, поскольку продукт узко-специализированный. Но, есть и минусы в узкой специализации программного продукта. Поскольку программа узко-специализирована, и поддержку осуществляет одна компания (непосредственный производитель), то вы будете зависимы от этой компании, если случатся непредвиденные обстоятельства. Поддержку вы можете получить только от них, поскольку никто больше не может разбираться в программных кодах этой программы.

Конечно, желательно выбирать программы, которые не узко-специализированы, хотя они дешевле и интуитивно понятны в управлении, поскольку, разработаны специально для того, или иного, технологического решения. Иногда, можно пожертвовать интуитивно понятным интерфейсом, но иметь независимость. В нашем же случае-программа полностью отвечает всем требованиям современных Фитнес-клубов. Компания дает гарантию на незамедлительное решение возникающих проблем, также проводит полный курс обучения персонала, с последующей сдачей экзамена.

Список использованных источников

1. «Системное представление Управления проектами» В. И. Воропаев, Г. И. Секлетова (СОВНЕТ), гл. 1.

2. Управление проектом. Основы проектного управления. М. Л. Разу, А. М. Лялин, «КноРус», 2010

3. Гультяев А. К. Microsoft Project. Управление проектами: Русифицированная версия. — М. Переиздание Короны в 2010 году

4. Карпова В. С. Опыт использования Primavera на фазе инициации проекта. Журнал по управлению проектами для профессионалов. 2011 год.

5. Официальный сайт программы «Девпарк» http://devpark-systems.ru/products/fitness/.

Приложение

Рисунок 1

Рисунок 2

Рисунок 1